如何做好岗位说明书 保证HR管理体系的有效运行

  工作分析通常是人力资源规划过程中必不可少的环节,是招聘培训薪酬绩效职业生涯规划、培训等模块的基础。工作分析是对组织中各岗位的特征、规范、要求、流程以及对完成此工作员工素质知识技能要求进行描述的过程,主要解决工作活动、工作中人的行为、工作中所使用的机器、工具及设备、工作背景、工作对人的要求等方面重要的问题。

  工作分析的结果是产生工作描述工作规范,在人力资源管理过程中,这种结果就是形成规范的岗位说明书。但是在现实的很多HR工作中,岗位说明书的制作并非那么简单,他们经常会不是很清楚岗位说明书需要做什么、怎么做,以下三步,教你如何做好岗位说明书。

第一步,内容有哪些

  作为人力资源管理工作的基础性文件,岗位说明书与各个人力资源管理模块都有接口,但能否因此就将所有与岗位相关人力资源信息全部纳入,并一次性地在工作分析后编写完整呢?这种目标过于理想化,在实际运作过程中很难实现。岗位说明书的要素设计应结合企业管理的实际需求和基础,逐步在人力资源管理体系搭建和完善的过程中补充、调整。

  常用的岗位说明书内容一般包含两大部分内容:岗位描述任职资格。岗位描述的常见要素包括:岗位基本情况、岗位总体目标、工作职责、工作权限、关键业绩指标、主要工作联系等。任职资格的常见要素包括:教育背景、工作经验、从业资格、知识技能、个人素质等。

  除了岗位描述和任职资格,还有关键业绩指标、职业发展通道和工作环境等内容。

第二步,内容怎么写

  岗位描述相对容易容易,无非就是这个岗位的具体工作内容,按轻重缓急顺序罗列即可,一般在最后,都会加上一条:完成领导交代的其他工作。那其他内容项,可以按以下方式书写。

  关键业绩指标。绩效管理体系通常紧随岗位管理体系,因此,很多客户希望在岗位说明书中的岗位工作职责之后,列入该岗位的关键业绩指标,以使得岗位说明书的要素显得更加完善。但是,往往关键业绩指标的具体内容直至岗位管理体系模块结束也很难填写完整,仅凭管理者或任职者的经验,零星填写一些指标,其科学性和可操作性较低,很难达到预期的效果和目的。

  究其原因,主要是项目模块操作的逻辑顺序出现了问题。工作分析和岗位说明书是绩效管理体系建立的必备基础。在岗位设置目的、主要工作职责、任职资格等岗位工作分析的关键要素未被确定之前,岗位的业绩结果要求无从谈起。

  通常而言,一个岗位的关键业绩指标来源于四大方面:

  1)上级指标分解,主要是所在部门关键业绩指标的分解;

  2)由岗位主要工作职责产生的预期工作结果;

  3)绩效期内,岗位阶段性的重点工作;

  4)岗位任职者的工作短板。

  除了源自岗位主要职责的预期工作结果外,其他三大方面的指标都有较强的阶段性和个体性特点,不适用于填写在岗位说明书中。

  针对上述情况,通常有两种解决方式:

  第一种方式,岗位说明书中的关键业绩指标部分,只列入与岗位职责密切相关业绩指标,即分析岗位主要职责所产生的预期工作成果,并制定相应的业绩标准形成关键业绩指标。这种关键业绩指标明显是不完整的,它仅考虑了关键业绩指标体系来源的一个方面。在实际绩效管理操作中,还需要企业指标体系进行整体性的完善,而岗位说明书中所列指标,只作为关键业绩指标的来源之一。

  第二种方式适用于人力资源管理体系相对完善和规范的企业,即岗位说明书基本全面地包含该岗位的关键业绩指标,但要求企业能够做到及时修订。实际操作过程中,企业可以在绩效管理体系建立,岗位关键业绩指标体系基本完善的情况下,将岗位关键业绩指标填写入岗位说明书,但必须做到岗位说明书根据业务变化或阶段性地及时修订,以保证岗位信息和相关业绩指标的有效。同时要说明的是,这种方式下同样不应包含源自岗位任职者的工作短板所提取的指标,以确保岗位说明书“对岗不对人”。

  任职资格岗位任职资格是岗位说明书中必不可少的一类要素,是岗位对任职者在知识技能能力及其他方面特质的要求,通常包括教育背景、工作经验、从业资格、知识技能、个人素质等内容。任职资格通常由任职者本人负责填写,由直接上级审核,或者是公司统一规定

