年终奖拿得少,你可能败在了总结力上

  • 文/巫巫欣

又到一年年底,年终奖、红包即将成为热门关键词,伴随着这些奖励的到来,有些人开始烦恼自己能拿多少钱,那些等着年底加薪的人更是心慌慌。

其实,年终奖和加薪拿得多或少是有秘诀的,你可能不会想到,秘密就藏在你日常及年末的总结报告中!可别小看总结报告,同样一份报告,不同水平的人呈现出来的东西很可能截然相反。那些奖金拿得多的人,往往就赢在总结能力上,正如我的一位领导所言:“你可以表达能力不强,但总结能力要强。”

1、为什么总结能力很重要?

首先,总结能力好的人能节省他人时间。

想想看,如果有个人在你忙碌工作的时候和你说个事,还没有重点地啰里啰嗦说了一堆,你是不是会很觉得烦?明明自己已经忙不开,急着把被打断的思路找回来,可还得在这里浪费时间。因此,懂得用凝练简洁的话表达核心观点的人,是可以为别人节约时间的。

向领导汇报时尤其要注意这点。美国前总统奥巴马就曾在2012年接受杂志《名利场》的采访时说过,自己需要做大量高端的决定,所以他会在日常生活中的小事决定中固定一个选项,如此就可以不必在小事上浪费时间。引申到职场同样如此。领导每天要思考公司的发展策略等大方向的事,他需要委托其他的中高层领导去负责和跟进重点项目,以腾出更多时间来做重要决策。所以,如果你有任何要汇报的事情,都应该站在领导的角度,尽量减少占用他们的时间,在短时间内精炼地表达核心观点。

第二,总结能力能提高把握核心的技能

知名咨询公司麦肯锡有这样一条规定

员工讲任何业务,都要在30秒内把结果表达清楚,然后给上司30秒时间作出判断。在麦肯锡内部,这叫“30秒电梯理论”。

在麦肯锡的领导们看来,如果员工在30秒内讲不清楚,就说明没有把握到工作重点。

仔细思考一下,它是有道理的。我们可以说很多话去描述、解释与证明一个问题,但这其实是你思考的过程,而不是思考的结果。你要呈现给别人的不是思考过程,而是最后的结果。

另外,不知道大家有没有发现,当你没法一句话将问题说清楚的时候,其实很可能你对最核心要点还没理解到位。

就例如产品经理,如果他没法用一句话介绍团队研发产品,让听的人知道这款产品是用于什么场景下,能解决什么问题或有什么功能亮点,那这个产品很可能最后就会被市场淘汰掉。

电影《教父》中有句台词:“在一秒钟内看到本质的人,和花半辈子也看不清一件事本质的人,自然是不一样的命运。”

套用这话来说,能一句话总结观点的人,和花老多话都说不清的人,在职场里自然是不一样的水平境界。

第三,总结能力是可迁移的。

从刚刚举的一些例子来看,总结能力其实是在培养我们的利他思维逻辑能力和表达能力等,不只是用于日常汇报,和月底年末写个总结报告这么简单。因此,总结能力是可迁移的。所谓可迁移,即是说这项能力是不会随着你的行业岗位的改变而改变的,对职场人士来说就是从一个行业跨到另一个行业后可复用的能力。

在这个混沌的、变化多于不变的时代里,拥有一项可迁移能力,可以让你无论是到哪个新岗位或新行业里,都能如鱼得水,快速适应和获得进步,而不是一切从0开始。

2、我们该如何提高总结能力?

理解了总结能力的重要性之后,我们发现,其实懂得总结的人很可能更讨领导的欣赏。无论是口头表达或文字书写上,他们凝练的总结内容都能让人在短时间内理解到其观点和目的。像是年底这时,领导如果可以通过一份总结报告清晰地了解下属一年里做了哪些关键举措,并有了不错的效果,就很有可能会先给出不错的心理印象分,如此一来,后面的年底加薪和奖励自然也不会少。

看到这儿,你可能会说:“那年终在即,我该如何用总结抓住机会呢?”

