疫情之下远程办公:做好这2点,在家办公更高效

有一个经典的问题:假如给你一间房屋,温度适中,食物充足,且配有手机WiFi和充电器,你能待多久?

如今疫情肆虐下,全国人民都在用亲身实践,回答这个问题。

为抗击新型冠状病毒的疫情,1月27日国务院办公厅发布《关于延长2020年春节假期的通知》,春节假期从原1月30日延长至2月2日。上海、重庆、广东、江苏、浙江等多省市发布关于延迟企业复工的通知,宣布各类企业不早于2月9日(正月十六)24时前复工。

最近两天,有些企业已经通过远程办公的方式复工了,“在家办公”成为职场上的热门话题。这也让许多人好奇:远程办公能否能真正解决企业“开工难”的困扰,未来是否能变成新趋势

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对于大部分的上班族来说,一天的工作大多是在办公室度过的,而远程办公是一种即使员工在千里之外,只要有电脑网络,也能实现异地工作的办公方式。

其实,“远程办公”并非一个新鲜的概念。

美国亚马逊谷歌互联网企业富国银行、美国农业部等机构,都采取了远程工作政策,让员工每周至少在家里工作一段时间。2019年,日本奥运会期间,为了缓解交通压力,日本政府在东京试行“在家远程办公“计划,日本约有60万人参与该计划,在家办公。

对企业来说,远程办公可以节省一部分设备和租赁资金,也可以让企业聘用世界各地的优秀的人才,而对员工来说可以节省上下班的通勤时间,有着更高的自由度。

根据Global Workplace Analytics的一项研究,自2005年以来,远程工作者增长了140%。远程办公在过去十年中增长了115%。在美国,有430万人至少有一半时间在家工作。

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很多企业都会有一个担心:远程办公,会不会降低产出?

员工没有被“看见”,可能没有将时间投入到工作中;管理者不能随时指导、纠正员工的行为;还有团队沟通协作困难,效率大大下降等等,这些无疑都成了管理者的困扰与担忧。

很多公司其实缺乏远程工作的经验,那么,怎么高效完成远程工作,让公司里每个人都能做好远程办公这件事情?

1.注意目标拆解为任务,以结果为导向。

ICUC 是全球最大的远程办公公司之一,拥有超过600名远程办公员工。ICUC市场营销传媒总监Nicole曾说:“在需要向全球客户提供服务时,对我们来说最关键的就是管理结果,而不是管理人。远程办公模式是非常适合以结果为导向的管理方式的。”

这就倡导管理者注重工作结果,对员工工作过程适当放松,把工作目标拆解为一个个具体的任务。

比如公司要向客户交付一套非常大的代码,里面可能涉及非常多的功能,这时候在远程办公时,管理者就需要把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么、每个功能由谁负责,把任务安排到具体人员身上。

在远程办公的过程中,人和人无法面对面沟通,导致沟通中信息量大量缺失,所以对任务指令的精准性提出更高的要求,能够一次阐明的或是用文件写清楚的,就不再做多次沟通,主管更多抓执行结果,跟进任务计划中的问题。

2.明确沟通中的任务响应时间,做好时间管理

远程办公最明显的问题可能就是同事之间对于响应时间的不确定,在办公室的环境中,工作出现问题,可以直接到员工面前沟通,然而远程工作时,因为无法确定对方的情况,经常会让人感觉很无力,看不到对方的状态,对迟迟没有回复很容易出现焦虑。

解决这个问题就是 “明确指出响应时间要求”。例如,发起者可以说说“这是A客户需求,请在下午3点前反馈可行性”。

当然,反馈和响应并不都是越快越好,而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。

不管是早会还是晚会,尽量让所有人都周知每位成员的在这一周远程办公的工作内容,明确任务的完成时间,方便内部协作。以此可以让所有人都知道,虽然不在办公室上班,工作地点变了,但是你的工作时间和工作内容,都没有变。

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携程网曾进行了9个月实验,研究“在办公室办公和在家办公的效率对比”。研究人员发现:在家工作的员工工作效率提高12%,其中8.5%来自更长的工作时间(主要原因是更短的休息时间和更短的病假时间),3.5%来自每分钟更多的工作量。研究人员认为原因在于更安静的工作环境

换句话说,远程办公并不必然会导致产出降低,甚至可能会提升产出。

在遇到突发情况,远程办公成了企业开工的大多数选择,企业老板们的内心是忐忑的,员工不在眼皮底下,效率怎么保障?这就需要管理者善加利用协同工具,以结果为导向,明确任务时间和任务结果,提高远程工作效率。

希望能帮到在家办公的你。

祝福武汉,祝福中国,祝我们早日走出疫情,祝福所有企业,祝我们早日度过难关。

加油。

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