关注高频活动中的效率提升工具

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前天晚上和一些朋友聚会,大家聊到了自我提升的话题。现代社会变化万千,碎片信息太多,要学习的知识太多,时间有限、精力有限,只有助于工具,先搜集再整理。

有朋友提出,在微信中看到一些信息和文章会转发给自己或者先存在各类云笔记,经常在找的时候也要花时间去翻。

我发现大家都花很大力气在节省时间,做时间管理,不断找新的效率工具。但很多人对自己高频使用的工具,使用却极为忽略。

而高频工具的充分使用是我们效率提高的关键。

这就和我们工作中一样,工作分很多环节,一个人在最高频活动中的效率决定了Ta的效率。我们在学习提升时却常常忽视自己高频活动的熟练程度,因为这部分工作我们总认为已经掌握差不多了,却花很多时间去关注些非高频的环节中的技巧,因为这一部分常是我们觉得新鲜,不熟悉的。

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以微信为例,现在微信的功能已经极为强大,但很多人只把微信做为聊天社交工具,很少想到利用微信强大的功能提高效率。

我并不算工具达人,但我发现以下几个常用的与效率相关的使用很多人根本没有用的:

1.建立几个个人群,像文件夹一样管理各类信息

设置几个自己一个人群聊,将群聊名字改成主题,设置不同的文件夹管理不同主题收集来的文章、信息

以我为例,我常用微信记录些短暂的灵感、各种微信上碎片信息的搜集,这些信息、文章往往都是都可以分门别类的管理的.

如果不加整理就直接丢入印象笔记之类笔记类工具,很容易放进去后成为仓库里,永远不去看的资料,资料越来越多,大部分人的笔记都越来越无效。

上周有同行猎头问我一个问题,其中涉及统计数据,我就将一篇2017年一家权威机构包含这组数据的文章转发给他,他当时很吃惊,问我怎么能迅速找到的,因为搜索这样的信息应该还是要花费不少时间的。其实因为这篇文章中的数据是经常被引用,我就放在了“猎头技能”这个文件夹里,很容易就找到了。

具体的方法,是微信右上角+点开——发起群聊——面对面建群——随便输入四位数字建个群——进入该群——你是这个群唯一的人,再把群聊名称改成你想要的文件夹名字就行了。

以后看到这个群聊(文件夹)主题的文章或信息又不值得收藏的可以直接先丢入这个群聊(文件夹)。这样在找一些信息时,就可以非常迅速在这个群聊(文件夹)里找了。

2.浮窗

不知道有多少小伙伴会用浮窗功能的,昨天和我一起吃饭的那些朋友就一位不会用。

其实浮窗是我用得很多的功能。

A:我们在读一篇微信文章时常利用碎片时间看,有时看不完又有其他微信进来要处理,这时很多人就不得不先关掉这篇文章,处理完信息,再回去看经常又要花时间找。这时候如果利用浮窗功能就能漂浮在微信主页上,你随时可以打开。

B:有时候我们在一个群时经常发一些文件通知,比如工作模板、样本培训课表等等,你需要时不时查看的,但一个群里不断有新信息,很容易一会儿就把重要的通知信息淹没找不到了,这时候就可以用浮窗功能。

C:有些专业新闻阅读类小程序需要天天看,直接添加到浮窗。

……

目前微信支持同时打开五个浮窗,可以像一朵花一样浮在微信窗口上。

3.提醒

我们经常会有一些约会通过微信发来,我们当然可以把这条信息粘贴到日程表,但更快捷的方法是直接长按这条信息设置提醒时间。

此外,对于重要事件,微信还可设强提醒功能。

个人群+提醒的功能就更强大了。

4.收藏

微信收藏的功能也极为强大,

收藏已经不仅是收藏文件,而可以做很多事了。例如处理简单轻量文档完全不需要在电脑上打开Word再发送

我们可以在电脑端打开收藏——文件——新建文件,建好文档,或者直接在微信中打开电脑里的文件编辑。尤其是用于培训、通知等事务时,完全可以编好文件,发到群里,让大家收藏,如果能配合浮窗使用,会更加方便。

……

这些都是极普通的用法,使用门槛并不高,但使用的人并不算多。

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在职场上,有很多工具可以帮助我们更加高效,每天都有新工具产生,也有很多人在不断学习新的效率工具。

实际上,我们最经常用的工具是我们的高频工具,我们越熟练对效率的提高越有用。比如如果我们每天使用办公软件办公写文件,那Office的Word就需要非常熟悉,只会简单的大家都会的普通运用是不够的,如果需要经常展示,那PPT能力就需要提升到超越平均水平……

高频工具的使用直接决定了我们工作的效率。但往往这些工具的使用我们仅到“会用”就已经满足了,远谈不上熟练,更谈不上精通。因为这些只是不起眼的工具而已。

其实不仅是工具,我们在时间管理上,最应该关注的不是省一些细枝末节的小活动的时间,将自己搞得非常紧张,而应该在自己高频活动上设法提升自己的效率。

当然,如果你有另外的解决方案,比如可以让人帮你解决这类问题,那你的高频活动就是管理工作了,也同样需要把管理能力提高到相当程度。比如我的PPT就做得稀烂,所以我的助理一定要做得好。

在工作中,如果有高频活动直接影响你的效率,你却没有达到极为熟练的程度,都是需要你下功夫研究练习的。

一项工作的基本功建立在高频工作的熟练程度上。

  • 图片:全景视觉
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景红

景红,亚洲知名猎头公司仲望咨询总经理,在人力资源行业拥有15年以上的资深经验,LinkedIn专栏作家。微信公众号:景红空间(ID:JinghongJoyce), 微博:Joyce-景红