一个采购人员专不专业,就看他懂不懂这些操作流程

采购管理包括采购战略规划需求管理采购计划供应商管理、报价与谈判采购合同管理采购库存控制采购绩效管理等内容。(点击小标题查看专题)

供应商开发

供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式:
(1)各种采购指南。
(2)新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。
(3)各种产品发表会。
(4)各类产品展示(销)会。
(5)行业协会
(6)行业政府统计调查报告或刊
(7)同行或供应商介绍。
(8)公开征询。
(9)供应商主动联络。
(10)其他途径。

1

供应商开发流程

(1)寻找供应商
(2)填写供应商基本资料表。
(3)与供应商洽谈。
(4)必要时作样品鉴定。
(5)供应商问卷调查
(6)提出供应商调查评核之申请。

2

采购计划编制

1销售计划
(1)公司于每年年底制订次年度之营业目标
(2)业务部根据年度目标客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。
2生产计划
(1)生管部根据销售预测计划,本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。
(2)控人员根据生产预测计划,BOM、库存状况,制订次年度之物料需求计划
(3)各单位根据年度目标,生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。
3采购计划
(1)采购部汇总各种物料、物品之需求计划。
(2)采购部编制次年度采购计划。

3

价优势掌握

以下状况、采购部应加强与供应商议价
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时。
(2)采购频率明显增加时。
(3)本次采购数量大于前次时。
(4)本次报价偏高时。
(5)有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
(6)公司策略需要降低采购成本时。
(7)其他有利条件时。

4

国内采购作业

1询价、议价
(1)采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。
(3)专业材料、用品或项目采购部应会同使用部门共同询价与议价
(4)采购议价采购交互议价之方式。
(5)议价应注意品质交期服务兼顾。
2呈核及核准
(1)采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
(2)标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。
(3)采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。
3订购作业
(1)采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话传真形式确认交期。
(2)若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。
(3)采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
4验收与付款
(1)依相关检验与入库规定进行验收工作
(2)依财务管理规定,办理供应商付款工作。

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国外采购作业

1询价议价
参照国内采购作业方式进行。
2呈核及核准
参照国内采购作业方式进行。
3订购作业
(1)采购部接获核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以传真E-mail形式确认交期
(2)需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。
4进口事务处理
(1)依国家法规办理进口签证
(2)办理进口保险与公证。
(3)进口船务安排。
(4)进口结汇
(5)依国家法令申办进口税
(6)提供提货文件
(7)办理进口报关手续。
(8)报关
(9)公证。
(10)退汇。

6

成本分析项目

成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括以下项目
(1)直接及间接材料成本。
(2)工艺方法。
(3)所需设备、工具。
(4)直接及间接人工成本。
(5)制造费用外包费用
(6)营销费用。
(7)税金
(8)供应商行业利润

7

进货验收之规定

供应商提供之物料,必须经过本公司仓库品管采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:
(1)确认订购单
(2)确认供应商
(3)确认送到日期
(4)确认物料的名称与规格
(5)清点数量
(6)品质检验
(7)处理短损
(8)退还不合格品
(9)物料标识

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