远程办公如何让任务落地、高效执行?9个问题一次说清

  • 口述/周杰
在公益课第三讲#远程条件下,如何让任务落地、高效执行#中,互联网运营专家周杰老师讲述了如何构建任务流、文件流及知识库、如何处理审批流以及远程协作的常用软件推荐。同时周杰老师也针对大家的问题进行了系统答疑,以下为大家比较关心的9个问题,希望读完也能对你有所启发:

1、疫情下,很多企业开始做线上办公,在制度上如何去规范员工

这个问题其实是很多企业共性的问题,制度的管理,线上和线下最大的不同其实不是制度本身,而是企业家对员工的信任感。制度并不是越多越好,制度背后透露出来的其实是企业家的安全感越是否足够。对员工不信任,制度再多都是没有用的。

我觉得在疫情期间最核心的事,是要对员工有绝对的信任。只有在基于信任的情况下谈制度才是有效的。

我们的制度有两种前提,一种是人心向善为前提,一种是人心向恶为前提。

现阶段我比较主张人心向善,也就是我们要相信员工能够自己完成任务,能够自由地安排好时间,因为毕竟每个人的家庭情况不同。

比如我家里是两个儿子,所以很多时候你不太可能时时刻刻都能够像在办公室一样,工作有时候还需要陪他,而且容易被打断掉。

所以如果一定要说有什么区别的话,就是尽可能的把以“过程管理”的制度改善为以“目标管理”的制度,也就是我们尽可能的去制定当日需要或者是当周需要完成的目标

比如在Teambition(跨团队项目协作平台)中,要明确任务名称、细节,截止日期、指派人等等,这样,每个人每天的任务都会非常清晰地显示完成与否;如果没完成的话,自己必须得去点击“未完成”,然后还要改完成时间,对员工来说也是一种鞭策。

自我监督跟自我驱动,往往比制度更高效,这也是线上协同工具的好处。至于其他方面,还有很多不一样的地方这里就不一一举例,比如说要按时上下班、线上打卡,我觉得其实意义都不大。除非我们今天约定10:00要开会,大家要共事之外,其他的就按照任务的进度安排协调即可。

2、在家办公的时间如何分配?干扰因素较多怎么办?

这个其实没有统一的标准答案,每个人需要根据自己在家的情况和自己的生钟来进行调节。有些人就是喜欢在白天办公且效率高,有些人就是喜欢在晚上办公,刚好是一个自由发挥的阶段,根据自己的擅长点就好了。

有些人可能之前没有考虑这个问题,其实我是建议大家可以要求员工对自己的时间进行一些记录。记录的核心就是要找到自己每天在家办公最高效的时段,而这个时段可以去做那些工作难度高,任务重的活,这是因人而异的。

干扰因素也是一样,不同的家庭干扰因素不一样,有些是带孩子的家庭,有些是要照顾老人的家庭,有些可能是家里有病人。

每个家庭也是不一样的,比如我要照顾孩子,就只能利用早上的时间,中午他们午睡的时间,或者晚上他们10:00睡觉的时间,这几个时间段来做写作、战略思考、PPT、讲课录音的事情,其他的时间孩子在身边玩闹比较吵,我就做一些相对来说比较轻松的事情,审批一下文件,做下线上的钉钉审核,看一下日月周报等。

找到属于自己的高效时间段,然后去分配不同的任务完成时间,争取把家里的环境模拟出来,至少每天要模拟出二三个小时或者四五个小时能够和高效的办公时间相匹配。

有条件的当然最好能够有独立的办公区,如果没条件的,就按照我刚才的方法来进行设计,绝大多数的情况下都是能够满足的。

3、销售类型的企业如何提高线上办公效率

其实关于销售的工具有很多种,主要的销售跟进工具我们统称为CRM,就是客户关系管理软件。

如果它是一个独立的APP,比如说像纷享销客这类会比较常用一些,也做得比较好,钉钉的第三方应用插件里也会有很多CRM的工具。

我的建议是每一个工具它都有试用版,你可以对比几个,找到最适合自己的工具,对于初创型的企业是足够了,无非就是线索跟进、合同跟进和成交跟进这么几个事情而已。所以我觉得对于大多数人来讲是能够操作执行的。

4、如何整理公司已有文件和过往的相关材料

如果说企业有个几年的文件,从头开始按照完整的规范梳理一遍,我觉得这个是没有必要的,或者是说工作量特别大,性价比不高。

我推荐的方法就是从重要、紧急的文件先做整理,比如说今年,现在是2月份,那就可以先把1,2月份的整理出来,然后分阶段,有空再把19年的整理出来,有需要再去整理2016、2017、2018,因为很多时候前面几年的文件绝大多数都用不上。

把2019年和2020年的整理完之后,前几年再做与否是一种选择,有时间的时候再来做,另外一种选择就是可以暂时不管它,以原来的混乱形式保存,等有需要的时候再去找,找的那一部分再规步归纳到规范的整理里面去。

这对于中小企业来说,都是一种性价比较高的文件整理方式,整理文件的目标还是为了更好用,当然有一个前提,不管是否做整理,你第1步可以先把所有的文件一股脑的全部搬到云端,哪怕乱一些也没关系,放到云端,最起码后续还有整理的机会。我知道有一些企业资料都放在硬盘上,有一天硬盘突然坏了,整个企业所有的资料都没有了,这个事情是比较麻烦的。

5、如何能让线上会议开得更好?

