有效的方式，从废纸篓开始

发布者：精彩书摘 2015/01/13 09:26

　　社会学家和经济学家肯尼士·包汀说到：“社会系统中最重要的要素，不是资料而是知识。一部电脑所能做的只是处理资料。另一方面，知识的获得多来源于资料，而不是资料的获得。事实上，机构的功能即在于此，有人把机构称之为废纸篓系统。换句话说，就是阻止有些资料到达高层经理人员桌上的一种工具。否则，高层经理人员就会得到过多的资料。”

　　减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。

　　一个大的废纸篓可以算得上是文件分类方式的主要部分，在你处理手头的文件时，它对你相当有用。有效处理文书的方式包括下列几个范畴：

　　（1）立即处理——不要搁下来不采取行动。

　　（2）阅读并保存——第一次阅读时，你该知道哪些是有用的资料，将那些认为有必要保存的东西，收集起来。

　　（3）阅读后丢弃——第二次阅读时，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在两周内不看的话，就扔了吧。

　　（4）文件档——收集资料，准备保存的地方，直到采取行动为止。

　　最后一项，正如你所料到的，是废纸篓。从废纸篓中的文件多寡，可大致判断一个人利用时间的情形。

　　另外，保存太多的记录是一种心理不安的症候。算算看，你多久才用一次你所归档的各式各样的资料。你可以把每一类资料拿出来，问问你自己：“如果没有这份档案的话，最坏的情形会怎么样？”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份资料，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。

　　当然，我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。你可以估计一下，把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间，然后问你自己，如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上，对公司是不是更有益处。

　　摘自《麦肯锡卓越工作方法》，拉塞尔著。