疫情肆虐下,如何运用“远程法宝”OKR高效办公和管理?

编者按:在公益课第五讲#疫情下企业家远程办公管理法宝--OKR#中,OKR敏捷绩效管理创始人姚琼老师讲述了疫情危机与远程办公、什么是远程办公、远程办公的优势和4个关键点、如何用OKR实施高效远程管理以及未来如何建立远程办公制度六个方面的问题。同时姚琼老师也针对大家的问题进行了系统答疑,以下为大家比较关心的10个问题,希望读完也能对你有所启发:

1、远程办公会是未来趋势吗?

这次因为疫情,大家被逼远程办公,但未来降低成本是一种趋势,公司要降低成本,就要减少租金,降低员工福利。比如通过减少正式员工的编制来降低成本,选用一些劳务工、实习生,或者找一些非核心岗位进行外包,这部分人不享受全额的员工福利。 我认为远程办公是个趋势,只是可能没那么快,但此次疫情加速了大家对这个问题的思考。在美国,目前有超过450万人在家办公。如果你的工作是全国化的,像我之前辅导珠海的一家公司,他们在一个岛上工作,岛上只有两家公司,但他们的业务是面向全球销售,对这样的公司而言,远程办公已经是必须的。

2、远程办公要注意什么?如何利用工具管理好在家办公的团队?如果你是一个领导者,怎么考核员工工作量?

远程办公最大的挑战是员工和员工之间不见面,领导看不到下属在做什么,完成了多少工作量。此时就需要做好管理,用OKR来做管理。

怎么做?建议现在的工作计划以每周来算,把每周的工作按OKR格式写下来:目标是什么?怎么做?什么时候做?每个人必须递交每周OKR(即每周工作计划和工作成果的取得)。考核时,不是考核工作量,而是考核完成的工作质量工作效率及工作成果,远程办公开会要非常频繁,每周至少开5次,周一开会,“这周要做什么?”每个人写下每周OKR;周五开会。“这周完成了什么?”,自己或团队根据每周OKR进行评估;中间每天一次会。

3、在家办公使工作时间不自觉延长,员工容易产生抵触情绪,工作效率不高,怎么办?如何调动团队氛围?

所谓效率,就是在规定时间内完成任务,可以利用OKR规定好各个时间要做好的事情,包括工作内容,工作时间,上交时间。做完事情后再与大家进行汇报,透明化,互相能够看到。这样自觉性就能提高,效率就提升了。

调动团队氛围也可以用OKR来解决。O目标就是在远程办公期间,大力提升团队氛围。有了目标之后,就要计划对应的KR。比如说每周举行一次做菜大比拼活动。每家推一个菜,必须自己做,然后上图对比,将工作和生活融合在一起,组织一些有趣的活动,这样氛围就上来了。

4、什么样的人适合在家办公?财务人事这一类可以,销售营销人员有什么方式可以监督他们的工作量?

其实远程办公首先要成为常规工作方式之一。大家都要会,不分人员。有些公司是每周选一天在家办公,慢慢习惯这样的办公方式。

对于销售人员和营销人员,他们以移动办公居多,经常要出差,去客户那里。这时不是去监督工作量,而是工作的销量或销售额更重要。

当然,监督工作也可以使用一些工具,比如钉钉。以及一些销售软件工具,确保大家是在工作,而不是在家里玩。

5、OKR是否更适合销售型公司?对于数据指标不明显的其他岗位,如市场部门、职能部门等如何运用?

销售类的公司确实适合做OKR,O是完成销售目标,KR是怎么去完成?为了完成销售目标,要做什么工作(销售过程)。但OKR对职能部门,市场部、IT部、财务部、人力资源部也是适用的。

这些部门主要是做事情、做活动,此时过程管理很重要。假设你是市场部的,本周最重要的工作是什么?怎么去拆解?

活动次数、活动质量、活动效果、活动预算控制等;
如果一个活动持续三个月,那么每个月每周都会有活动的里程碑成果;
活动是否及时完成;

这些都是你要达到的目标,以及最重要的工作和成果。

OKR怎么写?

关于O目标,公司层级或部门层级的的目标可以从平衡计分卡的4个维度去考虑:

(1)财务目标成本控制或省钱的目标;

(2)客户目标,客户满意度客户投诉等;

(3)内部运营,每个部门都有流程,比如质量部门的质量合格率;

(4)学习和成长,也就是员工的成长。

像这样从4个维度去拆解OKR,把框架理出来,并根据部门特性灵活变动, 公司里的任何一个岗位,只要工作内容不是天天重复的。我认为都适用OKR。而天天重复的工作用KPI考核就可以。

6、OKR是否更适合人数少的公司?对于人员多、部门多的公司,运用时要注意什么?