其实这个问题比较常见,它是一个共性的问题。每一个企业每一个时代的变革,都有一个适应的过程。我们长期适应了面对面的沟通,转移到线上肯定有不适应,我觉得大家要去直面困难,而不是询问有没有一种方法跟线下一模一样!

不排除未来3D虚拟实现可能会出现的情形,但短期内我相信是做不到的,所以我觉得大家本质上第一点先要想着去适应它,就像我们习惯了在线下听培训,当线上直播课程兴起的时候,很多人都转不过来,可是你会发现未来慢慢变成了一个趋势,我们下一代的人会觉得线上听课也许成为了一个正常的模式。其实这就是一个习惯转化的问题。

最后想强调的是,无论是线上会议还是线下会议,其实很多时候中小企业都没有开好这个会议,里面有几个核心的东西:

第1个就是会议之前需要进行思考,很多时候是开会的时候在思考,这是非常低效的,特别在线上过程更加的低效;

第2个会议过程要有记录;

第3个是会议结果要有落实。

这几点是线下我们有的时候没有做好,儿转移到线上就更容易忘了的要点,需要跟大家特别提醒。

6、线上办公方式会取代目前传统的办公方式吗?

首先,线上办公一定是一个未来非常常见的办公方式。但取代并不太现实。线上能够补充和提高部分效率,而线下有它不可取代的地方,就像当年电商兴起的时候,一直都说线上会取代线下,最后你会发现线上做大之后反而会更积极的拥抱线下,变成一个密不可分的整体。

线上的办公环境会更大的激发一大批企业做更高效的管理去中心化的管理,更高效的异地管理协作,协作效率提升之后,进一步会提升企业的生产效率。但线下依然有它不可取代的地方,只不过两者结合之后,大量减少了线下办公的面积,大量提高了员工办公的效率,整体的商业水平提高了,也并不存在相互竞争相互取代的关系,而是相互促进相互结合的关系。

7、未来什么行业公司更适合远程办公

我觉得所有的行业和公司理论上都可以远程办公,因为没有什么百分百都需要面对面见面沟通的事情。仔细回想一下,我们在办公室也不是时时刻刻都是聊天交流。一些除了开会及时沟通交流所需要的场景在线下更高效之外,其他的时间在办公室和在家其实是差不多的。而未来我们通勤的时间,估计只会越来越长,这些时间都是可以大量节约的。

所以我觉得远程办公并不分什么行业和类型,相对来说反而有一些短期内做不了远程办公的。比如说制造业,你必须得现场操作;比如说线下的培训,或者必须得面对面提供服务的;比如说中医,需要望闻问切等等。

8、现下门店在疫情中如何自处?

其实线下门店的操作方式已经有很多解决方案了,核心其实就是我们在这种黑天鹅事件来临之前就要做好预案,也就是很多企业他们的会员都能够在线上1对1的沟通,其实他来不来线下也无所谓,只不过要建立好外送和外卖的体系。所以会员资料的管理用户信息的管理,以及会员的线上沟通,甚至线上拓客,就显得尤为重要。

比如说疫情期间可能并不太适合做什么营销活动,但是我觉得可以做策划,可以学习,让员工去思考疫情过后如何快速的把会员形成种子用户,发展出更多对你们产品感兴趣的用户。这些是需要重点准备的。

9、有什么方法能够高效养成员工记录和总结的良好习惯?

核心逻辑就是双管齐下,一手抓工具,一手抓制度流程其实要养成员工每日心得跟总结这样一个习惯,不是光靠工具能够形成的,而是要靠整个企业的文化和制度来形成的。举个例子,我们公司做日报的时候,员工是非常不积极的,连高管都反对。我只做了一件事情,我说我带头写,我保证每天都写心得跟总结,我要求我能做到,所有人也要做到。

所以一个企业的文化,或者说一个企业老板想要让员工做到的事情,如果你是真心认可的,反过来细问一下,你自己是不是能够坚持做到,这一点很关键。董事长总经理不做,高管也会觉得自己不做可以,一层层传递下去,哪怕做到了用工具来监督、总结、考核,大家也会形成敷衍的习惯,这是不好的。所以工具不重要,重要的是是否真的重要,以及制度是否OK!

我的第2个建议是,及时反馈。大家为什么写着写着就不愿意写了?因为大家觉得写出来没人反馈。如果能够保证员工写出来的东西,有人在下面评论反馈,才能够让所有的员工会去形成一个正向的循环。每次发出去的东西都石沉大海,员工会觉得就像被监工监督工作,这种感觉是非常不好的。如果能看到有效的反馈,员工会感觉日月周报是一个跟公司领导上层沟通交流的工具,这也是为什么很多企业内部还保留着论坛的核心原因,比如华为,是可以匿名在论坛里说话的,它提供了一个相对透明的渠道跟通道。

工具的话可以使用钉钉的日志功能,里面有日月周报的模板来进行监督和反馈。

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