弄不清这3点,你的工作就是「受累不讨好」

伟大的团队领导能让员工在脑海中栩栩如生地描绘个人成功的画面,但这还远远不够。心理学家阿尔伯特·班杜拉Albert Bandura)的一项研究证明:除了目标,反馈对于提升业绩也同样重要。

因此,团队领导应定期监督员工业绩,保证员工没有脱离目标,并提供及时和具体的反馈意见

值得注意的是,这其中包含着很多易被忽视的细节,需要注意方式和方法,以免引起员工抵触,造成“受累不讨好”的后果。

那么,团队领导在进行意见反馈和指导工作时应遵循怎样的原则?需要避开哪些“雷区”?让我们一起来看看“团队领导力思想家”帕特里克·麦克纳怎么说。

  • 作者:帕特里克·麦克纳,大卫
  • 来源:管理的常识(ID:Guanlidechangshi)

请注意,指导他人工作是一项活动,而非头衔或岗位,是你帮助他人达成自身潜能的过程,它要求你能正确判断何时干预,何时保持距离。

工作指导是在团队成员出现下列情况时应当启动的工作:

1)不清楚自己的职业路径
2)找你寻求建议、帮助、反馈意见或支持
3)开始承担新的工作任务或岗位职责
4)看起来沮丧或疑惑
5)看起来犹豫不决、不知所措
6)做事情前后不一
7)表达希望进步的渴望
8)工作表现在可接受标准之下
9)态度消极,拖自己工作的后腿,拖他人工作的后腿

指导别人工作的机会可能是临时突发的,需要较快行动以解决现有情况或防止问题发生,有很多挑战之处。

成功的团队领导学习如何在“太少”和“太多”之间游走。

01、指导工作8步走

以下是帮助你指导他人的基本步骤:

1)询问事情怎么样了
2)确定员工准备好接受工作指导
3)提问题来明确现实状况,提供支持和帮助
4)以合适的方式提供信息
5)积极倾听
6)帮助员工发现可行的办法
7)同意下一步行动
8)给予个人支持,树立对方自信心

1.询问事情怎么样了

你的目标是知道团队成员心里在想什么。

有益的问题一般如此开头:“××事情怎么样了?”或者“你觉得××事情是怎么回事?”

找到员工需要工作指导的预兆和线索,渐进式地进入正题。

2.确定员工准备好接受工作指导

“你有几分钟讨论下这件事情吗?你是否有兴趣谈谈发生了什么?也许我能帮忙。现在这个时间怎么样?还是你希望今天晚点时候再谈?”

如果一个员工提及若干问题,集中关注该员工最感兴趣或最为忧虑的一个问题。

让员工知道你一直在这儿,可以提供指引、想法或反馈意见

3.提问题来明确现实状况,提供支持和帮助

“你的进度怎么样了?现在的结果是什么?要确保我了解现状。你打电话给对方公司,问问去年我们交上去的文件……”

请斟酌词句,确保不会给员工太大压力,或暗示这是一种负面的行为

每句话的起头使用什么时候、什么、哪里、谁或者多少这样的词。

避免会导致负面反应的问题,一般开篇就是怎么回事或者为什么的问题容易让人处于防守状态。

4.以合适的方式提供信息

“我不知道这样是否有帮助,但我现在突然有了两个其他做法的建议。”

只给出必需的信息,帮助员工选择如何行动。

帮助员工解决重大问题也许需要你提供很多细节性的信息,而帮助员工寻找创意性的解决方法就只需要简单提点员工转换思路。

5.积极倾听

不要用自己的思路打断员工。

当员工跑题的时候,通过问问题拉回主题。这将帮助你们两个人都在轨道之上,又允许员工来引领讨论。

隔一会儿就总结一下你听到的内容。

6.帮助员工发现可行的办法

“你要采取哪些步骤来澄清现在令人困惑的状况?你还能想到其他什么办法?如果客户没有后备方案继续推进的话,是否影响你解决现在状况的方法?让我们一起看看各种选择的利弊。”

在员工结束陈述之前,避免发表你自己的观点,鼓励他大声表态。

问问可以考虑的主意,无论是大胆的想法还是务实的想法。

7.同意下一步的行动

“你的下一步是什么?什么时候你觉得能准备好?在完成任务的过程中,你觉得自己可能还会遇到什么困难?”

