职场上,要想少做无用功,请确认再确认

上周我们开年会,大家交流得非常激烈,敞开心扉,澄清了很多误解。中间不断有人说,“原来是这样.....” “原来我是这么想的,原来你是这个意思......."

误解、信息的失真、丢失是职场沟通中常见的情况,大多是没有养成确认的习惯。沟通中我们想当然的情况很多。即使是以沟通为工作的主要内容的猎头也常出现沟通的问题。

昨天我们一位团队经理电话给我,非常烦恼。他的团队为一位客户寻找高管,猎头顾问找到一位合适的候选人,联系面试推荐后,客户和候选人之间信息一交流,发现彼此对薪酬发放方式的理解差异极大。我们的顾问想当然的认为候选人的要求和客户要求的总额匹配,但没想到构成相差很大。薪资是重要的因素,这种问题本该我们顾问事先协调过,客户和候选人达不成协议不欢而散,在我们公司算是失误了。

因为我们有操作流程规范,多次培训,很多事是有清单的,但因为沟通环节太多,有些顾问就常会想当然……我原来以为XXXX。团队经理说,这些清单早就给顾问了,但顾问常常自以为是,不好好遵守规范......

我们的Leader下发了清单,做了培训,就认为顾问会遵守,如果多次确认,就会发现这些清单顾问还没有养成习惯,而新顾问觉得这件事很简单,认为自己已经熟练掌握了.....

我们的顾问沟通中如果和客户确认了这些重要信息,就会引进重视,和候选人确认了,就不会形成双方的落差...... 客户HR如果将重要的信息和我们顾问确认了,就不会出现顾问其实没有注意到客户的特殊薪资结构.....

这么多的环节都缺少确认这个关键环节,如果不出错才是偶然。

对于每个职场新人,我的第一个建议往往都是反复确认你得到的信息,尤其是上级交办的工作,一定要确认明白了,好的Leader 也要对下达的指令让下属确认,最好是复述一遍。

一个人沟通中的基本习惯就是反复确认。这是基本的,但却是很多人忽视的,我常常被一些基本的职场问题搞得哭笑不得,比如,常有人问我:"我很努力XXXX,但领导就是不认可,为什么?"“我觉得很为大局考虑,但得不到提拔,为什么?"这时如果有人采访他们的领导,基本都是他们完全没有理解他们真正应该做的工作,努力不在正确的方向上。

比如大家都希望“工作做好”,但是领导和下属彼此有没有对“好”的标准确认了呢,如果没有共同一致的标准,可能大家都很努力辛苦,最后结果不是对方所要的,双方都很委屈。

如果不经过确认,很多努力往往都是自嗨型的努力。

一、确认对方的意思

每个人的位置、角度、了解的信息都不相同,经常会有人觉得自己已经了解了,尤其是对方似乎和自己情绪不在一个频率上的时候,比如,看上去对方不高兴,或者自己感觉做错事有压力。会很自然的猜测对方的意图。

确认理解了对方的意思往往是沟通中最重要的,我们却很容易会忽略重要信息。

在沟通时,多用自己理解过的语言重复一下对方所述的意思,会少很多误解。

二、确认自己的行动

少些“我认为”,明确了对方的意思,还要把自己的行动描述一遍,以免对方会“我认为”。

尤其是职场新人或新任务,一定要将每一个细致入微的动作经脑子分解,再确认任何一点点不确定,养成了确认的习惯,也许前期多花一分钟,后期会少用一小时。

三、确认时间节点

领导交待的工作,或者我们自己做事,经常会有开放式的要求,比如尽早,尽快,一定要明确,即使没有明确节点的也要有明确时间段,有时候我们并不明确我们的工作对Ta人的影响

四、确认行动流程

我曾经丢过四五个手机、围巾、手套、雨伞……都是用餐聚会结束时忘记拿,后来我在吃饭聚会的流程中加了一条,每次事情结束后一定再回头再看一下,于是丢东西的概率大幅减少。

很多时候,我们工作的流程,都需要我们加一个确认无误的的动作在流程中。

前期少点“我认为”,后面就会少些“我原来以为”。

在工作中,无论是上级还是下级,在沟通时,反复确认是不变的要求。

职场上,要想少做无用功,确认再确认。


声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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景红

景红,亚洲知名猎头公司仲望咨询总经理,在人力资源行业拥有15年以上的资深经验,LinkedIn专栏作家。微信公众号:景红空间(ID:JinghongJoyce), 微博:Joyce-景红

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