和领导沟通前,你必须知道的4个原则

01、与领导沟通,也是一门技术

进入职场十多年,我有一个很好的记录:

几乎跟所有曾经的领导都成了朋友。

他们中有张罗着给我介绍对象的,有钱给我买房的,有给我介绍客户的,有跟我合伙创办公司的。

不仅如此,我在做企业管理咨询项目时,也会经常被客户项目组的人请去帮忙跟他们的领导做沟通

他们经常跟我说的话是:“我们领导比较听您的,这个事您帮忙沟通下呢。”

一直以来,我都没觉得这是一项多么特别的能力,就好像鱼在水里游泳,感觉就是一件自然而然的事。

直到2016年底创办了YouCore,不停地看到各类“如何跟领导交流”、“如何跟领导汇报”的咨询问题后,我才意识到这可能还真是一项挺特别的能力。

于是,我将自己这10多年来跟不同领导沟通的情况好好梳理了一遍,整理了一份与领导沟通的心得。

不过,在参考这份心得的时候,你如果能更多关注与领导沟通的基本原则,而不是各种小技巧就更好了。

技巧是无穷无尽的。以与领导沟通而言,你咨询100个人,至少能听到200种技巧。

不过,无论沟通的技巧多么纷繁复杂,万变不离其宗,真正有效果的沟通技巧,本质上都必然遵循着沟通的基本原则。

02、沟通的四大原则

沟通的定义之一是:不同的行为主体,通过各种载体实现信息的双向流动,形成行为主体的感知,以达到特定目标的行为过程。

因此要做好与领导沟通,本质上就要从沟通的三大要素(行为主体、信息、通道)出发思考,让每一个要素都发挥出价值

① 针对“行为主体”,要明确领导的意图;

② 针对“信息”要素,做到“有效编码”和“充分解码”;

③ 针对“通道”要素,要选准最佳通道。

一切与领导沟通的技巧,都无外乎是这四大原则的运用。

① 「明确意图」原则:针对行为主体。

② 「有效编码」原则:针对信息的传递。

③ 「充分解码」原则:针对信息的接受

④ 「选准通道」原则:针对信息通道。

掌握了上面四个与领导沟通的基本原则后,你就不会迷失在无穷无尽的“沟通技巧”中了。

下面,我们一起来看下具体怎么运用这四个基本原则。

03、原则1:“明确意图”

怎样才能做到在沟通中,更有效地明确领导的意图呢?

方法有三种:

① 你要在沟通前,也就是平时要多多积累对领导的了解;

② 沟通中,要多去想为什么领导会这么说,要这么做;

沟通结束前,一定要记得确认你对领导意图的理解是否正确。

▼ 一、积累了解

和很好的朋友沟通,几乎不存在沟通不好的情况,你们每次都能准确地理解对方想要的东西。

之所以能做到这点,就是因为你们已经很了解对方了。

因此,如果你平时注意积累领导的利益关注点、喜好、性格、背景等信息的话,就会对领导有更多了解,也就更容易在沟通时领悟领导的意图了。

▼ 二、多思多想

除了平时要注意多积累对领导的了解,每次在跟领导沟通时,你还要多思多想,多揣摩领导的真实意图。

具体如何做呢?

最好的方法之一,就是在脑海中不断地自问“为什么”。

比如,领导跟你沟通一个市场活动的策划安排时,你就需要在脑子里自问一系列问题:

“领导为什么要办这次市场活动?”,“领导为什么会选择这个地点?”,“领导为什么要选择这个时间?”,“领导为什么让我负责这次市场活动?”等。

这样自问多了后,对领导的意图也就领悟得越来越准确了。

▼ 三、确认意图

每次沟通结束前,一定要对领导的意图做确认。

正常情况下,你可以这样开头:“领导,我理解这件事您最主要的目的是……您看我的理解有没有偏差或遗漏的地方?”

这么做的好处有两点:

① 能纠正你对领导意图理解的偏差;

② 能让领导感知到你理解他的意图了,这样在后续的沟通中,领导会更容易接受和认可你。

在明确领导意图之后,你还要很好地编码信息准确地给领导传递你的意思。

04、原则2:“有效编码”

怎样编码信息才能更准确地传递你的意思呢?

质量信息编码必须同时做到下面三点。

▼ 一、从领导的视角编码

无论你的沟通目标是什么,在跟领导沟通时,一定要第一时间让领导感知到他的意图被满足了或会被满足,这样领导的态度行为才会跟你的沟通目标一致。

因此,你传递给领导的信息,一定要从领导的视角进行编码,而不是你的视角。

个例子:

领导要参加一个会议,安排你订一家离会场近的酒店。但会场周边的酒店都被订满了,你费尽心思找了很多朋友帮忙最终才订到了一间房。

假如你跟领导汇报这件事,你的沟通目标是想凸显自己这次的辛苦和功劳,因此你可能会按下面的方式编码信息。

“领导,这次房间太难订了,我将周边的所有酒店都问遍了,结果没有一家有空房。没有办法,我找了一个在当地做旅游的朋友,让她帮忙,结果她也没办法。后来……”

采用这种信息编码方式的话,领导听了几分钟,可能会理解成你没订到房,这会儿正想法设法地找借口呢。

因此,领导不但接受不到你想传递的“辛苦和功劳”,还很有可能训你一顿:订个房这么点的事,你都做不好,你还能干什么呀你!

