“一心多用”的人做事更高效?看科学研究怎么说

文 / 刘艳艳
YouCore高级讲师、高级咨询顾问
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前言

如果能一心二用,同时完成多项任务,我们的做事效率是不是会更高呢?

金庸的武侠名著《射雕英雄传》里就有一个能够一心二用的人,他就是很讨喜的武林高手“老顽童”周伯通。

他被东邪黄药师关在了桃花岛上15年,性格这么跳脱的一个人,实在忍受不了一个人被关着的寂寞,于是他就自创了一门 “左右互搏”的武功,也就是一心二用,左右手可以使用不同的招式,这样他就可以自己跟自己打架玩了。

在金庸的小说里,这可是一门顶尖的武林绝学,因为会了这招相当于一个武林高手变成了两个武林高手,周伯通因为这门绝学立马就跻身为武林第一高手。

这门武功既然这么厉害,那学会的人肯定不能多,因此金庸老先生就只安排郭靖和小龙女学会了,其他人都学不会,而且越聪明的人越学不会,比如学什么都是一看就会的黄蓉就学不会这个左右互搏。

金庸先生设定的学会标准是要心思单纯,要么像郭靖这样傻得单纯,要么像小龙女这样淡薄得单纯。

上学的时候看到这儿,我就非常羡慕郭靖和小龙女,因为自己也很想掌握这种一心二用的方法,这样我就能边背单词边做数学题,可以省下多少做作业的时间用来玩哇。

但没办法,自己一没郭靖笨,二没小龙女纯,只能继续熬夜做作业了。

工作后学习了心理学和脑科学发现,原来被金庸老先生骗了,要掌握周伯通的这种左右互搏,需要的不是心思单纯,而是脑裂病人。

正常人是绝对不可能做到左手写字右手舞剑这种多任务并行的。

一般人同时处理多项任务的结果就是,做事效率会更低。

01、同时处理多项任务效率更低

斯坦福大学的一项研究发现,我们的大脑出厂设置并不含有“多任务处理”这一项。

因为我们的大脑被设计为一次只能专注一件事,同时处理多件事,反而会减缓它的思考速度。

密歇根大学心理学家大卫·梅耶的研究团队心理训练时,让志愿者从识别形状的任务快速切换到解决数学问题的任务。

与延长时间继续专注于同一个任务的情况相比,由于志愿者需要切换注意力,所以上述两项任务需要更长的执行时间,同时思维准确性下降。

麻省理工学院的神经学家厄尔·米勒也研究证实:

我们的大脑并不能有效地同时处理多项任务,当人们认为他们在进行多任务处理时,事实上,他们只是快速地从一件事跳到另一件事情。

而每一次跳跃,都会产生额外开销,从而比循序渐进地做两件事耗费更多时间。

正如加州大学洛杉矶分校塞梅尔研究所神经学家在《大脑革命》所阐述的:

与关闭一个电脑程序同时启动另一个程序的情况不一样,注意力的切换需要一段时间来关闭和启动。

每次注意力切换时,额叶处理中心必须激活不同的神经回路。当大脑在两个任务之间来回切换时,神经回路需要休息一会儿,这是一个耗时的过程,并降低了效率

因此,通过同时处理多项任务的方法来提高做事效率,是极其不靠谱的。

让自己高效的秘诀只有一个:每次只集中精力干好一件事。

具体如何做到呢?只要遵循好下面三个原则就可以了。
原则1:要事第一
原则2:宁多勿少
原则3:减少拖延

02、要事第一

我们之所以崇拜多任务的工作方式,核心就在于对单位时间利用率的追求上。

比如,我们会想着在上下班的路上听英语,在无聊又冗长的会议上写文章。

基于这样的想法,我们总是舍不得在一个时间周期里只安排一件事,总觉得这样是对时间的浪费。

因此,我们在安排个人的日计划、周计划时总喜欢排得满满当当的,恨不得一分钟当两分钟用。

但实际上,一个时间周期内只安排一件事,这种单线程的做事方法从表面上看或许是慢的,而实际上它却可以更快达到预期。

因为这种做法更符合我们大脑的工作方式。

可能你会担心手上的事情很多,一个时间周期只安排一件事会做不完。

事实上,如果这么安排,你的事情还做不完的话,本身就说明你要完成的事项超出了你的可支配时间。

即使你在计划里将这些事项都安排上,同样也做不完,而且100%会完成得更少,因为不同任务间的频繁切换以及任务多得做不完的焦虑,会让你的工作效率更低,甚至你会破罐子破摔,彻底不做了。

因此,在手头要做的事超出了可安排的时间时,你更要做到要事第一。

以日计划为例,你可以识别出当天最重要的一件事,然后只安排好做这件事的计划,在这件事没完成前,其它事都暂不安排。

不要担心这种安排下做的事会变少,因为如果你能提前完成这件要事,你自然就有时间做其它的事了。

如果在这种安排下,你连这件要事都未能完成的话,那就说明你给要事安排的时间少了,加上其它的事只会导致要事的完成效率更低,工作效果更差。

03、宁多勿少

我们常常会高估自己的能力,从而低估了完成一件任务所需的时间。

一旦低估了时间,轻则因为赶工导致心理焦躁、工作质量没有保障,重则导致整体安排被打乱、所有工作都变得混乱。

因此,要做到高效,我们就要做到对时间需求的估计宁可有余,而不可不足。

管理学大师德鲁克《卓有成效的管理者》中,对此有一段精彩的阐述:

