打造“靠谱”形象,管用15 年的基本功值得学习

我特别喜欢今天介绍的这本书的名字——《靠谱》。

在职场中,如果你给别人留下了“靠谱”的印象,那你不论走到哪里,都能获得好的发展。

《靠谱》这本书,就解构了打造“靠谱”形象所需要的四大类、管用 15 年的基础技能

1. 沟通技巧

你遇到的所有问题,最终都是人的问题。要解决人的问题,必须通过良好的沟通。大石哲之在这里提供了职场通用的 9 大沟通技巧。

1.1 先说结论

大家工作都很忙,尤其是领导,关注结果,所以职场沟通,结论先行非常重要。先说结论,可以在短时间内将必要信息传达给对方,让对方第一时间获得他想要的信息。

当时间充分或对方对详细缘由感兴趣时,再展示过程性信息。

大石哲之提供了一个 PREP 模式,可以作为“先说结论”这一技巧的框架:

  • POINT = 结论
  • REASON = 依据
  • EXAMPLE = 具体事例
  • POINT = 重审结论后结束

1.2 直入主题

当领导问你“之前让你做的文案好了吗?”,你往往会说“哎呀昨天小张找我做……”

这类找借口式的回答,天天都在发生。

职场上,遇事不要找借口,坦率地回答“是”或“不是”。

当你坦率回答后,别人一般都会接着问“为什么?”“原因在哪里”,那个时候,你再进行附加说明,这样沟通就能顺畅进行下去。

而如果你一看情况不妙,马上找理由摆出来,对方往往会怒不可遏。

直入主题,要求我们讲话不要拐弯抹角,要直率、简介、明确。

即使面对上司或客户,有错误时也要直接指出。

1.3 用数据、事实说话

职场上,最好用事实说话。因为你的主观意见,别人可以不认同,但你说的客观事实,别人不得不正视。

最能代表事实的是“数据”。

采用数据时,不要道听途说随意抓取数据,要详细、具体地手机实际数据,这样的数据才是最有用的。

数据是新人的武器,因为此时别人对你的能力没有认知,也不信任你。

1.4 用数据、逻辑说话

逻辑和数据不依存于文化背景,属于低语境交流,不容易发生误解。

1.5 逻辑先行

说话符合逻辑,上司就会认真倾听。

先逻辑成立,再诉诸情感

1.6 让对方听得懂

我们家楼上有一位做建筑承包的邻居,自从认识我之后,就经常找我给他调试路由器、机顶盒、电脑什么的……

有一次他给我打电话,说家里电脑上不了网,IPTV 也用不了,想让我帮他看看,我懒得去,就告诉他“重启路由器”。

他不理解,问我“怎么重启”,一下子把我问懵了。我心想“不就是断电再上电吗,这都不懂……”

类似这种“你说某个你觉得属于常识的词汇而对方却一脸懵逼”的情况,在职场上经常发生。

因为我们常常会假设对方和我们一样的背景,或者假设对方有一些基础知识,然后以此假设开始,忽略掉背景信息,直接用自己惯用的词汇、行话和方式与对方沟通

正确的做法,应当是以对方“毫不知情”为前提,构建逻辑,组织语言。

打造“靠谱”形象,你需要的管用15 年的基本功

传说我们的大诗人白居易,每次写完诗都要念给一目不识丁的老婆婆听,以求通俗易懂。

职场上也一样,你可以把自己想说的问题,向没有背景知识的人说明,试着让他理解,这样可以确保你的语言通俗易懂。

还有很重要的一点,我们在沟通时,要边说边观察对方的反应,揣测对方的理解程度,不能可着劲不管不顾地“填鸭子”。

1.7 配合对方的步调

传递信息是为了让对方理解,要完全配合对方的步调。

终极信息传递法可以帮你做到这点:

  • 完全按照对方的步调来,
  • 研究并效仿对方的用词、思维方式和表达习惯,
  • 文件要遵照客户惯用的格式编写。

1.8 充分理解对方的期望值

什么样的沟通才能让对方满意呢?

