做到这7点,你也可以成为时间管理高手

  • 文/小鱼

即使是经验丰富的管理者,也会在工作中很多管理者在工作中都会遇到同样的问题:

没有足够的时间去完成所有的事情。

“我今天一天都在回客户邮件,没有任何思考时间”
“不仅要处理工作难题,还要管理团队,好想有分身啊”
“事情太多,完全没有头绪”
……

如果你还陷在上述这种苦恼中,那你一定要好好思考时间和任务管理的重要性了。

不仅仅是管理者,时间管理对每个人来说都是一个挑战,只是管理者面临着更高更多样的要求。

管理学大师德鲁克认为:有效的时间管理需要你记录自己的时间,知道时间消耗在了什么地方;然后学着管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;最后,你需要集中自己的时间,成为连续的时间段后对其进行有效管理

01、如何进行时间管理

我们可以按照德鲁克的做法,记录自己某几天的时间是如何度过的。一周过去后,可以让你清楚明白自己什么情况下效率最高,什么情况下效率最低。

《管理是个技术活》中列出了详细的时间管理清单,可以帮助管理者进行高效的时间管理:

①制定一个时间表,并尽可能坚持。例如,在一天的开始或结束时回复邮件,拨打电话。每天结束的时候花点时间整理你的工作空间,这样你就为第二天作好了准备。

②保持你的工作空间整洁有序。不要让诸如待办清单一类的东西杂乱地堆放在桌子上。这样你能很快地找到那些重要文件

③使用待办事项清单。列出所有需要完成的任务,这是一种很好的方式, 可以让你在完成一项任务后,继续前行,并体验成就感。当你布置任务时,要具体且详细。如果你有重大的项目或任务,把它们切分成小任务。最后,将清单放在显眼的位置,不要让它混杂在你的书桌上。

④优先考虑这些任务。这样你就不会花太多的时间在那些看起来很紧急的事情上(比如接电话),而没有足够的时间在那些真正重要的事情上(例如关心客户需求)。

管理干扰事。不要觉得一收到邮件或信息就必须回复。不是每个人都需要即刻关注。当有人在没有预约的情况下前来拜访时,你可以说自己正在处理一些重要的事情,询问他们可否在完成工作后再行接待。

⑥不要拖延。有时候,大型项目会让人望而生畏,所以你很容易把它们推到一边,直到你有一整天的时间来处理它们。问题是,这天似乎永远不会到来。如果你每天花少量的时间在大项目上,完成与之相关的任务,你就不会感到不知所措。

⑦避免承担太多。学会说“不”,这可能是最大的挑战,尤其是老板的要求。提供一个备选方案——例如一页的总结或多页的报告解释为什么你不能参加那个会议,但是如果部门需要代表,你可以派人代替你。

作为管理者,你能做的最重要的事情之一就是管理你的时间并充分利用它。只有这样,你才能取得更多成就!

02、如何处理任务优先级

很多管理者觉得时间不够用,是因为没有明确区分事务的优先级。

经常花费很多时间在不着急的工作上,从而导致自己手忙脚乱。

当你检查待办事项清单时,你需要明确哪些任务是紧急的,哪些是重要的。这两者的区别在于紧急任务不管其结果如何,都需要立即注意,而重要任务如果没有完成才会产生后果。

当你判断一项任务是否重要时,问自己以下问题:

  • 如果任务没有完成,会对其他人或其他项目产生什么影响?
  • 该任务影响到多少人或多少项目?
  • 是否有一些任务必须在该任务完成后才能开始?
  • 该任务有价值吗?

显然,重要的任务必须先完成。为了进一步区分它们的优先级,要弄清楚哪些任务时间紧迫、有截止日期。这可以帮助你筛选出最重要的任务,这样你就可以首先专注于它们。

那些既重要又有截止日期的任务会排在最前面,而那些即将到截止日期的任务显然需要首先完成。

还有,清单上有任务逾期吗?如果有,后果是什么?你能在截止日期前得到延期吗?

说到时间,你还需要决定清单上每个任务需要花费多少时间。你可以标记那些可以快速完成的。如果你已经完成了一些重要的事情,没有时间或精力在午餐前或一天结束前完成另一项重要的任务,那就把注意力转移到轻松、低强度的任务上。立即处理它们,它们会很快从你的列表中移除。

为了进一步帮助你区分清单里的优先级,你需要考虑以下事情:

1.不想做的且不需要做的事。
2.不想做但必须做的事。
3.想做且必须做的事。
4.想做但不需要做的事。

去掉你不需要做的事——上述的1和4。看看2和3的任务。你很想跳到第3类——想做且必须做的事。

然而,你首先要解决第2类问题。将你不想做的事情整理在一起,然后激励自己去完成。例如,戴上耳机,一边听音乐一边工作。这将帮助你心情愉悦地完成此项任务。

优秀的管理者既聪明又勤奋,他们会集中精力和时间。给任务设定优先级可以帮助你专注于那些重要的事情。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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