鼓励员工坚定行动的意志。搞清楚他已经完成的步骤和计划完成的步骤。

8.给予个人支持,树立对方自信心

“我见过你以前解决比这个更难的问题,你已经走了这么远,如果想谈谈的话,我在这儿。等下周二你跟客户见面之后,我再跟你碰一下。”

最后要表达出自己有兴趣一直帮忙,对同事解决问题的能力抱有信心,若需要你帮忙完成他们的工作目标,那就帮忙。

02、重要的一点是,知道何时不开展工作指导

如果你跟对方没有建立彼此尊重和彼此信任的关系,那你应当首先采取一些弥补措施建立信任,然后再提供工作指导。

在工作指导这种关系中,信任是最为重要的一个要素。但获得别人的信任并不是迅速或轻松的事情。

作为团队领导,你需要保持开放的心态、诚实的品格,对待同事言而有信、言行一致。

当你对某种状况很愤怒的时候,你不要指导工作,不管愤怒的理由是什么;

当同事被截止日期逼迫得十分忙碌的时候,也不要去指导工作。时间就是一切。

记住,只有你真真切切地关心员工并提供指引,工作指导的态度是动态的、向上的、有热情的、正面的、积极的时候,你关心多少,你工作指导的价值就有多少。

你需要一直表达自己信任同事的立场,特别是在提供关于改错或调整的反馈意见的时候。

如果你希望赢得员工让你指导工作的机会,你必须看到他的潜能,并表达自己对他可能取得的工作成就的信心。

在工作指导过程中一直被告知自己能够成功的员工,在选择有挑战性的工作目标时会变得更有自信

他们工作更努力,遇到困难坚持的时间更久。

丹尼尔J.芬欣(Daniel J.Fensin)是著名会计咨询公司BKB的主管合伙人,他说过:

我必须建立一种习惯,永远不争抢功劳。

我的合伙人找我寻求支持,我会尽可能帮助他们,指引他们,做他们需要我做的,无论是希望轻拍肩膀还是狠踢一脚。

你的位置就是给予他们需要的帮助。

如果他们取得成功,那是他们的成功。如果你挡了他们成功的道路,他们就不会相信你了。

03、提出改进意见,你需要避免这些误区

就算是最好的领导,告诉员工他们的行为或者工作业绩达不到标准,或者拖了团队后腿,没能完成他们承诺的工作任务,也是一件令人痛苦、十分困难的事情。

这些就是导致人际冲突、感情伤害、团队机能失调的罪魁祸首。

无论你提供的反馈意见是正面的还是需要改错调整的,提出反馈意见的方式应当有益于接受反馈意见的人,意见永远都要是“建设性”的。

提出建设性意见最有效的步骤是:

1)说明提出意见的目的

这样有助于确定反馈意见的重点,让对方明确你的目的。

2)描述你观察到的情况和你认为的意见

要具体、简短、明确,是某个行为、某个事项、某个事实,还是对对方某个观点的意见。

3)要双方同意下一步的行动

把这个作为行动计划,你愿意帮助对方让行动更有效。

4)总结你讨论的情况,然后表达你对对方付出的感激

接受批评意见与给出批评意见一样困难。

让对方知道你感谢他的开放性、他们讨论问题的意愿,还有他们愿意建设性地推进相应工作

如果你不是十分明白工作是什么样子的,你就不能找出工作应改进的地方,或提供有用的反馈意见。

永远都要集中关注问题本身、情况本身、工作行为本身,而不关注个人。

当行为发生时,一定要精确描述所处的情况。

例如:

“XX,今天早前咱们那个会议中,有三次……”不要使用“总是”和“从不”这样的词。

如果你说“XX,组会你总是迟到”,那XX会把这种评判当作人身攻击,然后自然处于对抗状态,试图证明自己正点到过。

总有不用人身攻击来提供改错或调整反馈意见的方法。只要传达得好,反馈意见能够绑牢关系、增进交流、解决冲突

04、小 结

优秀的团队领导应当知道自己的员工什么时候被推出舒适区

要是没有推陈出新的工作挑战,任何有才华的员工都会变得无聊并失去工作兴趣。

团队领导也需要为员工成功把握新挑战,在员工使用新技能之前应当提供演练和练习的机会。

但并不是对着员工发表如何有效开展客户会议的长篇大论,而是让他们自己有所思考。

不要将指导团队成员的角色限制在年度工作

利用简短的非正式交流时间非常重要——走廊上、电梯里,这样可以发现团队成员现在怎么样。

找机会把指导工作嵌入每次会议、每次对话,甚至是电话留言和电子邮件中。

使用比如和故事来解释工作理念和鼓励员工。讲讲别人达成工作目标的故事。

如果你寻求有人自愿承接某些项目或执行某项工作,要确保他们看到你站出来打了第一枪。

如果你要求别人改变行为,自己要成为第一个展现新动作的人。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
33+1
华章管理

机械工业出版社华章公司经管图书品牌。聆听大师的声音,追随智者的脚步。华章作为卓越思想的传播者,愿为你提供更全面、更优质的阅读服务。微信公众号:华章管理(ID:hzbook_gl),微博:华章经管