艾森豪威尔法则:高效能“十二时辰”

最近火了一把的热剧《长安十二时辰》,让“时辰”这一中国智慧传承的计时方式再次为世人所关注。

“时辰”蕴含了古人对时间的理解以及认知管理,东汉时期著名的“三余读书法”就充分体现了古人的时间观念。回到当下,我们在探讨高效能人士时,也都离不开时间的把控,把时间紧紧攥在手心,大概是时间管理的第一个目标

鲁迅先生说:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”是的,碎片时间的运用讲求积少成多、因时而宜,如此所能达成的效果亦非常惊人,但如若每日“十二时辰”的事务都安排妥当,也许就用不着费心去“挤”海绵了。

认识你的时间,只要你肯,就是一条卓有成效之路。

乔布斯斯坦福毕业演讲上说:“你们的时间很有限,所以不要将它们浪费在重复其他人的生活上。‘记住你即将死去’是我一生中遇到的最重要箴言,它帮我指明了生命中重要的选择。”

时间是一种特殊又宝贵的资源,高效能管理者从来不会为时间的安排而纠结。

德鲁克《卓有成效的管理者》一书中提到,要成为一个优秀的管理者,首先要管理好自己,而要管理好自己,最重要的是管理时间。

知识经济时代,效率比以往显得更加重要了,相应地,时间管理能力或许就是这个时代最重要的一项技能,因为它让你更具竞争力。然而我们都知道,时间本身是无法管理的,时间管理的本质还是做选择题,也就是怎样实现效能提升?艾森豪威尔法则是个不错的选择。

艾森豪威尔法则又叫十字法则或四象限法则或要事第一法则,这是时间管理领域最重要的法则。顾名思义,法则源自艾森豪威尔的十字时间计划:画一个十字,分成四个象限,分别是:重要紧急的;重要不紧急的;不重要紧急的;不重要不紧急的。根据需求把自己要做的事全部分类进去,然后集中精力优先处理最重要而紧急象限中的事情。

从上校参谋到五星上将只用了四年

德怀特·戴维·艾森豪威尔,美国第34任总统,陆军五星上将。他是格兰特总统之后第二位职业军人出身的总统。这让他的身上带着军人的显著特点,强而有力的执行力以及对时间的高度感知和理解。艾森豪威尔的一生充满传奇色彩,他曾获得很多个第一的荣誉。

1940年,艾森豪威尔还仅仅是个上校,1944年他晋升为五星上将,在全部10位美国五星上将中,艾森豪威尔的晋升如同坐火箭,要知道这条路,马歇尔用了近20年。

而同时艾森豪威尔几乎所有的上级都对他极为看重,十分赏识。康纳将军点评艾森豪威尔:“最有能力,最有效率,最忠诚的军官之一。”

那么,艾森豪威尔的工作秘诀是什么?他用什么妙法保证那些重要任务不被干扰并得以完美执行?

为了应付纷繁的事务,并且争取迅速处理而不贻误,每当艾森豪威尔即将执行一个计划时,他总会把那个计划拿给他的最善于吹毛求疵的批评家去审查。他的批评家们常常会将他的计划指责得一无是处,并且告诉他该计划为什么不可行。有人问他为什么要浪费时间将计划给一群批评家们看,而不把计划拿给那些赞同他的观点的参谋看。艾森豪威尔则回答说:因为我的批评家们会帮助我找到计划中的致命弱点,这样,我就可以把他们纠正过来。

效能:要事第一,先抓牛鼻子

艾森豪威尔法则告诉我们:做事前需要科学地安排。要事第一,先抓牛鼻子,然后再按照轻重缓急逐步执行,一串串,一层层地把所有事情拎起来。条理清晰,成效才能显著,切忌眉毛胡子一把抓。

就在上个月,笔者遇上一个难题,从月初的无序到月末的焦虑,整个月都在调整工作状态中度过,总是发现时间不够用,然百思不得其解,到底是哪儿出了问题?

于是我跑去和老板喝茶,意外的是老板没有直接解答我的疑惑,反而甩给我一堆问题:你有没有要写一篇工作报告,却一直在刷朋友圈?有没有要准备一份会议PPT,偏偏等到截止日期才通宵去做?有没有一直觉得哪里出了问题又一直找不到问题的所在?