有些人一事无成,而实际上他们却做得很吃力。

第一,他们低估了完成一件任务所需的时间。他们总以为万事顺利,却总不免有出乎意料的情况发生。

其实,所谓意料之外者,正应该在我们意料之中。而所谓意料之中,往往从来没有令人愉快的意外。

所以,有效的管理者对时间需求的估计宁可有余,而不可不足。

第二,一般的管理者(往往也是不大有效的管理者)总喜欢赶工——而赶工的结果,总不免使进度更加落后。有效的管理者不愿赛跑,他们按部就班,稳定前进。

第三,一般的管理者喜欢同时着手几件要事,结果对每一件事,他们都无法获得足够的最低整块时间。只要任何一件事情受阻,全部事情也都跟着受阻了。

给一件事留足整块时间说起来简单,但做起来却不容易,因为它既涉及到你对这件事难度估计的准确性,又涉及到你对自身的了解,以及你对可调用资源和潜在风险的评估水平。

既然这么难,那我们如何做到估足一件事所需的时间呢?

你可以采用一个简单可行的粗略估计方法,也就是保证你留的时间不少于三点估算的时间。

三点估算是通过考虑估算中的不确定性和风险,来提高时间估算的准确性的,它的公式是:

TE,最终估算的时间
t0,最乐观时间,基于最好的情况所需要花费的时间
tm,最可能时间,基于最可能情况所需要花费的时间
Tp,最悲观时间,基于最坏的情况所需要花费的时间

个例子,假设你完成一项任务所需要的时间最乐观的情况是2天,最可能的情况是4天,最悲观的情况是7天。 那么你完成这项任务最终估算的时间就是(2+4*4+7)/6=4.17(天) 所以,你在预留这项任务所需的时间时,最少不能少于4.17天。

04、减少拖延

确定好了一个时间段里的唯一要事,也留足了时间,接下来就是执行了。

执行最大的难点就是拖延。

在时间预留充分的情况下,拖延主要是两个原因造成的:

1)时间宽裕情况下的前半程挥霍

这是绝大部分人的通病,前面拖拖拉拉,后面拼命赶工。

我们公司每月的运动打卡任务也是这个规律。

我们的打卡任务规定一个月至少运动12天,但前半个月绝大多数人的运动频率都很低,甚至有人一天都不运动。

但到了下半个月运动频率就高了,特别是最后几天,有人会一天不落地疯狂运动,哪怕到了晚上23点累得都不行了还要坚持(不是觉悟高了,而是只要有一天不运动的话,本月的运动打卡任务就完不成,需要罚钱了)。

2)畏难不敢动手或太过追求完美

畏难或者太过追求完美,也会导致不必要的拖延。

前者会导致迟迟不敢动手,后者会在做的过程中执着于某个细节导致推进缓慢。

那如何避免上面的两种拖延情况呢?

你可以尝试以下三个实用小技巧。

1)自己将最终截止日提前

这种做法一是会给自己更多压力,可以尽早开始;二是可以给自己留出更多的风险储备时间,以应对可能的突发情况。

2)设置多个过程截止点

对于完成周期超过一天的任务,尽量将任务拆分成几个阶段,并设定好每个阶段的截止时间。

比如,你计划两天写完一个市场分析报告,就可以将这个任务拆分为四个阶段,并确定好各个阶段的截止时间:

阶段一:完成报告框架搭建,第一天中午12点前完成。

阶段二:完成资料搜集,第一天晚上22点前完成。

阶段三:完成报告初稿,第二天下午16点前完成。

阶段四:完成终稿润色,第二天晚上22点完成。

这种设置多个过程截止点的方式 ,会让你更有紧迫感,也更能保证任务的推进进度。

3)烂开始、多迭代

对于有难度的任务,先不要管开始时的质量,动手做了再说,做了后再不断地一轮轮来做迭代改进。

就像写一篇自己不擅长主题的文章,不管三七二十一先将自己能写的都先写出来,然后再一轮轮地改稿就可以了。

这种烂开始多迭代的方式,既能帮你克服畏难不敢动手的心理,又能帮你很好地解决因为完美主义陷入在细节中的问题(你可以告诉自己,这次可以先不管,下轮再改)。

我相信,用了上面三个小技巧,在要事第一、留足时间的情况下,你一定能很高效地完成手头任务。

05、小结

身处这个节奏越来越快的社会,我们总免不了各种焦虑,不得不想各种法子来提高自己的做事效率

但事与愿违的是:我们追求得越多,获得的往往更少;我们越想着快,结果却是变得更慢。

贪多求快,就是我们每天低效忙碌的一个关键影响因素。

因为我们的大脑并不支持这种多线程的并行工作方式。

任务并行的工作模式,不仅会降低我们的工作效率,更夸张的是有研究发现,这种工作模式甚至会损伤脑神经(法国一个研究小组发表在《科学》杂志上的研究成果),降低智商伦敦大学的一项研究发现)。

慢下来,一次只集中精力干好一件事,你的效率反而会更高。

如果你还能用好这三个原则:要事第一、宁多勿少、减少拖延,你做事还会更高效。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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