你与高效率者之间的差距,是思维方式的差距

昨天我和一些同事吃饭,说到国庆长假回家,有同事分享他的归家过程,原本就是6小时的路,拼车回家花了26个小时,非常辛苦,引来一片共鸣。我也深表理解,同事在调整上散步,还算幸运的,因为我的同学Y自己开车回老家,本来三小时的也是十月一号早上5点出发,晚上10点才到,以至于十月二号在家躺了一天才算恢复,所以她的假期是从十月三号开始的。

国庆长假前后,同事朋友中都有没赶上火车的,没赶上飞机的。大多是因为没想到路上会那么堵,进火车站机场都困难。

让我想到前一段时间,我和几个朋友聚会。因为大家都是空中飞人,谈到出差赶车赶机的经验,想不到好几位都有过误机、误车的经历。甚至有位朋友飞得多成了航空公司金卡会员后,因为可以走贵宾通道,相对快点,误机的次数反而更多。因为她总觉得还有事没做完,拖到最后一时刻才出门,一旦有了特殊情况就很麻烦,而现在大城市特殊情况似乎又特别多。

本来想省时间,却花了更多的时间。这种情况其实很常见。所谓的不可抗力因素,不过是因为准备不足。

职场上好像各类迟到似乎不能完全避免,但我也遇到过从不迟到的人。

看似是时间管理的问题,其实更重要的是思维方式的差异,是资源导向型思维还是结果导向型思维。

资源导向型思维,会按照自己先有什么资源,去做什么事,达成目标的概念不是很强,最后能不能达成,要靠行动过程中资源能不能支持。

结果导向型思维,会以终为始的考虑问题,先想清楚要达成什么目标,然后再考虑要做什么事,需要使用什么资源。

两种思维导致的行为当然是不一样的。

如果是资源导向型思维很容易从资源出发,没有目标,也就无法事先做规划计划只是利用资源的计划,不会提前设计好自己在各种状态下的安排。按照资源——计划——目标——行动——结果考虑,按资源做出的计划,在行动中很容易发现资源不够用,计划无效。如果时间是资源,你的时间(资源)总会填满的,即使刷手机,也似乎有事可做的。有时间时就把时间填满,有精力时就把精力用掉,没有建立目标,过程很容易随意被动。因为资源总是有限的,能达成的结果自然不能保证

而目标导向型思维习惯的人,会按照目标——计划——行动——资源——结果考虑。过程中即使遇到同样的问题,因为目标已定,计划是按目标订的,资源只是配合实现目标的,就容易不信赖单一资源,如果提前有所准备,整合资源,结果也会可控很多。

如果养成资源导向型思维习惯,人在面临很多选择时就需要调动理智才能权衡自己的行动。

运用结果导向型思维的行动过程是这样的:

一、明确目标

有很多时候,我们会把过程误认为是目标。所以,分析很多迟到的原因时总会认为没有把这件事看得第一重要,但是为什么会没有把这件事看得重要的原因并不能说明,赶飞机也能误机、浪费了一天时间在路上,这种大家都不希望看到的例子。因为很多时候,我们做事的目标并不清晰,以至于就比较随意。

比如回老家,有人会认为,我有明确的目的啊,回家就是目标,其实回家本身并不是目标,回家要做什么才是目标,你回家不是去取东西,不是杀时间,大部分人是有复合型的目标的,而回家只应该是实现目标的手段,如果没有注意自己的目标,往往就容易把过程看成目标,是先有了时间,所以自然就觉得我也做了,路上有问题不怪我啊,我也尽力了呀。

如果设立好目标:增进亲情,陪父母、见亲友,增进亲情,给父母家人高质量的陪伴,等待时间(长假),去高效的实现,陪伴中可能会实现:和妈妈逛两天街、和爸爸一起钓鱼、中间还有二姨妈过生日,三表哥搬家,初中发小聚会….也是尽力了,效果可能更接近目标吧。

村上春树在《当我谈跑步的时,我谈些什么》中写过,他近三十岁的时候有一天想写小说,坐到书桌前开始写时,才发现,连一支正儿八经的钢笔都没有,于是去买回了一沓稿纸和一支钢笔。

而不是先买了钢笔和纸,想到去写小说的。

二、提前规划

设立好目标后,才可以进行有效规划。

职场中,迟到似乎是种比较普遍的现象,不光是上班迟到一直是个管理难题,甚至重要的事务或客户拜访,也有迟到的。

我也经常遇到候选人面试迟到的,大部分都不是有意为之,而是确实遇到交通上的问题。

前天我和公司一位猎头顾问review拜访客户的指标,今年他大部分月份这个指标都没达标,问其原因多是城市太大,如果一天见一个客户,起码就是出去半天,别的什么工作都做不了了。所以他会觉得一周见一个客户就已经很累了。

外联型性质的很多工作都需要外出,城市规模大,交通复杂。确实听上去很正确。

我了解很多非常优秀的猎头顾问,他们在客户处都比较活跃,无论面试见候选人还是见客户频率都非常高。正好我昨天就见了一位猎头K,K在外地工作,到上海见客户只能一个月一次,每次都是一天起码见个四五个,中间还穿插一些其它事务,这并不特别,很多业绩优秀的顾问都能做到。

