时间四象限法,帮你打造“优先级”判断力

在分秒必争的商业战场上,时间管理是考核职场人员绩效、增强企业竞争力的重要影响。如何鉴别要事,从而有效、妥善、均衡地安排好自己的时间?这个问题往往让人觉得复杂又头痛,不过,任何商业的知识技能都是可以通过学习获得的,“优先级”判断力也一样,想做好时管理,就从“时间四象限法”中学习,每天应用、练习,直到成为内在的一部分,你也能管理好你的时间。

所谓的“四象限”法则,又叫“重要性与急迫性交叉分析法”,是美国管理学家科维工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,可分为四个象限:

第一象限——重要又急迫的事

例如处理客户投诉、即将到期的任务、财务危机等当前积蓄处理的问题,统统归类于第一象限。这部分非常考验职场者的经验与判断力。当然,有很多时候,一些重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫,这就是缺乏有效工作计划的问题。

第二象限——重要但不紧急的事

这部分包长期规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,如果工作中积极主动去做,做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。

第三象限——紧急但不重要的事

不重要的电话、突来访客等一般都归入第三象限。有时候迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉,但如果我们花费过多的时间在其中,基本上没有太大的意义,除非是对他人而言。

第四象限——不紧急也不重要的事

任何一件耗费了时间,却没有什么意义的事情,都可以毫不犹豫地归入象限四,比如无所事事地在街上闲逛、通宵达旦地玩电游和看电视,煲没完没了的电话粥。

现在可以尝试着在纸上画出这四个象限,你很快会发现,那些能产生80%价值的20%的事情,全都在第二象限!

科维提出,象限二(重要但不紧急的事情)是进行有效的时间管理的关键所在,而不是如一般人通常所认为的,象限一(紧急重要)中的事情才是最重要的。所以,职场工作里我们应该去重视处理好第二象限的事情。

第一象限(重要又急迫的事)有多少是象限二中的事情被拖延和没有按时完成的直接结果?相信大家试想一下就能有所感受,如果我们不采取预防措施尽快、尽早地处理好那些重要但不紧急的事情,那些紧急而重要的事情往往会越积越多,无限增大直至其他象限消失。我们永远焦头烂额地去处理紧急的事情,应对和处理它们,直到筋疲力尽。所以,必须意识到,象限一是时刻影响着你、对你起支配作用的,而象限二却是受你支配的!

反之,如果我们将注意力集中于第二象限上,象限一又会如何?我可以肯定地说,那些紧急重要的事情会变得越来越少,因为我们已经将许多原本可能会发生的危机或者紧急做好了预防与处理,把握住了自己的时间,将精力用在了有意义的工作中,效率自然大大的提升。当然,第一象限上仍然会有事情等待你去处理,但那些将会是你剩下的、无法预料的事情,而这类事情通常是易于处理的。而如何才能做好第二象限内的事,关键在于该如何把精力与时间从第三象限和第四象限中移除出来。

象限四那些毫无用处的事情,并不值得我们浪费生命去做,你耗费了时间却没有一定的产出,理所应当被摒弃。而象限三中那些于他人有益于你无好处的事情,一定要学会控制时间或者尽可能避免。有人提出,生活中不能全是工作,休闲也十分必要。自然,健康、休息、锻炼、阅读、学习等都对我们的生活都是必不可少的,但这些应该是对我们重要的事情,应该属于第二象限而非第四。反之,如果我们在娱乐上占据过多的时间,便会落入第四象限。在电视剧、网络中耗费大量时间,却催眠自己也是学习,无疑是自欺欺人。

只要你坚持不懈地对那些紧急但不重要和不紧急也不重要中的事情说“不”,你就会为象限二(那些重要但不紧急的事情)赢得了时间,同时你也正在缩小那些紧急而重要的事产生。想要站在职场金字塔的顶端,首先得成为成就卓著的时间管理者,你是一个卓著的时间管理者吗?

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