从领导的视角重新编码这段信息的话,你可以改成下面这样。

“领导,您的酒店订好了,具体信息我发到您微信上。不过这次房间还真不好订……”

这么编码的话,领导第一时间就感知到他的意图被实现了,也就更有可能认可你的辛劳。

▼ 二、按领导的喜好编码

领导的性格不同、喜好不同、背景不同,对信息的解码方式也会有所不同。

比如,有的领导喜欢言简意赅,有的领导喜欢详细说明,有的领导只愿意听结果,有的领导喜欢事无巨细的了解。

因此,哪怕汇报的是同样的事情,最好也能根据不同领导喜好的解码方式,对信息做不同的编码,靠“一招鲜,吃遍天”是行不通的。

▼ 三、适时调整编码

信息编码好传递出去后,要注意观察领导接受信息后的反馈,以确定信息编码的效果。

你可以观察领导的表情和动作,比如领导的眉头是不是皱起来了?领导是不是开始心不在焉了?

一旦领导的反馈表明他接受的信息有偏差的话,就要适时调整信息编码方式了。

05、原则3:“充分解码”

接下来,我们需要关注如何充分解码接受到的信息

在接受领导的信息时,如何才能做到充分解码呢?

你只要把握好3个关键就可以了。

▼ 第一个关键是:“倾听”

在接受领导的信息时,你首先要好好地倾听和记录,避免急于做表达,哪怕有困惑或质疑的地方都先忍着,你可以先记下来,等领导把话说完后再统一确认。

为什么要这么做呢?两个原因:

◆ 原因一:你只有专心致志地倾听,才有可能接受尽可能多的信息。

当然这里的“倾听”,不仅仅是用耳朵听,它还需要去你接受声音之外的动作、表情等。

◆ 原因二:在领导没有全部表述完成前,你可能会理解错领导的意思,这时贸然表达,反而会引起领导的不快。

▼ 第二个关键是:“组织

有些领导在传递信息时,因为时间紧或者自己也还没想得太明白,会存在讲得不清楚、信息有遗漏等情况,

因此在接受信息时,不能只是像复录机一样,将领导说的话原封不动地记录下来,而是要重新结构化地组织接受到的信息。

▼ 第三个关键是:“复述”

等领导讲完后,你务必要跟领导复述下你接受到的信息,以根据领导的反馈修正偏差

一般情况下,你可以这么复述:“领导,根据刚刚30分钟的沟通,我理解您一共讲了3点。

第一点……第二点……第三点……您看以上这三点有没有遗漏或有偏差的地方?”(这个复述方法为表达中的一个小技巧,想快速提高表达水平可在公众号回复“2025”查看)

通过倾听、组织和复述,你就可以充分解码接受的信息了。

最后一个要关注的原则就是如何选择沟通通道了。

06、原则4:“选准通道”

怎样选择通道,以及选择怎样的通道与领导沟通效果才更好呢?

有两个基本的选择标准

▼ 一、根据沟通目标选择

沟通目标不同,最合适的沟通通道可能就会不同。

我们每个人跟领导沟通的具体目标可能都不同,但大致可以归纳为四类。

① 第一类,情感联系

涉及到人类情感的交流,面对面交流永远都是效果最好的。

因此,如果沟通目标是为了跟领导建立更好的情感联系,那么只要条件允许,就尽量面对面沟通

② 第二类,信息传递

这类沟通目标传递的信息大多是事实、客观意见等,而且只要领导接受到即可,无需领导作出特别反馈。

因此采用邮件、电话,或者钉钉微信沟通工具远程交流即可,没有面对面沟通的必要。

③ 第三类,获得领导理解或认同。

这类沟通目标相较信息传递,不仅要让领导接受到自己传递的想法、主观意见等,更需要根据领导的提问、质疑等反馈做出合适的解释

因此,这类沟通目标就需要面对面的交流方式,至少也要可互动的视频形式。

④ 第四类,说服领导。

这类沟通目标比获得领导理解或认同需要更多的互动,以及言语外的信息交流,因此面对面的方式是最佳的。

▼ 二、根据沟通内容选择

除了需要根据沟通目标选择沟通通道外,沟通的内容对通道的选择也有影响。

如果沟通内容包含的信息较少,那么选择电话、微信等沟通通道比较方便。

如果沟通内容包含的信息很多,那么选择当面汇报、邮件等沟通通道更为合适。

07、来个小结

篮球运动中有个不成文的“传接球理论”,只要发生传接球失误,这个失误一定记在“传球人”身上。

领导的沟通同样如此,没有不好沟通的领导,只有不会沟通的下属。

明确了领导的意图,对领导的信息能够充分解码,领导与你沟通就会很顺心,如沐春风。

清楚了领导的意图,能够有效编码信息,选准了通道,你传递的信息自然是领导想听的,你也就更有可能进一步让领导认可和接受你的信息,甚至按你的意图行事。

我们每个人面对的领导的性格和背景可能都不相同,跟领导沟通的具体场合更是各不相同,各种沟通的小技巧也学之不尽,

但只要掌握了跟领导沟通的四个基本原则,无论是接受领导的指示、跟领导汇报,还是跟领导讨论问题,你都会游刃有余。

  • 图片:全景视觉
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