首先,理解对方真正想看到什么。

其次,不断给出超出对方期望值的结果。

注意,如果不能满足对方的期望就不要轻易许诺。记住,轻诺必寡信。

1.9 超越上司的期待

想要获得上司好评,想要更快成长,在日常工作中就要明确上司的指示,不断超越上司的期待。

明确上司指示有 4 个要点:

2. 逻辑思考技巧

这部分介绍了常用的 6 大逻辑思考技巧。

2.1 思考方式

在开始工作前,要思考用什么思路才能得到结果。

先做出大致的计划,就工作流程达成共识。

按照流程,开展具体工作。

2.2 熟练运用逻辑树

使用逻辑树的 4 大好处:

  • 受用一生
  • 可以俯瞰问题全貌
  • 学会放弃
  • 加快做决定的速度

根据逻辑树解决问题的基本要点:

让你有效掌握逻辑树的练习方法:在每天的通勤地铁上利用视线范围中的任何一件东西做逻辑树的练习。

比如说,你看见旁边有人在读一则标题是“阿里巴巴 40 万年薪招募年龄60的广场舞KOL”的新闻,就设问“阿里巴巴为什么要招聘广场舞KOL”,利用逻辑树做假设训练。

2.3 云雨伞:提建议的基本原则

领导安排张三调研一下,看看基于浏览器做音视频聊天客户端,都有哪些技术方案。

张三花了两周时间,搜集了各种技术实现,然后给领导发了封邮件:

基于 Web 的音视频通信技术很多,可以用 flash ,也可以用 npapi ,还有 activex, 还有 native Client ,也可以用 Java applet ,还能用 Html 5 …… 然后领导把张三叫到办公室,批评了一个小时……

为什么呢?

这是因为,张三仅仅提供了事实,没有分析研究,他的调研,根本没什么意义。

云-雨-伞理论可以指导我们避开这类情况。

云雨伞是对事实、分析和行动三者的比喻。

  • 事实:天空出现乌云。
  • 分析:因为有乌云,可能会下雨。
  • 行动:因为要下雨,所以带雨伞。

我们在给别人提供建议或者调研报告时,要有事实、有分析、有行动方案,这样的建议,才是有价值的建议。

2.4 假设性思考

分析问题、解决问题的过程,就是下面的循环快速运转的过程:

假设 --> 验证 --> 反馈

拿到问题,先对问题做假设。

然后,在假设的基础上调查研究,对假设进行检验。

最后,根据检验的结果,反馈调整,如果正确,问题解决,如果错误,提出新的假设,开启新的循环。

2.5 有主见地汲取信息

提高商务技能的不是信息量而是动脑。

带着自己的主张去接触信息。

有主见的思考方法:

  • 在看答案前,给自己留一分钟思考的时间
  • 带着自己的思考,和答案印证

有自己的想法,并不等于“知道正确答案”,持有自己的想法,本来就是为了认识自身错误,为了意识到自己和他人想法不同。

所以,不必拘泥于正确答案,不要停止思考。

重要的是要时刻带着自己的意见去接触信息,不断地深入思考。

2.6 探求问题本质的思考方式

只有探求出问题的“本质”,信息才有价值

而挖掘本质,要靠更高一层的视角,而非信息量。

3. 资料制作技巧

《靠谱》的作者大石哲之是咨询师,咨询师有相当大的工作内容是制作资料,所以他在这部分介绍了 7 种资料制作技巧。

3.1 会议记录

把会议记录写成发言记录是新人最容易犯的错误。

会议记录需要记录下列事项:

  • 决定的事项
  • 未决定的事项(需要下次决定的问题)
  • 需要确认的事项
  • 下次会议之前的准备

3.2 最强的PPT制作方法

对于不是专门研究 PPT 技术的普通职场人士来讲,掌握这里提到的这个方法足够应对日常的 PPT 制作了。

最重要的原则是简洁至上,要达到简洁至上,方法很简单:一页一个问题。

每一页由两部分组成:

3.3 Excel、PPT:速度定输赢

因为作者是咨询背景,他的工作结果大部分是拿 Excel 和 PPT 呈现,所以在这部分内容是以这两款办公软件为背景来展开的。

我们在读的时候,需要结合自己的工作情况。

这里有两个关键点:

  • 通过提升工作软件操作速度,可以提高工作效率
  • 多使用快捷键

举个程序员的例子。

假如你使用 Visual Studio 做 C 软件,现在想进入“调试”模式,那你用鼠标操作菜单的话,就需要移动鼠标到调试菜单、点击调试菜单、移动鼠标到弹出菜单中的开始调试子菜单、点击开始调试子菜单等等这一系列的操作,过程可能需要 15 秒左右,而你用快捷键 F5 ,只要 1 秒不到。