资源导向型的人拜访客户就会认为觉得完成拜访客户,客户没有答应我的要求,我也没办法啊。客户答应了我的要求,我就满意了。

目标导向型的人明白见客户只是手段和过程,拜访客户当然不会只为见他一面,肯定是想要达成一定的目的,最终能提高自己的业绩,而如果能推动业务的发展,一个客户肯定是不够的,要保证业绩,需要多个客户,很多人才,就会考虑如何安排出行的时间更有效率

目标导向型的猎头顾问常用的方法是如果是一个客户约见,要看看同一条地铁线或同一个区域能不能约到另外的客户,或者在一个地方分别多约见几拨客人。

三、规划行动

我记得以前看到一本讲饮食科学的书上曾经提到,一条窄路想要行车顺畅,需要将各类车辆统筹安排,走得快的小车在前,走得慢的货车在后。其实任何行动都需要这种统筹,有时候只要将事件顺序变动,整个效率就不一样了。

凡事给自己留余地,做个备案。

1.有特定情境的事务,应该将时间提前,预留好特殊变故的反应时间。

很多人误机误车,是因为把没有给行动做好备案,当遇到一些目标要完成时,要充分考虑到行动中的资源约束,要给自己留有余地。

很多人会把时间表定得非常紧。似乎都是紧急性的工作,而如果有目标导向的思维习惯会以目标为中心和出发点,重新安排各项工作的流程,将有一些灵活性的工作进行调整。

误机误车其实没有什么特别的妙法,最好的办法就是提前,贵宾通道,特殊方法都不能过于依赖。

我自己是习惯将所有的约会心理时间提前一小时。

如有要赶车船,一定会提前出发,改变平时行为的流程和顺序。我自己如果要出差赶飞机时,一般会将出发时间默认提前一小时甚至更长,赶火车,将出发时间默认提前半小时。这样,如果提前到机场车站,把工作如邮件放在机场处理,会移动办公,也不会影响工作。

我经常会和客户候选人见面面谈,如果约在咖啡馆之类地方,我会提前一小时到,如果是一方面可以移动工作(有时候你早到三五分钟也只能刷刷手机,早到半小时以上就有整块的时间可以深度工作,甚至比在办公室还无人打扰,工作效率更高,其实也就是早点从办公室出来而已),另外也可以气定神闲的以不变应万变,还能观察一下对方。如果是客户公司或不方便工作的地方,我会提前到附近可以工作的地方,快到时间再步行过去。

2.给自己列个特殊场景时做的事的List,对自己计划外的“盈余”时间做出备案。

我个人有很多特殊场景的list 。如等火车、等地铁时,堵车时等各种场景可以做事的list,如每日睡觉时下载好想要看的美剧、日剧。我看到有些渠道推荐的书,会先在手机微信上记一下,每周统一时间看下书评,再找找有没有类似题材可以主题阅读,然后在多看、亚马逊上下单,找好书,定下主题阅读的时间段。

这样在遇到这些场景时,比如,遇到了这种年度大堵车的情况,就可以翻翻可以做什么,不会茫然不知时间如何打发。

也能避免有时候忙得要命,有时候闲得要命,闲的时候无所事事,忙的时候心力交瘁。

四、控制资源

目标导向性思维容易考虑到各类资源的多种利用方法。

如果目标明确,我们行动起来虽然受制于资源,但真正毫无选择的情况其实很少。

回老家和家人团聚,既然树立了增进亲情的目标,团聚就可以安排得更高质量,看看有没有需要做的事,尽可能多的相处,安排高效相处,时间资源不可变,那就要提遍质量和效率,一是交通工具选择上,二是时间的规划上。

比如长假明知道地面交通会非常拥挤,可以选择轨道交通,也可以略微错开高峰,因为我们的目的是与家人高效团聚,而不是在路上游车河,看堵车。

几天中如何安排也是可以控制的,与父母在一起当然好,但如果你在一直在看手机,心不在焉,或者蒙头大睡,陪伴的质量未必很高。几天长假,你感觉为了父母忙乎 回家尽义务非常累,父母和你说不上几句话也很难过,最后大家都有遗憾,又只能再等下次长假。规划好长假里时间的安排也很重要。

五、总结成果

目标导向的思维在行动过后,要进行一些反思总结,根据这次行动的结果不断改进过程。增加对资源的控制,和行动的成功失败之处。

比如这次长假回家,发现了家人需要高质量的相处,光是长假的陪伴是不够的。可以想好是不是在平时不放假时也可以通过规律性的多打电话?多视频?与父母共同出游等方式增进双方的亲情。还有路上堵车,手机没电了,以后带个充电宝?没想到堵车时间这么长,流量不够用了,下次先下载好喜欢的电影?

我们的资源总是有限的,如果没有目标,不做规划,资源导向型的思维下的行动终将填满我们的时间,耗尽我们的资源。所以,当你发觉做某件事效率不高时,不妨想想是不是要改变一下思维方式

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景红

景红,亚洲知名猎头公司仲望咨询总经理,在人力资源行业拥有15年以上的资深经验,LinkedIn专栏作家。微信公众号:景红空间(ID:JinghongJoyce), 微博:Joyce-景红