美国OKR之父约翰杜尔说过“OKR适合所有公司”,的确,OKR适合所有行业,所有公司,与人数多少无关。谷歌从10个人开始用到现在的8万人,字节跳动的5万名员工都在用OKR,百度也是全员在用,OKR是跟人相关的,每个人、每个部门、每个公司都可以制定OKR。当然如果人数比较多,制定OKR就要注意一些问题。

第一,如果公司层级较多,一般来说是由上而下开始写。从公司战略开始,用OKR的形式去实现,从公司年度OKR拆解到季度OKR,然后部门开始由上而下认领,部门认领公司的,员工认领部门的,认领时最重要的是层层对齐。比如公司定500万的销售额,部门认领下来后,部门分到员工,不能少于500万,是要对齐的。

第二,由下而上主动提出。员工要主动提出一些OKR来改善自己的工作。所以,由上而下和由下而上这两部分都要有,这是纵向的对齐,公司对由下而上的部分要特别珍惜,这部分就是创新

第三,横向对齐,也就是各部门之间的OKR不能有矛盾。O不能有矛盾,KR要互相配合。记住几个字:对齐,一致,协作,透明。透明以后事情才能做得好。

7、服务行业目前受影响较大,OKR对类似这种行业有什么帮助?

首先,OKR对所有行业都适用,它是一个目标管理工具,是设立目标,怎么去完成目标的过程。

疫情影响下,服务行业可能暂停营业,而这正是练内功的时候,要去思考未来在客户满意度客户质量效率等方面怎么做得更好。对服务行业来说,OKR管理可以用在公司管理层,门店店长,以及职能部门(比如人力资源IT部门等)。

8、传统制造业公司,适合用OKR吗?

上面说过OKR适合所有公司,它不仅是目标管理工具,更重要的是作为一种沟通工具和员工自我管理工具来用。所以OKR其实是训练一种思维模式——聚焦、透明、协作、创新,所以制造业同样可以用。

那么,制造业里哪些部门适合,哪些不适合用OKR。我一般推荐管理层先用,如果公司想要试点的话,建议在产品研发创新部门先选。第二批可以选择质量、供应链,后台支持部门等。比如我去企业培训时,美的创新项目OKR;而TCL创维、方太,就选研发中心来做,

所以,制造业的公司可以中高管、技术知识型员工白领员工先用,那些岗位工作特别重复的工人则不建议使用OKR,用简单的KPI考核。蓝领剥离出来,这样人数上就可以更好的聚焦。

9、关于OKR管理工具,有什么线上工具或模板推荐?

这个看人数而定。人数较少的公司推荐直接使用我梳理的Excel表格模版,简单明了。 人数多的公司可以助线上工具,

第一种是免费的现有平台,像钉钉企业微信字节跳动的飞书、微软的TEAMS、谷歌DRIVE等;

第二种是更方便的OKR软件。比如Teambition、 Worktile、飞书的OKR功能(近期开放)等团队协作软件。

10、有什么关于OKR学习的实用书籍推荐?

第1本——《OKR工作法》克里斯蒂娜·沃特克

OKR入门级书,作者是美国的一名产品经理,通过讲创业公司的故事来介绍OKR,非常通俗易懂。

第2本——《这就是OKR》约翰·杜尔

适合精读,由美国OKR之父,谷歌投资人约翰·杜尔撰写。介绍了谷歌、英特尔以及他投资的很多中小企业创业公司怎么用OKR实现增长,是非常实战的成功经验。

第三本——《OKR使用手册》姚琼

这本书是我写的,里面有很多OKR模板,现在在家办公就可以用起来了,看完可以把每周OKR写出来,我的目标是什么?这周我要完成什么?要做到什么样的成果?怎么量化?等等。

结语:

我认为OKR工作法是非常适合远距离管理的。高效、透明的同时又强调自我管理。当然配合一定的工具,效果会更好。再次强调,疫情期间在家办公,建议大家用好每周OKR,每周制定两个O,一个O对应3个KR,即2×3模式。并写在表上,然后大家一起贴出来,放到钉钉微信群里。

疫情之下,全国人民都有一个共同的O,是大家一起努力抗击疫情,我相信疫情最终会过去,我们也会恢复到正常的工作和生活中。但更重要的是要去复盘,从这次的损失中学习,吸取教训,为了更好的明天!

  • 口述:姚琼(OKR敏捷绩效管理创始人),汇编:MBA智库琉琉。本文由MBA智库(Mbalib)原创首发,转载请联系我们。MBA智库(ID:Mbalib)管理者专业学习成长平台,兼具热点与干货,顶尖管理知识、进阶职场指南。APP、头条号、微博@MBA智库。
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