如何打造你每天的“高效两小时”?

大家在工作不堪重负时的反应一般有两种:第一种是强迫自己专注于手头的工作,不要休息,以便更有效率地利用每天的时间;另一种是增加工作时间——如果有手下,也让他们跟自己一起加班——以便更充分的利用每周的时间。这两种方法的背后是同一种信念:为了掌控我们的工作,我们不能再“浪费”时间了,我们要更“有效率”。

这种做法是错误的!

要想真正实现高产,最好的方法可能是抛弃“效率”这个念头,转而选择创造条件,让自己在每天当中能够拥有极为高效的两小时。

这就是今天要推荐给大家的书——《每天最重要的2小时》——要教给我们的。

如何打造你每天的“高效两小时”?

《每天最重要的2小时》这本书详细介绍了五种看似简单却能极为有效地帮助我们实现每日“高效两小时”的策略:

  • 意识到你的觉察点,认清最重要的事。
  • 管理你的心理能量。
  • 无须对抗分心也能更专注。
  • 掌握饮食和运动的诀窍,让自己更高效。
  • 让你的工作环境为你所用。

接下来我们摘要解读每一种策略,看完后请大家思考和留言,讨论什么策略适合自己。

1、意识到你的觉察点,认清最重要的事

像开车、走路、刷朋友圈、回复工作邮件等等事情,一旦你开始就会不假思索的、不知不觉的继续下去,直到有外界干扰来中断我们。这就是我们平常工作、生活的自动模式。

我们的工作,是遵循80/20定律(又名帕累托法则)的:大部分的绩效由少部分真正重要的工作决定。所以如果我们开始了不重要的事情又无法觉察,就会把大量的时间和精力浪费在价值产出比较低的环节。因此,非常重要的一点就是,找到一个机会,评估接下来的时间应该花在哪些最重要的事情上。

觉察点就是这样一种机制,它能让我们停下来,有机会思考接下来的时间改怎样安排。

觉察点可以是各项任务的间隙,比如提交代码和检查Bug的间隙,比如收邮件和开会的间隙。也可以是被打断的时刻,比如你沉浸在回复邮件时有同事来问你问题。

我们之所以会进入自动模式,是因为我们都是“认知上的懒惰者”,倾向于选择在思维层面阻力最小的那条路。为了逃避思考,我们可以做任何事情。

为了制造出“高效两小时”,我们要打破这种倾向,阻止自己的自动模式持续下去。所以我们要习惯于抓住观察点,思考自己将如何度过接下来的时间。

有三个诀窍能帮助你最大限度地利用觉察点:

  • 珍惜每一个觉察点:尊重觉察点,退后一步重新思考对自己而言最重要的事情时什么,然后决定接下来该采取什么样的行动。
  • 提前为觉察点做好相应计划。提前计划如何应对突然而至的觉察点,这能让我们最大限度地利用这些觉察点,从而最大限度地利用自己的时间。可以使用“如果……就……”句式来设定你的计划。注意,你做的计划,最好是一项你乐意做的事,一项新的活动,这样会更容易成功。
  • 不要随便开始一项新任务,除非已经有意识决定了它确实值得做。一旦你完成一项任务,不要去想接下来自己可以轻松地做些什么,而要把这一刻标记为觉察点,重新决定要做的事情。

2、管理你的心理能量

作决定或抑制某些想法会导致心理上的疲惫,情绪不佳会影响我们的表现。这是因为他们会消耗心理能量,心理能量就像手机电池一样,每一天都是有限的,不起眼的小决定也会消耗它们,你意识不到的情绪低落也会消耗它们。所以,好好管理你的心理能量。

对于职业人士和知识分子来讲,大部分的任务都会导致心理上的疲惫。制造“高效两小时”,可以从降低心理疲惫开始。

降低心理疲惫的关键就在于,首先要分辨出哪些工作最容易极大地消耗你的心理能量。那么接下来,在进行这些需要自己百分百投入的工作之前,一定要尽可能地避免做哪些消耗心理能量的事。

要分辨哪些任务会让你心理疲惫,只要感受一下你做完它们之后是不是觉得很累就就行了。

以下常见的活动都可能导致心理疲惫:

  • 不断地从下一个任务转换到另一个任务
  • 交际、跟人聊天
  • 一连坐上好几个钟头
  • 跟陌生人通电话
  • 辨别并修改错误
  • 计划或安排某个项目
  • 记住各种截止期限

我们不可能完全避开这些活动,只要能够策略性地安排待办事项的顺序,分配出高效的两小时,做重要的工作即可。

在比较疲惫的时候,可以尝试以下三种方法来补充点心理能量:

