卓有成效的管理者,终生受用的自我修炼佳作

如果你是知识工作者,此书必读。如果你是管理者,此书必读。如果你正被不称职的领导管理,此书必读。

这本是德鲁克管理经典——《卓有成效的管理者》

这本书是几十年前的经典,经住了时间的考验,值得一读再读,常读常新,它可以帮助我们发现管理的本质,找到管理团队自我管理的根本性原则和方法。

今天我只简要介绍书中内容,包含下面8部分:

  • 什么是管理者?
  • 什么是有效性?
  • 卓有成效的5要素
  • 掌握自己的时间
  • 我能贡献什么
  • 发挥人的长处
  • 要事优先
  • 有效决策

别害怕,接下来的内容都是要点、干货,并不是很长,5分钟就可以看完。

(1)什么是管理者?

第6页对管理者有一个简单的界定:

在一个现代的组织里,如果一位知识工作者能够凭职位知识,对该组织负有贡献的责任,因而能实质性地影响该组织的经营能力及达成的成果,那么他就是一位管理者。

第8页再次说明了《卓有成效的管理者》一书中“管理者”一词的含义:

在本书中,“管理者”一词,将泛指知识工作者经理人员和专业人员,由于其职位和知识,他们必须在工作中做影响整体绩效和成果的决策

可以对照看下,你是不是“管理者”。

(2)什么是有效性?

第6页对有效性,有一个简单解释:“做好该做的事情”。

第19页有一个澄清:所谓有效性,就是使能力知识资源能够产生更多更好成果的一种手段。

有效性表现在以下三个方面:(1)自己的工作,包括工作内容、工作水准及其影响;(2)自己与他人的关系,包括对上司、对同事和对下属;(3)各项管理手段的运用,例如会议报告等。

(3)卓有成效的5要素

一个卓有成效的管理者,必须做到下面 5 要素:

  • 有效的管理者知道他们的时间用在很么地方。他们所能控制的时间非常有限,他们会有系统地工作,来善用这有限的时间。
  • 有效的管理者重视对外界的贡献,为成果而工作。
  • 有效的管理者善于利用长处,包括自己的长处、上司的长处、同事的长处和下属的长处。
  • 有效的管理者集中精力于少数重要的领域,取得卓越成果。
  • 有效的管理者必须善于做出有效的决策。

这是《卓有成效的管理者》这本书的主题,接下来我们一一介绍上述5个要素。

(4)掌握自己的时间

有效的管理者,通过下面三个步骤管理时间:

  • 记录时间。时间是最重要的制约因素,必须先清楚自己的时间用在了什么地方,所以要记录时间。可以自己记录,或者让秘书记录。记录时间的关键,是当时记录,而非事后回忆。
  • 管理时间。有了时间日志,就可以诊断,就可以管理。管理可以从三个方面着手:a)找出根本不必做的事情,不做;b)找出可以由别人做的事情交付给别人;c)找出自己产生的浪费(浪费别人的时间)。
  • 统一安排时间。经过了时间记录和管理,高级主管大概会有1/4的自主时间。这部分时间,要集中成块来使用。时间分割成许多碎片,等于没时间。

(5)我能贡献什么

“对我服务的机构,在绩效和成果上,我能有什么贡献?”这是有效的管理必须经常自问的问题。然而大多数管理者都更重视勤奋,忽略成果。

没有成果,就没有有效性,就没有贡献。

一般机构对成效的要求往往表现在以下三个方面:

  • 直接成果;
  • 树立新的价值观及对这些价值观的重新确认;
  • 培养与开发明天所需要人才

管理者要想做点贡献,就必须在这三面下功夫。

注重贡献,还可以使专业人员的工作卓有成效。对专业人员来讲,注重贡献,意味着他必须使自己的“产品”——即他的知识——能为别人所用。如果一个人的产出不能被他人所用,那他就没有贡献,他就没有成效。比如一位程序员,如果他的代码没有任何人使用,不被集成在任何产品中供客户使用,那他的工作就毫无贡献,也毫无意义。

团队中注重贡献,可满足下列四项基本要求,利于构建有效的人际关系

(6)发挥人的长处

管理者要实现目标,必须用人所长——用其同事之所长、用其上级之所长和用其本身之所长。

要用人所长,有四个原则:

  • 卓有成效的管理者不会将职位设计成只有上帝才能胜任。
  • 职位的要求要严格,而涵盖要广。
  • 先考虑某人能做些什么,而不是先考虑职位的要求是什么。
  • 用人所长的同时,必须容人之短

卓有成效的管理者还要充分发挥上司的长处。这分为两方面:

  • 了解上司究竟能做什么,有过什么成就,怎样发挥他的长处以及需要自己做什么。
  • 了解上司的行为风格、做事方式

卓有成效的管理者还要充分发挥自己的长处。

(7)要事优先

卓有成效的秘诀就是集中精力,把重要的事情放在前面想做,而且一次只做好一件事。

要做到这点,第一原则就是摆脱已经不再有价值的过去。要经常检视一切的方案、活动和任务,问一问:“这件事现在还有继续做的价值吗?”没价值就停手,把时间和精力转移到更为有效的任务上。

第二个原则就是慎重考虑事情的先后次序,识别要事。这里面的主要困难不在于哪件事优先,而在于:什么事情可以暂缓。很多管理者往往不能确定哪些事情可以暂时不做,并且能把这一决定坚持到底。

以下几条原则可以帮助确定优先次序:

  • 重将来而不重过去;
  • 重视机会,不能只看到困难;
  • 选择自己的方向,而不盲从;
  • 目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。

(8)有效决策

有效决策的5个要素:

  • 要确实了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。
  • 要确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,应找出问题的“边界条件”。
  • 仔细思考解决问题的正确方案是什么,以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受
  • 决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。
  • 在执行的过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。

这5个要素,对我们个人做决策也适用。

了解了决策的5要素,要做出有效决策,还需遵循4点:

1、从假设出发,而非事实。因为我们搜集事实,往往是心中已有结论,去搜集用于证明结论的事实。我们承认自己的决策是从假设出发,假设是可以验证的,验证为真,则可以继续,为假,就可抛弃。

2、明确标准,包括问题本身的衡量和决策的衡量。有效的管理者一定要求先有若干种不同的衡量方案,再从其中找选取最适当的一种。

3、注意反面意见的运用。反面意见可避免决策者沦为组织的俘虏,可以提供决策所需的“另一方案”,可以激发想象力

4、问问自己:是否真需要一项决策

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安晓辉

微信公众号:程序视界(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。