如何高效利用碎片化时间,提高工作和学习效率?

新的一年开始了,你是否依然每天早起,拼命挤进地铁,掏出手机,用通勤时间听些课程,或看本书,然后匆忙汇入人群,走进写字楼,开始一天的工作

你的工作依然繁忙而琐碎,手上的方案还没写完,老板又要你交报告,接着,电脑屏幕上突然跳出的资讯提醒打断了你的思绪。

或者,你是一位小有成就的管理者,每天把工作安排得满满当当,连午休时间都要用来回复信息、批阅文件,依然觉得时间不够用,却感到疲惫不堪。

结束一天工作的你身心俱疲,却回想不起自己到底学了哪些知识,完成了哪些工作,然而还是不自觉地刷起了手机……身处“碎片化时代”的你,还好吗?

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碎片化是指完整的东西破成诸多零块。在社会发展的转型时期,社会分工进一步细化,经济科技文化等领域的发展呈现出专业化、快速化的趋势,整个社会就会出现碎片化的特征。

信息化进程中出现的智能工具是碎片化产生的直接原因,而日益细化的社会分工又加快了碎片化的发展。

你会发现,你的时间、学习、工作、社交都被碎片化了。你很难有大量完整的时间去进行系统的学习,但零零散散地听了很多课程,看了很书,还是觉得自己一无所获。你在工作过程当中,可能还得回复各种信息,导致精力分散,效率低下。甚至,工作任务之间的转换也会消耗你的时间和精力。

磨刀不误砍柴工,但用对方法却能事半功倍

(点击标题,获取“体系化碎片式学习”技巧)

在当今这个快节奏的社会中,职场人士已经很难有大量完整的时间用于深度学习,所以只好退而求其次,选择利用“碎片化学习”来充电,提升自己。

但是,时间和学习内容都碎片化的情况下,要如何进行学习,才能避免做无用功呢?你可能需要“体系化碎片式学习”:

第一步:定一个你的应用目标

这个目标3个月的也行,1年的也行,不要去担心这个目标万一不是自己想要的怎么办。因为定这个目标最大的价值不在目标本身,而在于以这个目标为导向,实现知识能力的融会贯通。

没有目标,就会永远停留在浅层学习上。每天刷着知乎、听着得到,看似好像什么都懂,实则啥都不会!

第二步:建立你的个人知识体系框架

从应用目标出发,分解出实现这个目标所需的知识,并组织为一个系统的框架。能否构建出一个应用导向的知识体系,是碎片化学习是否有效的基础。

没有这个框架,即使是整段的学习,你的知识也会是零散的。想想你的大学经历,学了四年,你能告诉我你的知识有体系吗?

第三步:碎片化输入、体系化积累

知识体系有了后,无论学习时间多么短、学习内容怎么碎片,你都可以根据应用的需要,将碎片化的输入内容,系统地填充在知识体系的相应位置。

有的时候,哪怕是完整的学习内容,你也要将知识打散,再分别填充到你自己的知识体系中去。

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把时间管理好,才能在工作中游刃有余

(点击标题,获取“时间管理:高效工作,享受生活”的技巧)

工作被碎片化工作内容繁琐是个无法避免的事实,你每天还可能要面对许多意想不到的突发状况,打断自己手头的工作。

那么,你应该如何管理时间,合理安排工作,从而提高工作效率呢?

麦肯锡资深合伙人洛威茨在在《麦肯锡思维》一书中提到:从重要的事情开始完成,把间隙的时间和精力留给其他事情,这就是做事情应该的次序。

1.一次处理好文件,不要花时间在开启邮件上。
2.不要浪费时间在接听电话上(一次性回电)。
3.按照优先原则列出每日要做的事,分配工作。
4.用80%的时间来聆听顾客意见
5.不要拖延时间,立刻去做。
6.有效管理时间,先完成优先项目
7.树立目标与优先计划
8.不要抱怨,尽量适合实际情况,保持耐心。
9.档案管理系统-----找文件,访问记录,访问后的跟进措施,整理档案一次只做一件事。

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出色的管理者,都会留点“动机时间”

(点击标题,获取“管理者时间管理”技巧)

现代管理学之父彼德·德鲁克说过:你不能管理时间,便什么都不会管理。

管理者容易犯这样的错误:用各种活动把一天的时间表排得满满的,以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况,管理者就不得不放弃计划中的工作,来处理突发事件,而今日未完成的工作,就必须加进明日的工作表中。

工作是一场马拉松,而非短跑,如此给自己加压,管理者坚持不了多久。

因此,管理者应每天留些“机动时间”,即使没有发生突发事件,管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题;或与员工联络一下感情;也可休息一会,考虑一天工作中的得失等。这样,管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作。

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  • 图片来源:全景视觉
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