  • 缓慢地深呼吸一会儿。呼吸能够帮助你直接改变生理状态,而情绪在某种程度上就是对生理状态变化的体验。
  • 尽情地大笑一场。积极的情绪可以给我们充电。
  • 短暂的打个盹儿。充电十分钟,坚持两个半小时。

除了避免疲惫,还要预料哪些任务会引发哪些情绪。比如你要在公司内做一个PPT展示,而你很害怕在公共场合说话,那么你就能预测到自己会焦虑;比如接下来你的上司要和你就你的近期表现进行一对一谈话,你一定会感觉提心吊胆。

假如你有一些重要的工作要做,不要在它的前面做那些会带来负面情绪的任务。

虽然我们一直强调把“高效两小时”用在最重要的工作上,但有时我们还是不得不选择去做某些任务。如果这类任务过多,就会占据我们大量时间。

请果断地放弃一些,不要让自己陷入“答应了又做不完进而让别人失望让自己内疚”的状态。

请将放弃一些工作看成策略性的选择,而非一种两难困境,这样不仅解决了事情的优先级问题,而且更能让我们从中获得力量。

3、无须对抗分心也能更专注

有个事实可能出乎我们意料:我们的大脑天生就无法长时间保持专注,它生来就喜新厌旧,特别习惯在不同的注意点之间来回切换。

而我们的工作需要专注,那你要想卓有成效地完成最重要的工作,最好的方法之一就是把哪些没必要存在的和会让你分心的东西都拿开。

你可以做下列事情:

  • 清理办公区域附近的干扰
  • 把来自同事的各种请求延后处理
  • 尽可能关掉各种设备,降低噪声。或者带上降噪耳机。
  • 戒绝手机电脑等设备上的各种通知

即便没有干扰,有时我们也会“走神”。比如正开会时忽然想到世界杯比赛,正写代码呢忽然想到晚上和女友的约会……

我们不用完全控制自己不走神,因为走神也有好处:

  • 如果想要解决一些特别难的问题,让思绪飘飞一会儿,琢磨一些难度不高又不相干的简单工作,能帮助你找到更具创造性的解决之道。
  • 走神似乎还能帮助你完成最具挑战性的任务——作出长远计划

但这仅限于那些不需要利用工作记忆的事情。如果你走神的事情很费神很浪费认知能量还要记忆很多状态,那会严重影响正在做的事情。下面是一些可以接受的走神任务:

  • 欣赏墙上的画、房间里的植物、窗外的风景,或是你桌上的照片,注意各种颜色的深潜。
  • 整理你的桌面和书架,把桌子擦干净。
  • 听音乐,注意聆听这首曲子里用到了哪些乐器。
  • 玩个小游戏,比如只要看到有人一边走以便发短信,就在纸上画一笔。

作者建议我们在走神时不要做下列事情:

  • 整理文件
  • 新闻博客
  • 查阅和回复邮箱
  • 排练你要演示的PPT
  • 研究一个高难度问题

4、掌握饮食和运动的诀窍,让自己更高效

在这个策略中,作者解释了为什么运动、食物和咖啡因可以在接下来的几分钟甚至几小时内影响到我们的心理功能。感兴趣的可以看看,在这里,我们只要知道一点就好:当我们的身体状态很好时,我们的头脑也会更加敏锐。而一旦我们生病(或者当我们吃得太多而昏昏沉沉时),脑子就不那么清楚了。

适量的运动能够帮助你在几分钟甚至几小时内集中注意力,令思路更清晰、情绪更积极(同时保持冷静)。

以下是一些非常有用的运动策略:

  • 如果你觉得有点儿懒洋洋的,没办法几种精神,那就走出办公室,快速行走30~40分钟,上下楼梯10~20分钟。
  • 只要有机会,就把有挑战性或者会让你焦虑的会面安排到一段适中的锻炼之后。
  • 当日程表上有某项极具挑战性或者令人匹配的工作时,要么在那之前进行一场早锻炼,要么就在完成任务后立刻运动以下。

总之,当你需要制造“高效两小时”时,就在之前的一两个小时内运动20~40分钟吧。

以下这些小贴士会告诉你该吃些什么、喝些什么,以及该怎样吃喝,才能在吃完(无论是正餐还是零食)之后的两三个小时内提高工作效果:

  • 只吃半份早餐或午餐,把剩下的一半留到两小时之后再吃。
  • 如果你需要迅速提高脑力,一份富含碳水化合的零食也许能帮助你在15分钟内集中注意力,并且让你感觉良好。
  • 吃一些含有蛋白质、含糖指数低的碳水化合物和健康脂肪的饭菜、零食——熟菜和水果通常含有健康的碳水化合物。而当你非常忙的时候,坚果是零食的最佳之选。
  • 不要傻乎乎地大吃一顿全是由碳水化合物组成的饭。如果你吃了一大盘
  • 如果在过去一两个小时内你没有喝水,或者刚刚做过运动,那就赶紧喝水。这会让你感觉很不一样。
  • 如果你很疲惫,或是睡眠不足,那就喝点含咖啡因的饮料,但是不要喝超过自己平时需要的量,等上30分钟让它起效。(可以放心大胆地往咖啡里加点牛奶)

5、让你的工作环境为你所用

这个策略主要讨论了声音、光线和周围工作空间对工作效果的影响。

在进行认知任务时——如保持注意力、阅读和处理文字信息、应付各种数字——人们的表现最容易受到断断续续的讲话声影响,而受到连续性讲话(这种声音在音量和节奏上变化不大)或非谈话式噪声的影响则相对较小。

外向的人,或者拥有良好的工作记忆,也许更能抵抗嘈杂环境下的各种干扰。

不过研究结论表明:对于那些需要运用知识才能完成的任务来说,安静的环境几乎无疑地优于有噪声的环境。

以下建议能让你再关键时刻保持关注:

  • 如果你的办公室有门,那就关上它;如果你没有独立的办公室,那就预定一间会议室,或者找一处基本没有噪声和其他潜在干扰的地方。一个独立的、远离噪声干扰的环境能够大大提高工作成效。
  • 如果你无法离开你的办公环境,而且必须与人共享,那就带上降噪耳塞吧。
  • 不要听音乐或者脱口秀节目。
  • 如果你在家办公,那就把电视关上。
  • 如果你要完成的这项任务需要你发挥创造力,那就不要抗拒背景噪声吧。说不定,你真的可以考虑去一家忙碌的餐厅或者咖啡馆,要么放点音乐也不错。
  • 起早、熬夜或者周末,可以远离噪声。

研究发现,哪些在白天处在蓝白光下的职工似乎在机警程度、注意力集中程度、思考的清晰度、工作表现和睡眠质量上都有所提升,在傍晚时分感觉到的疲劳程度有所下降。

暗淡的光线可能对创造力产生积极影响,但也会损害人们的工作效果。

关于光线,在你需要有良好表现的时候,可以做以下这些事:

  • 多开灯。
  • 如果可能的话,在天气晴朗时找一处有充足自然光的地方,然后在那里工作。
  • 考虑换掉你办公室的灯泡,换成偏蓝光的灯泡,甚至只换台灯的灯泡也可以。

如果需要完成一项需要创造力的工作,就把灯光调暗一点,或者找个比较昏暗的角落。

我们的工作空间里,有四个会影响到工作状态,又能被我们着手改变的因素:

  • 杂乱无章的工作空间
  • 工作空间是太局促,还是够宽敞
  • 工作空间是否能让我们轻易从桌边站起来,经常性地活动身体
  • 工作空间里是否有体或视觉效果能为我们的心理能量充电

对自己的办公空间做下列改变,可以有效帮助你实现“高效两小时”:

  • 清理杂乱无章的东西。在心理能量不足以做某些难度较高的工作时,你就可以清理它们,比如说下午或傍晚。如果你没时间清理,就把它们挪到看不见的地方。(我经常挪东西,挪得找不到……)
  • 把你的电话、水杯和其他与工作相关的物品放到桌子的四个角上,这样当你拿它们的时候就必须伸展身体。
  • 不要在桌子边坐太久。一到两个番茄钟(50分钟以内)是比较合适的选择。
  • 通过各种方式,让你的工作空间变得个性化,尤其推荐摆放点植物或者水景画。不过记住不要往桌子上添加更多杂乱无章的东西。

6、什么策略适合你

《每天最重要的2小时》讲了一系列策略来帮助我们打造自己的“高效两小时”,但可能渐进的改变更适合我们自己,所以请思考下,什么策略适合你。

对我来讲,觉察点的概念影响最大,之前我常常说既要低头走路又要抬头看路,但在行动细节上一直没什么可以言传的方法,现在有了觉察点,太好啦。

管理心理能量也很有用,我自由职业后,经常会被一些事情搞得心情波动较大,影响工作,这个策略让让我知道浏览网页、看负面评论等等事情,都是要在做重要事情前竭力避免的。

关于干工作环境,我现在在家办公,噪音、光线工作空间都可以控制。不过我的工作空间实在是足够杂乱无章……是时候要改变一下了。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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安晓辉

微信公众号:程序视界(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。