当你提升了软件操作速度,节省的时间就可以用来思考更重要的事情。

3.4 从预设结果推算出工作计划

这点很容易理解:输出驱动,自顶向下分解

我有一篇文章介绍过类似的方法:你离心想事成只差一个计划

3.5 检索型阅读法

在解决问题的背景下,对于实用类书籍,可以应用这种检索型阅读方法。它有两个关键点:

  • 明确读书目的
  • 把书当做资料,有选择性地阅读

3.6 抓重点——让工作速度倍增

高效工作的秘诀只此一条:彻底甩掉非必要的工作。

其实就是“80/20法则”:工作时要抓住那能够决定 80% 产出的 20%。

而要做到这点,你就要能够区分重点和细枝末节。

然后对重点进行细致深入的分析和挖掘。

3.7 项目管理法——课题管理

这里作者从项目管理的角度出发,提供了一张简化的课题管理表,帮助你管理自己的工作。

打造“靠谱”形象,你需要的管用15 年的基本功

4. 专业·商务精神

这部分作者介绍了 8 点。

4.1 创造价值

判断自己工作是否有价值的不是自己,而是别人!因为工作就是为了满足别人的期待。

职业人士通过生产某种产品服务来满足别人的期待,是拿钱的生产者,而不是花钱的消费者。所以在职场中不能像花钱的消费者那样,“公司没有给我xx”“公司的xx不够”,总是抱怨这个抱怨那个。

你的责任就是为公司做出贡献,就是去满足消费者和商务客户

你只有将为他人做贡献当做自己工作目标,你只有为别人创造价值,你个人才有价值。

4.2 不发言,勿开会

会议上不发言的人,其价值为零。

参加会议也会产生成本

4.3 时间就是金钱

还记得我们推荐的《重塑自我》那本书吗,它里面有一个观点——赋予自己更多价值,建议我们按时薪来计算自己的价值。

当你用时薪来计算自己的价值时,就更容易理解“时间就是金钱”这句话,就更容易认同做事时的“时间成本”。

从客户和老板的角度来看,更是如此。你时薪 200 ,闲聊半个小时,老板就会觉得你浪费了他 100 块。

4.4 速度质量两不误

现在已进入快速试错时代,做事需要尽快先拿出一个大致的方案或结果,然后再快速迭代

这其实就是敏捷 12 原则的第一条:通过早期和连续型的高价值工作交付满足“客户”。

4.5 学会“承诺力”

拥有承诺力的人,会有这样的表现:任何情况下,都不会找借口。自己做出的承诺,自己必须遵守。

要想坚持践行承诺,要注意你“为谁承诺”:

  • 不要对努力程度本身而承诺。
  • 不要对自家公司领导而承诺。
  • 要为了工作成果而承诺。
  • 要为了自己所贡献的对象而承诺。

提升承诺力的两个关键点:

4.6 拜师学艺

工作中,可以言传的知识技能,都很容易学到,也很容易练习,已经变得一般,无法区分高低。

能够区分高低的,是那些只可意会不可言传的知识,而这些,需要从老师身上彻底地效仿。

所以有一种说法,工作的公司不重要,重要的是你跟对人。 拜师学艺是学习隐性知识的不二法门,所以,你要在职场中找到一个老师,然后,应用“守破离”的法门来学习:

  • 守 = 完全效仿师傅的一举一动
  • 破 = 找到和师傅所传授的不同的方法,拓宽范围
  • 离 = 超越师傅所教授的方法,孕育出独有的技法

4.7 发挥追随力

具备追随能力的下属,能够领悟理解上司的提议,想上司所想,思上司所需,积极行动。

上司一人无法完成大项目。无论什么项目,一开始的追随与支持都十分重要。

作为职场新人,发挥追随力是成为优秀的职业人士的必经之路。

4.8 具备专业精神团队合作

团队合作 = 分工,少了谁都无法成功,只有各自做好自己的工作,团队整体才能创作价值。

每个人都要在团队内找到自己的位置,发挥不同的作用。

思维导图

最后,奉上思维导图:

打造“靠谱”形象,你需要的管用15 年的基本功
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12+1
安晓辉

微信公众号:程序视界(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。