  在实际操作过程中,最常见的问题有两个:

  一是“对人不对岗”,无论任职者还是其直接上级都容易依据目前岗位任职者的实际情况填写任职资格,而非基于岗位本身工作职责的要求。

  二是岗位任职资格标准不统一,工作性质和层级相似的岗位在学历、工作经验从业资格等项目上要求水平差异明显。

  那么,岗位任职资格应该如何要求呢?固然任职资格越高,任职者综合素质得到保障,岗位产出高绩效的可能性也越高,但相应的企业成本也会提升。

  因此,通常企业所要求的岗位任职资格,指的是岗位任职者基本履行岗位职责需要具备的最低资格要求,即,岗位任职资格是任职者就任岗位的最低标准,而非越高越好。为保证企业内部岗位任职资格的相对公平,通常学历水平、工作经验等内容,由人力资源部门依据客观需要,按职位层级划定统一标准并在公司内推行。而“从业资格”应与岗位主要职责紧密相关,一般指的是任职该岗位所需要具备的国家行业有关资质,如会计需要会计从业资格证、电工需要电工证、驾驶员需要驾驶执照等。一些更高水准的证书通常是任职者为体现个人价值而额外考取的资质,具备这些资质可能产出更优秀业绩,但并非任职某岗位的必要条件,因此不应作为任职资格要求填入岗位说明书

  此外,知识技能、个人素质等要素,虽然是岗位任职资格的必备内容,但应与企业的职业技能评估体系和能力素质模型紧密结合,若企业尚未建立健全上述体系,则应审慎填写岗位说明书中相应内容,建议人力资源部门依据岗位序列、职位层级进行统一规范,以保证岗位任职资格的相对公平和未来与职业技能评估体系、能力素质模型的平稳对接。

  职业发展通道。随着企业人力资本视角的转变和关注度的提升,越来越多的企业开始为员工进行职业发展规划,因此,越来越多的企业希望在岗位说明书中明确员工的职业发展路径,增加类似“可晋升岗位”、“可轮换岗位”等要素。

  但企业实际操作中,“可晋升岗位”的填写结果通常是该岗位直接上级,而“可轮换岗位”通常是部门内部同级别其他岗位,这种简单而机械的结果往往失去了其原有的目的和效果。造成这种结果的主要原因,通常是企业尚未建立科学、完整的职业发展通道体系,或是企业人力资源相关部门对员工职业生涯发展规划认识欠缺和偏颇。员工职业生涯发展规划和职业发展通道的设计,与岗位管理体系存在着根本的区别,后者是基于岗位的分析和设计,而前者更多的是人的因素。

  员工职业生涯发展规划和职业发展通道设计,是在员工个体的主客观条件测定、分析、总结研究的基础上,对员工个人的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡,结合时代特点,根据自己的职业倾向,确定其最佳的职业奋斗目标,并为实现这一目标做出行之有效的安排。这一切的测定、分析和规划都有着强烈的员工个体独立性,以员工个人的主客观条件和意愿为主要基础,这就与岗位工作分析岗位说明书有着最根本的不同。每个岗位的任职者都是独立的个体,有着各自独立的特点和要求,由于其个人特质的不同,例如性格特征、发展兴趣、知识技能的擅长领域等因素的差异,每个人的职业发展路径都不可能完全相同。

  也就是说,同一岗位的任职者,由于个体特性差异,其能够晋升和轮换的岗位应有所不同。“可晋升岗位”和“可轮换岗位”等项目,应依据员工个体特征进行设计和规划,而不能够仅基于岗位工作分析的结果,进行一刀切的规定和要求。因此,与员工个体特征紧密相关职业生涯规划职业发展通道等相关内容,不适于被列入岗位说明书范畴。

  岗位说明书并非包罗万象就好,其中究竟要包含那些要素,应取决于企业既有的管理基础、人力资源管理体系建设的实际情况,以及管理咨询项目过程中各个模块的成果预期,并应充分考虑到工作分析作为人力资源管理体系的核心基础环节,与各个模块之间的接口关系。只有建立清晰的人力资源管理体系框架,遵循科学的逻辑顺序开展工作分析及后续人力资源管理各模块的建设和完善工作,使各个模块有机地联系在一起,才能保证整个人力资源管理体系有效运作、充分发挥作用,为企业的长期可持续发展提供有力保障。

  以上两项,可保证你做好岗位说明书

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