别急,接下来,我们就给到大家三个提高总结能力的建议。

第一,按“核心结论+关键细节”的模式来总结。

不论你是口头或是文本汇报,你的思路一定要清晰,而且整体结构都可以概括为:核心结论+关键细节。

例如你要汇报今年推广策划的活动效果,你可以先说一句话说明结论:“领导,我们今年策划了xxx场活动,达成年初设定的增粉和销售目标,完成率分别为xxx。“接下来再具体说明每一项指标的完成效果和情况。

如果你要汇报的项目还未完成或者正在进行,那么你可以先概括性地说明项目进展,例如:“目前项目已经到了最后阶段,从数据上看效果不错,客户对活动的反馈都很好,目前团队中有同事在继续跟进,另外两人正着手复盘中。”说完结论后,你再可以继续就着现象或出现的问题进行理由解释和说明。

总之,一定要养成核心结论先行的总结习惯,这样子逻辑清晰的汇报,哪怕领导没时间细看或聆听,也能在你的前几句话里获取到最关键的信息

2、站在受众角度思考需求

这点建议不仅适用于写年终报告,而且可以延伸应用到其它例如结案报告、向领导提建议等,这里就只以写年终报告为例说明。

年终报告既然有写作者,就会有阅读者或聆听者,那么你除了要想好这份报告的“里子”,即内容要说什么之外,还要想好“面子”,即内容要如何呈现。

不同领导对报告的偏好各有不同,简约、大气、五颜六色等排版风格也都有。有些领导不介意字体类型,有些人就很喜欢用微软雅黑字体。因此,在排版整齐、干净的前提下,你需要结合看报告的人的喜好来进行内容呈现,这能为你赢得更多好感度。

另外还有一点也很重要,总结能力强的人,都懂的将必要的汇报内容视觉化呈现。

有位英国教授曾做了一个研究,调查在演讲中人们是如何接受信息的。实验表明,被测试人对演说汇报中的文字只记得7%,对演讲者的话只有38%的记忆率,但对视觉化的信息却能详细回顾,甚至达到55%的记忆率。由此,我们在总结汇报时不必使用大段的文字,而是要灵活使用图片、图表等可视化信息,让看到你报告的人一目了然,并记忆深刻。

例如你可以用大大的上升箭头加上“10%”的符号和文字,来呈现你今年的业绩效果,看报告的人立马能领会到这个结果的重要性,从而突显这项业务或工作内容的必要性,以及你个人能力的价值,这才是报告最重要的意义。

3、勤思考,多做日常练习。

职场作家小川叔在一篇文章中分享说道,自己以前是一个总结能力特别差的人。后来他的能力有所提高,都是源自日常的思考,“思考,是总结的来源。”

由此来看,总结能力并不只有在写报告的时候才能得到锻炼,我们每时每刻都可以思考,所以我们每天都能在日常生活中获得能力的提升。

打比方说,你今天看了一本书,你可以尝试着用一段话总结书的内容和主要观点。或者是,你和朋友在聊一个话题,你可以就着这个话题,试着用“核心结论+关键细节”的模式来表达你的观点。你还可以将好友的观点做一个总结,和另一个朋友做分享,看看你能不能用精炼的语言准确传达观点。

是不是很好玩?我们的日常生活里其实藏着很多可以锻炼总结能力、应用总结结构的场合和机会,关键在于,我们要主动去思考,付诸行动并积极练习,如此才能真正地让自己的总结能力得到提升。

说完这么多,回到开头,那些总结能力强的人的年终报告赢在哪?现在你肯定知道了,他们能够把握业务核心,结合领导的喜好,清晰地呈现自己的业绩结果,让领导一目了然又印象深刻。这样的人不脱颖而出,拿到更多年终奖,那可就不太公平啦。

所以,想要拿到更多年终奖,先从提高你的总结能力开始吧!

  • 本文由MBA智库Mbalib)原创首发,转载请联系我们。作者:巫巫欣。集宅和闹于一身的95后女生,在阅读和写作里寻找自己的第三空间豆瓣号同名,欢迎交流。
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