想提高工作效率,试试这10个方法!

  生产率效率——以更少的资源,用更快的速度,做更多的事情。随着当今随时随地工作场所的要求日益提高,生产率也变得日益重要。而要想最大程度提高生产率,你必须专注于生活中的三个部分:   

时间

  众所周知,人类并不擅长处理多任务,所以管理时间对于提高生产率至关重要。而最浪费时间的莫过于意外(并且通常是不重要的)任务。我们都会有一种冲动,去阅读刚刚收到的电子邮件,或者瞥一眼弹出来的最新通知——心理学家、《有条理的思维》(The Organized Mind)一书的作者丹尼尔·莱维坦将这种倾向称作“新奇事偏见”。这种非故意的任务转换所浪费的时间,可能超乎你的想象加州大学University of California )的信息学家格洛里亚·马克发现,人们平均需要26分钟才能从琐碎的干扰事件中恢复专注。为了避免浪费时间,提前计划每天的时间,区分意外的干扰:

  1. 每天开始时,计划“个人专属时间”:查看晚上积累的电子邮件和社交媒体更新,对积压的工作确定优先次序。迅速完成快速回复和转发,使人们能够开始执行任务。安排更重要的任务。删除情报性或不重要的任务。

  2. 利用通勤时间完成协调任务:如果不利用通勤时间挑选出最耗时间的任务,那就太荒唐了。在早晨通勤途中,我会完成对外部顾问情况的综述——了解开放项目的最新进展,确定他们是否需要协助。在抵达办公室时,我已经对项目进度有了准确的了解。

  3. 将会议时间缩短25%:你在会议上完成的工作量不会因此减少,因为许多时间被浪费在了解决电话会议安排和无用的玩笑上。如果每天将五人会议的时间从一个小时缩短到45分钟,你每个月将节省25个小时的工作时间。这相当于每年300个小时——几乎是两个月的工作时间!

  4. 安排固定的休息时间:马不停蹄地参加会议并不代表高效率,因为你会疲惫不堪,失去专注力。在日历中留出休息时间。将这些休息变成一种惯例,能够提高可预测性,形成一种有规律的时间安排,让你的思维保持条理。如果有条件,午餐之后“有效午睡”10至20分钟。   

空间

  所谓“空间”是指你的环境——包括办公场所和虚拟空间。工作空间或许并非最后的边界,但却是提高工作效率的一个重要元素。下面是一些与空间有关的建议:

  5. 在合理的情况下在“场外”办公:如果你需要撰写一份文件或研究一个课题,排除办公室里的干扰能够提高专注度。有些公司发现,允许员工在家办公还有其他好处,例如缩短通勤时间和午餐时间,减少病假天数等。你可以考虑如何将中国旅游网站携程(Ctrip)、AIIM和Wordpress的成文策略,应用于自己的工作环境

  6. 合并所有为你提供信息的应用:你需要操作太多应用——电子邮件Yammer微博工具、Lync等聊天工具、TwitterLinkedIn社交媒体应用,还有SAP甲骨文Oracle)和Salesforce操作系统等。把所有应用的通知集中到一个地方。

  7. 关闭移动设备和台式机上的弹出通知:不要让令人讨厌的应用程序弹出信息干扰你的专注度。关闭它们。马上。并且限制自己仅在每天的设定时间查看电子邮件。你不会为此感到遗憾。  

心态

  调整自己的状态,使你能够在当前专注于正确的任务:

  8. 进行对话,不要发送电子邮件:拿起电话,或者穿过大厅,直接与同事面对面交流。对于在异地的同事,利用聊天工具。因为你可以在对话中给出准确的指示,迅速消除误会。进行没完没了的电子邮件对话所浪费的时间令人难以置信——而且会产生无意义的错误。

  9. 把问题由大化小:这样做能够减少因为承担重大任务所产生的不堪重负和拖延的感觉。一种实用的方法是采用敏捷技术管理工作任务。敏捷任务管理诞生于软件开发领域,其对任务管理的巨大贡献在于把重大任务划分为“短时间的冲刺”。在整个过程中掌握一种解决方案,可以减少处理重大任务的焦虑。

  10. 利用重复性任务核查清单,减少错误:尤其是在疲劳过度或时间紧张的情况下,清单能够让你不会偏离轨道。关于如何使用清单的优秀指导,请参阅阿图·葛文德的《清单革命》(The Checklist Manifesto)一书。

  • 作者|David Lavenda

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