用个人看板聚焦关键要务,避免拖延

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如果你和我一样,经常有以下体会:

  • 经常不知道自己在做什么
  • 时不时会忘了要做什么
  • 经常觉得没时间
  • 隔三差五就有一些事情延期

可以试试个人看板这个工具。

看板最初是丰田汽车公司于20世纪50年代从超级市场运行机制中得到启示,作为一种生产、运送指令的传递工具而被创造出来的。看板通常有下面3种作用:

使用看板管理方法,可以在同一道工序或者前后工序之间进行物流信息流的传递,保障JITJUST-IN-TIME,最佳生产时机)生产方式的顺利进行。下面是一个JIT看板:

看板最初用于工业企业生产管理,后来被广泛运用于销售敏捷软件开发信息化等各种领域。我们可以简单地将看板理解为一种可视化管理工作任务和流程的方法,并将其改造为个人看板,运用在个人事务的管理上。

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个人看板主要使用看板的可视化管理功能,具有如下6种重要作用:

  • 让隐藏的工作无所遁形,解决不知道时间去哪儿的问题
  • 理清正在处理的工作,解决不知道自己在做什么的问题
  • 可视化所有工作,解决不知道要干什么的问题
  • 聚焦重要事务,保障有时间可用,促进按时交付
  • 工作状态可见,容易看到成果和问题,提升执行力改善绩效
  • 移动工作项时具备仪式感,能增强掌控感和自我效能感,促进持续行动

我们个人的事情,不像工业企业那样种类繁多、工序复杂,对应的看板也比较简单。下图是我自己使用的看板,我们结合它来讲讲个人看板怎么设计、使用。

如上图所示,我设计的个人看板把工作任务分为待办、进行中、就绪(内部完成尚未交付给客户)、发布(已交付给客户)四种状态,每种状态下面粘贴写了工作任务的即时贴。

粉红色的即时贴表示待办事项,浅蓝色即时贴表示正在进行的任务,黄色即时贴表示已经就绪的任务,绿色即时贴表示已发布的任务。

以我写作副业主题的书为例,序言、封面设计、每一个章节,都可以做成一个工作任务卡片(即时贴)。没开始做的事情,比如插画、推广计划等,贴在待办栏下面;正在做的,比如我现在(2019年5月7日)正在写个人看板这一小节,对应的任务卡片就贴在进行中这一栏;已经写完的章节,如第一章,粘贴在就绪这一栏下面;发布这一栏可以贴的,应该是在我这个环节来看已经完成的事情,比如“图书交稿”,目前书稿还没写完,这一栏空白。注意,每一张工作任务卡片上,至少要有任务简要描述和计划完成日期两项内容。

等书稿写完后,我的个人看板会发生变化,发布栏中会多出一个“图书交稿”的任务卡片,如下图所示:

通过上图可以看到,发布栏多了一张绿色的即时贴,表示图书已经交稿了,接下来进入出版流程,由出版社负责。此时针对写书这件事,待办栏应该是空白的了。但对做副业来讲,我们的活动应该是持续的,完结一个任务,就要思考围绕着目标还有哪些新的事情可做。对写书来讲,我的书稿提交给出版社,很快就会印刷出来,上市销售,为了让更多人知道我出版了这本书,我还需要做很多事情,比如“线下活动策划”、 “课程规划”、“宣讲”等,它们可以和纸质书形成有效互动,提升图书销量,扩大影响力

观察前面两张图,可以发现,进行中这一栏下面,都只有两张即时贴。这源自于我们的一个认知:同时开展的工作不宜太多。

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现在我们汇总一下使用个人看板的几个要点:

  • 写下所有在做的事情,而非只写重要的事。
  • 区分事情的状态,用不同颜色的即时贴表示。
  • 工作项状态变更时,选用颜色与状态匹配的即时贴重写任务,然后再移入相应状态栏。
  • 限制同一时间段的工作项不超过2个。
  • 只有当一项工作就绪或完成之后才能从待办列表中选择新的工作项开始工作。

注:看板可以像我这样用实体白板来做,也可以选用工具软件,比如领歌。

  • 图片:全景视觉
声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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安晓辉

微信公众号:程序视界(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。