“过了期”的职位说明书,该拿什么拯救?

案例

“玛丽,我真不知道你到底需要怎样的机械操作工?”高尔夫机械制造有限公司人力资源经理约翰说道:“我已经为你送去了四个人给你面试,并且这四个人看上去都大致符合所需岗位说明书的要求,可是,你却将他们全部拒之于门外。”

“符合岗位说明书的要求?”玛丽颇为惊讶地回答道:“可我所要找的却是那种一录用,就能够直接上手做事的人;而你送给我的人,都不能够胜任实际操作工作,并不是我所要找的人。再者,我根本就没瞧见你所说的什么岗位说明书。

闻听此言,约翰二话没说地为玛丽拿来岗位说明书的复印件。当他们将岗位说明书与现实所需岗位逐条加以对照时,才发现问题之所在:原来这些岗位说明书已经严重地脱离实际,没有将实际工作中的变动写进去。例如,岗位说明书要求从业人员具备旧式钻探机的工作经验,而实际工作却已经采用了数控机床的最新技术。因此,工人们为了更有效率地使用新机器,必须得具备更多的数学知识

在听完玛丽描述机械操作工作所需的技能以及从业人员需要履行的职责后,约翰喜形于色地说道:“我想我们现在能够写出一份准确描述该项工作的岗位说明书,并且使用这份岗位说明书作为指导,一定能够找到你所需要的合适人选。我坚信,只要我们的工作更加紧密地配合,上述那种不愉快的事情,决不会再发生了。”

案例问题分析

首先,岗位说明书在上述案例中,不能非常准确无误地界定出招聘岗位所要求的职责与技能。但是,人力资源经理约翰没有岗位说明书的帮助,就很难确定出所需岗位应该具备何种专业技能了。通过以上案例,可以发现这具有普遍规律性的人力资源管理问题,那就是岗位说明书所描述的岗位与实际工作当中的岗位并不是绝对同一的概念。

尽管在当今二十一世纪,科技发展神速、工作岗位的内涵和要求变化如此之快,使得那些一成不变的岗位说明书,在实际工作当中起到的作用是如此的苍白,甚至于起到适得其反的作用。但是,除上述案例列举的要求人力资源部与用人单位亲密无间地协作外,持续不断地岗位分析工作也可以用来规避岗位说明书的负面影响外。

众所周知,岗位分析作为人力资源管理的一项基础性工作,即使连用于编制岗位说明书的全套资料,也全都来源于通过科学的岗位分析所采集到的信息。根据现代科学管理理论,岗位分析就是指科学地规划组织体系中的各个岗位在从业的过程中,应该履行哪些职责,具备哪些知识需要何种技能管理过程系统

岗位分析是指对某工作进行完整的描述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确工作说明而付出了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难以开展。

岗位分析的内容

岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析,即(7W1H):

WHO谁从事此项工作责任人是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。

WHAT:在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?

WHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户,也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的人:直接上级、下级、同事、客户等。

WHY:为什么做,即工作对从事该岗位工作者的意义所在。

WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?

WHERE:工作的地点、环境等。

What qualificatiaons:从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢?

HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规范以及为从事该工作所需要权利

岗位分析是一项复杂的系统工程企业进行岗位分析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。进行岗位分析通常使用的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。有了岗位分析的结果以后,我们就可以着手制定岗位工作说明书了。

岗位说明书的制定

岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。

另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:

1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。

2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。

4.岗位工作责任包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容),要逐项列出任职者工作职责

5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位分析的结果。此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位分析的目标加以调整,内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的,是为企业招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。

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