……全中招……

个例子,有时我在检索一个关键词的时候,看到一个新闻,然后就点了进去,看完新闻后,似乎微博也要瞅瞅,转而去看微博,看完微博,再打开朋友圈,然后一上午就过去了,而我的关键词检索进度条却卡住了,早先拟好的工作只能往后推。

“那得提升效能了,所以为什么你还是跟一年前的自己一样呢?”老板意味深长地对我说。“作为管理者通常我是这么做的,想要高效能,先得把基础打好。”老板期待我接下来能够有效管理注意力:

1、选择一件值得聚焦的事情;

2、排除内外部的干扰;

3、找到注意力集中的最佳时长;

4、走神时,迅速把注意力拉回选定的事情上。

回到办公桌前,我再次打开德鲁克《卓有成效的管理者》,“有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到最稀有资源的制约。在我们称之为工作成就的生产程序里,最稀有的资源,就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。”

要提高管理者的能效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形,第二个步骤就是要做有系统时间管理

利用艾森豪威尔法则燃烧小宇宙

老话说的好:“自知是自善的第一步。”此刻,请你仔细地考虑一下,是什么偷走了你的时间?是什么让你陷入日复一日地压力和焦虑中?想明白这些问题,拿起纸和笔,按照艾森豪威尔法则,开始规划你的一天十二时辰。

按照艾森豪威尔法则,开始规划你的一天十二时辰。

首先,按照“要事第一”的法则,将所有事务分为四类:

  • 重要且紧急:需要尽快处理,最优先。
  • 重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,最应该偏重做的事。
  • 紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。
  • 不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

急迫之事通常显而易见,推托不得;也可能较讨好,有趣,却不一定重要。

笔者曾采访过某家具企业老板公司是国内几大家具OEM供应商之一。近两年来,出口价格被压得很厉害,受贸易摩擦的影响较大,同时国内的OEM订单也越来越少,工厂情况不容乐观。为了改变这种状态,老板决定自主品牌之路。开始的时候,一切都还是好好的。但后来随着公司为适应品牌运作需求而做了一系列管理调整,可是还没享受到调整的成果,企业的品牌效应还没打响,整个公司的经营已经变得一团糟。

在同老板的交谈中,笔者得知在转型的大潮中,他们也并不是盲目的去实践跟风,那么问题出在哪里?老板表示在整个决策过程中总结出来有三个问题等待解决:

第一,需要能够满足或者响应个别顾客个性要求(服务);

第二,需要开发新的产品和提供创新的服务(研发);

第三,需要解决既没有办法也没有人力来实现创意的问题(人才)。

我们尝试应用四象限思维法去归类,显然,提升服务应该放在重要且紧急(如果没有销量,一些都是空谈)而开发产品则应归属重要不紧急(研发创新应该作为潜在最重要的事情),人才储备放到不重要且不紧急(既然现阶段无法实现,不如用好现有人才)。

像这位朋友一样,许多OEM企业老板还是习惯靠直觉做决策。看似平稳有序,实则风险极大。未来老板们拼的是视野、资本整合能力,但管理能力是关键。以前野蛮生长的民营企业家,如果还企图用旧思维经营,结局可以想象

四象限思维法应用

管理者,需要具备宽视野与深思考。所以,分类并不简单。

集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气,要敢于决定该做和先做的工作。只有这样,你才能成为时间和任务的“主宰”,而不会成为它们的奴隶。

那么,四象限思维法除了作用于日常性工作中,对于企业决策战略有没有帮助?

“我们每天面对的选择越来越多,只要你是决策者,就必须做选择题,怎么做选择,做对选择?”汇川技术朱兴明认为:支持者只考虑做一件事情带来的好处,而反对者却强调做一件事情的坏处,然而,很少有人会去考虑不做一件事有什么好处?这就需要思维经常处在第一象限的人去审视第四象限的因素,思维经常处在第二象限的人则需要理解第三象限的内容。

  • 第一象限:做这个有什么好处;
  • 第二象限:做这个有什么坏处;
  • 第三象限:不做这个有什么好处;
  • 第四象限:不做这个有什么坏处。

无论怎么变化,四象限思维法仍然是3大步骤:记录时间认识自我、编制时间计划表、管理检查与总结。同样,这也是艾森豪威尔法则的精髓所在。

使用场景:艾森豪威尔原则分类法帮助我们按照一定的原则将每天所面对的事情进行理性分类,以实现效率最大化。同时该原则同样能够运用于目标管理。这个法则不仅适合于工作中,同样适合于生活中,还适合于对人生的规划。执行是最好的学习方式,方法再好不去使用也是无效的。分清主次,高效成事,依然是21世纪最大难题,诸君仍需努力。

  • 本文作者郁伟,世界经理人(www.ceconline.com)原创
  • 图片:全景视觉
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