想当效率王? 你不得不知的“批量打包法”

你是不是这样:

一想起某个任务需要微信解决,就马上打开这个软件,把工作办完时,回头被其它聊天窗口牵走,好一会儿才回过神来。

等会儿,想起另一个任务,再次匆匆忙忙打开微信,又陷入上面那种循环,时间被黑洞吸走。

你是不是还会这样:

想起某个任务需要外出,马上开门狂飙出去,回来想起另一个任务也需要外出才能办理,再次出门,而且两次走的还是同一条路。

整个白天的时光,就在进进出出中没了。

听起来上面这些行为也没什么,然而,严肃地想想,这白花花流走的都是时间,都是生命!知道真相的你,眼泪可别掉下来~~

有什么技术可以避免像这样的时间浪费吗?

当当当当,这次介绍的技术叫“批量打包法”!

1

“批量打包法”是一门效率艺术,是指把相似的任务“打包”在同一时间段内完成。

这种做法一点也不神秘,现实中许多角色在使用。

最常见的是快递行业从业人员把快件按不同的小区挑出来,然后由负责所在片区的快递员分别送过去,快递员到达某个住宅小区时,又会向收件人群发短信

批量打包法的好处是什么呢?

从表面看,最明显是时间的节约:一项任务必定有开头的加速阶段和收尾的减速阶段。多项相似任务接连办理,它们可以共用开头和收尾,这样时间更少了(见下图)。这也是为什么不提倡在一整段时间里不停响应小任务的原因。

就像锅热时,趁着这股劲顺带把几样菜都炒了,当然要比“热锅—锅冷了—热锅—锅冷了......”效率更高。

从内里看,人在相似任务的完成过程中,心境、 思维和动作的惯性可以承继,减少头脑需要切换的记忆量。

在这点上,我深有感触。以前写文章效率低,搞不懂是哪里出问题,困扰了太长时间。后来听君一席话,我才明白之前笔头生涩的原因竟然是“一边写,一边改”。

写文章和改文章是两种不同的任务处理模式,一个是从无到有,需要豪放而自信地大步向前跨,一个是从有到优,需要挑剔而有限制地小步前行。一边写文章,一边改文章,你是在不同的任务类型间切换,互相牵制,当然是减速的。

最好的办法是,把写的动作打包在一个时间段内完成,把改的动作打包在另一个时间段——甭管好坏,先把文章一口气写下来,再去考虑如何改的问题。

2

“批量打包法”强调的是“相似”任务,这里的“相似”有多种含义,可以是 地点/工具/环节/或者人等其中一个因素。概括起来,是同境/同器/同质/同人。

同个地点

最常见的是在一大早明确今天需要外出办理的几件事,出门时一次性全部顺路办妥。需要去超市才能买到的东西,到达超市时一网打尽,而不是离开后才猛拍脑袋,想起少买了什么。

同个工具

工具上,可以把需要微信手机电话、脱网电脑、联网电脑的不同任务各自打包完成。

像开头提到的例子,就可以换上“批量打包法”的窍门,随时写下需要在微信中搞定的任务,找个恰当的时间一次性将它们干掉,然后把微信这个吸时间的App晾一边去,这种方法可以拯救一部分“微信焦虑症”患者。

还有的销售人员,经常需要打电话,就可以把这些任务写好。抓住碎片时间的空隙把全部电话打一通。

同个环节

同个环节的批量打包在一起完成,可能是你常用但没注意到的。比如,一次性把近期收到的邮件回复了,而不是接到一个邮件立马回复一次。比如,寄一大叠纸质信件,都是把相似的流程在一起完成,先把信纸都全部折好,再把它们全部装入信封,最后再把它们逐个封口,而不是逐个完成。

我身边有个上班族妈妈,喜欢家里做饭的卫生,又期待更短时间搞定每天的烹饪事务。怎么办?聪明的她每周末把下个星期大部分菜品采购好,集中在周末洗好切好,分配在乐扣盒子里。下周每次做饭时,只需要在不同乐扣盒子时取适量菜品搭配起来,半小时做好一顿饭。你看,她把洗和切的环节放在同个时间段完成,而不是每次煮之前才洗和切。

有的朋友会在每个星期设置“猎豹日”、“清理日”、“计划日”等等,确实也是把不同的环节打包在不同日子里完成。“猎豹日”就是专门来围剿任务,当天躲避一切干扰项,只为把多个任务都搞定;“清理日”是用来清理当周产生的零碎东西,比如把家里的多余东西扔掉,把手机上拍得不好的照片删掉,让自己感觉很清爽。

你还可以选择,把每日的制定计划和实施计划分开,而不是一边计划一边实施。每天早上日计划确定时,用心地思考,极度地烧脑,把大概会有哪些步骤想清楚。等到上班时间到来,如足球场上裁判的一声令下,球员们就进入状态,不再需要多考虑到底这件事要不要做,只管不停地行动。

还有一个窍门,当你有两个任务,分别关于word 和ppt,而且都有文字和图像两种因素。那么建议把文字和图像分开,变成先成word和ppt的文字,然后再完成word和ppt的图像。

同个人

把和某个人物相关的任务打包在同个时间完成。

比如,把要向老板请示的问题和汇报的情况逐个收集起来,遇到老板时一次性摊开,而不是想到一个就去打扰老板一下,毕竟老板不是你想见就能见,而且随时打扰老板也不合适。

比如,想到一些事情要和爱人沟通,全部写下来。白天上班不容易见面,等到晚上孩子们睡下后,就可以找个时间把全部事情都谈一谈。

3

怎么样,这种批量解决的方式是不是很棒?

如果你以前无形当中已经在使用这种方法了,这是极好的事情,继续再把它发扬光大!

如果你没有尝试过,可能是你

不知道把一个大任务是能够做切割的

不知道小任务之间存在着相似的因素

不知道可以给小任务做分类

立竿见影的方法是,一大早确定日计划后,把任务切割出小任务,其中有同境/同器/同质/同人标识好,安排成接连完成的模式,可以大大提升效率

听起来似乎很麻烦?

其实,用软件很容易实现。有的软件只需要你点击某个要素,共有这个要素的任务就会全部展现出来,随你选到乐意。

你不必停留在一天的维度上,可以从中把近几个星期内有相似因素的任务都打包起来,一次性攻克。比如你预计这两个星期要去超市采购一批品,刚好今天有点事出门干活,顺路经过超市,就可以妥妥地一起完成。当然,前提是你有把这个购物的想法提前记录下来。

嗯,就是这样。不要太高效喔!

来,说说你在工作和生活中使用”批量打包法“的例子吧!

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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发愤的草莓

微信公众号:发愤的草莓(ID:neverstop201508),专注妈妈族时间管理。上班之余耕耘同名公众号,图文原创的干货新书《现在就干》于2017年5月面市网络。

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