追求卓越前,请先学会高效管理时间

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如果把你一星期的时间看作是七个桶的容量,你在没有计划的前提下使用这些桶,并且用些小鹅卵石和沙子,或是任何你走在路上遇到的碎片来装满你的桶,很快,你的桶将没有空间来装那些有价值的Big Rocks(可理解为大石块)了。你的桶被装满的速度比你想像中还快,而且一旦你的桶全被装满了,你也就不能再改变什么了。你不可能得到更大的桶。

其实,我们应该做的事是先把Big Rocks放进桶,接着再把用小鹅卵石和沙子放在其旁边。

那些Big Rocks就像征着你这星期主要要做的事。举些例子,开设一个新网站,去健身房,与家人共享天伦,实现自己的梦想,都是Big Rocks。这些Big Rocks老是被一星期一星期地推延——我们的生活被填满得太快,在我们发觉时,一星期就已经过去了,而那些Big Rocks仍旧被放在一边,没有被动过。

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事先做好你下一周的计划,先放安排你的Big Rocks。这是和MITs(意指一天当中最重要的事情)相似的一个概念,就是把范围由一天变成一周。Big Rocks是你这周的MITs。

这也就是我们今天要推荐的大石头理论,讲的是先做最重要的事情,然后在这些事情的间隙做比较不重要的事情,以使效能达到最高。

伯利恒钢铁公司总经理西伯韦,为了改变自己公司效率低下的状况,向艾维·莱德拜特·李提出买一套思维对策的要求,以便能在较短的时间里做完较多的工作。李说:“好!我10分钟之内教你一套至少可以提高效率50%的方法。”

李给了西伯韦一张纸之后接着说:“把你明天必须做的重要工作记下来,按重要程度依次编上号码。早上一上班,马上从第一项工作做起,直到做完为止。再检查一下安排的次序,然后开始做第二项工作。如果有一项工作需要做一整天,也没有关系,只要是最重要的一项工作,就要坚持做下去。如果你不建立某种制度,恐怕自己也搞不清楚哪项工作是最为重要的工作。请你把这个办法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做了之后,让你公司里的人也照样做。你愿意试多长时间都行,然后送张支票给我。你认为这个办法值多少钱,就给我多少钱。”

西伯韦实行了一段时间之后,认为这个办法很有用,于是填了一张25000美元的支票送给李。后来西伯韦坚持使用这个办法,在短短5年的时间里,伯利恒钢铁公司发展成世界上最大的钢铁生产企业之一,多赚了几亿美元。西伯韦成了世界著名的钢铁巨头。

后来,西伯韦的朋友问他,为什么给这样一个简单的点子支付这样高的报酬?西伯韦提醒他的朋友注意:这是他学过的各种办法中最有益的一种,这是公司多年来最有价值的一笔投资

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前英国首相撒切尔夫人,对抓住重点也有深刻而简洁的见解。有人问她:“在日理万机的情况下还能照顾好家庭,你的秘诀是什么?”她答复说:“把要做的事情按轻重缓急一条一条列下来,积极行动,做好之后,再一条一条删下去就成了!”

一位管理学教授曾这样深入浅出地讲解了抓住重点至关重要的道理。

在课堂上,管理学教授拿出一个广口瓶,将一堆鸽子蛋大小的石头一块一块地放进去,直到装不下为止。然后问大家:“瓶子装满了吗?”

大家回答说:“满了。”

教授又拿出一小桶黄豆大小的小石子,一边往瓶子里装一边摇晃瓶子,小石子从大石头缝隙中都挤进去了。教授又问:“瓶子满了吗?”

这次大家提高了警惕,有的说:“瓶子可能没有满吧?”

教授这时又拿出一小桶细沙子,又是边倒边摇晃瓶子,细沙全流进大小石头之间的缝隙中去了。教授又问:“瓶子满了吗?”

这次大家齐声回答说:“没有满。”

教授笑着说:“很好。”说着又拿出一小桶水倒进瓶子里,直到水从瓶口溢出为止。

教授又问大家:“这个实验说明了什么?”

多数人回答说:“说明不管你的计划安排得多么满,只要再努一把力就可以多塞些东西。”

教授说:“你们的回答不是完全没有道理,但不是我要表述的。这个实验告诉我们:如果不首先把大石头放进瓶子里,瓶子的空间被其他小东西占满以后,再努力你也放不进去大石头了!你生活中的‘大石头’是什么呢?不管是什么时候,请记住,一定首先放进‘大石头’,就是说一定要首先做好最重要的工作。”

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为了更好的运用时间可以采取以下做法:

1.做一个列表:在每周的刚开始——星期天晚上或是星期一早上,写好你希望在这周完成的Big Rocks。这些事必须是十分重要的,如果你回顾一周,当你提到这些事时,你会为完成它们而感到骄傲。你要确认这些事不仅包括工作,而且其中的一些与你将来的人生目标和梦想有关的事情。

2.使列表简短:一开始,只要4-6件事,你不需要使着去做10件或是更多,特别是刚开始的时候。以后,你可以更好地判断你一周到底能做多少Big Rocks,但是现在,只要一天一件就行。

3.安排要做的Big Rocks:看看你的一周时间表。如果你还没有,就写一张或是从网上下载一份。先在其中写出已经安排好的约会。现在把你的Big Rocks安排到时间表里。试着把它们安排在一个你知道你能完成的时间段里,而不是一个原本就十分忙碌的时间段,或是在两个会议之间很短的休息时间。要让你自己有时间去完成它们。

4.要给随时遇到的小事留时间:如果可以,不要把时间表的空闲时间也安排满。每天早晨,看一看你的时间表并且确认当天要做的Big Rocks。那是你的当天MIT。如果有其他不是太重要的事,你可以把它们安排在时间表里,但是不要太多。一个安排得太紧的时间表容易自我挤压,就是说,当做前一件事花去太多时间的话,会把之后要做的事往后推延。

5.尽早做Big Rocks:如果可以,把你的Big Rocks中的第一件事安排在早上。尽量不要把它们安排在每天的最后,因为在那个时候,会有一些突发事件,而你的Big Rocks经常会被延后。先做Big Rocks,则你就有大量剩下的时间去进行忙碌的工作

6.为自己骄傲:当过完一周,回顾一下。如果你完成了一些或是全部Big Rocks,你会感到高兴并为自己骄傲。那种感觉真的很好。

这些简单的方法是怎么让你更有效率的呢?效率并不是指你做了很多事,而是指你完成了多少重要的事。如果你整天为那些琐事而忙碌,的确,你很忙,你也做了很多,但是你到底完成了什么呢?当我们回顾一周的时候经常会说,「我没完成什么大事,但是我真的很忙碌。」

这个方法是教你怎么完成重要的事。确实,你会不得不为那些小事担心,但是当你在每个周末回顾一周的时候,你会觉得自己变得有效率了。

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