企业裁员100天

  2009.05.22  来源:《中外管理》 作者: 伍刚 赵溪

裁员挑战

  一轮轮的裁员消息接踵而至,从跨国企业波及到内资公司

  没有哪一年让企业员工们如此深切地感受到:自己平日视如鸡肋般的饭碗,还是非常珍贵的。随着身边平日风光的白领、小资们不断落马,员工对工作的安全感和对公司的信任度也正在持续受到挑战。

  面对汹涌而来的裁员风潮,以及不确定因素不断增加的挑战,公司管理层有必要掌握更专业的裁员知识和方法。

  作为一家在人力资源管理领域有着资深专业经验的咨询公司华信惠悦提出了“裁员100天”的概念。

  华信惠悦的方案以100天为一个完整的时间段,将裁员行动分为事前规划、事中执行和事后整合三个阶段。在前30天,重点关注整个行动的分析、规划与安排;中间阶段,重点在于对前期计划的执行与控制、调整;最后,就企业前期工作裁员后效果进行评估与分析,进而指导未来的工作。

  裁员是一项系统工程管理者必须关注整个行动中的关键点,稳健执行,及时控制

  而更进一步,会发现:企业在裁员过程中所受到的阻力通常与企业文化建设的好坏成反比。

  于是有了一种说法:裁员比招聘更能够体现出一个企业文化

怎样进行裁员规划

  企业在裁员规划时,需要确定以下几个关键点:裁员目的、裁员范围及选择标准目标、效果时间安排(开始与结束时间)、执行人员及可能的风险分析

  裁员目的决定裁员类型

  不同的裁员目的将直接影响对被裁人员的圈定标准以及选择的方法。按裁员目的不同,裁员一般可以分为结构型裁员、经济型裁员和优化型裁员。

  结构型(战略型)裁员,主要是由于行业技术公司战略发展变化所导致的,是相对大范围的裁减员工活动。这种裁员主要发生在企业业务收缩或合并时,表现形式是整个工厂分支机构甚至业务部门、事业部的关闭。

  经济型裁员,是旨在提高企业运营效率,以减员增效目标的裁员,在表现形式上一般不会是整个工厂的关闭,而是按照部门、人员的比例,以及经过分析的员工劳动生产率进行缩减。

  优化型裁员,则主要关注员工的绩效,裁减那些业绩表现不佳的员工。相对而言,此类裁员企业对内部的人力资源正常优胜劣汰的表现形式。这种裁员方式最直接的表现形式,出现在那些对员工绩效考核结果进行强制分布的企业。绩效考核结果强制分布是指在一个相近的员工群体中,将他们的绩效考核结果排序,强制性地找出绩效表现最差的一小部分人。不管企业是否有正式的离职制度,那些采用绩效考核结果强制分布公司的员工都面临着被迫离职的境遇。

  这种裁员方式的初衷是在企业内营造一种人人争先的工作氛围,但使用不当的情况下也有很大的负面效果,例如:对员工忠诚度和安全感的影响,所以企业要根据自身的情况谨慎采用。

  而本文将着力分析前两种裁员类型,即结构型裁员、经济型裁员。

  战略型裁员:进行结构性分析

  对于战略型裁员,公司战略的转变需要各个部门的营运策略来配合支撑。相应地,人力资源战略必然也面临调整:这种调整需要管理层对公司战略人力资源现状进行系统全面的审计分析,找出企业现有的人员结构、数量与新战略所需要求的差距,相应地做出满足要求的计划,不足的按要求补齐、富余的进行转岗或裁员。

  同时,由于企业战略的转变,战略型裁员极有可能会影响到企业人力资源管理的各个模块(见表1),将这些模块进行调整配合。

  表1:不同企业战略对人力资源管理各模块的要求

  战略成本领先差异化专业化
成本优势赢得竞争,有较强降价能力产品特殊性赢得价值利润率相对较高只在某一特定市场针对目标客户参与竞争
模块  
招聘内部培养为主,外部招聘以初级职位为主外部购买为主,中高级职位关注外部招聘获得介于两者之间
岗位详细具体的岗位职责说明书,强调人对岗位的适应性宽泛的岗位设置,经常出现因人设岗的情况
薪酬基于岗位的薪酬体系,关注内部公平为人的能力绩效付薪,关注外部竞争力
绩效关注于过程、年资等因素,绩效考核是一种监管工具关注于创造和灵活性、工作结果,绩效考核是员工职业发展工具
培训关注于工作相关的培训团队职业发展为基础的培训

     经济裁员:进行技术性分析

  对于经济型裁员,更多的是人力资源部门的技术性问题,即关注于分析劳动生产力的提高将直接影响哪些部门,及相应产生的冗员数量和处理办法,较少会引至公司人力资源管理各个模块大范围的变动与多个部门的重组

人力资源战略决定裁员标准

  裁员规划过程中最核心的部分,是裁员范围的选定标准。影响范围标准的首先是公司的人力资源战略。

  从根本上说,人力资源战略分为“购买”和“培养”两种。所谓“购买”就是从外部人才市场招聘;而“培养”,则关注于在企业内部对既有人员进行投资任用

  奉行不同的人力资源管理战略,必然导致裁员决策做出的不同,以及范围标准确定的差异。

  “购买”型企业裁员较直接

  以购买为主的企业,裁员决策相对更容易做出,因为本身企业对员工的投入就不是太大,一买一卖之间,感情因素搀杂不多。因此裁员标准往往来得简单直接,基本就是哪些部门富余,哪些相关人员直接卷包走人,或者直接以工作绩效作为选择标准,较少涉及人员转岗或培训待岗。

  在实际的操作中,往往采取简单的基本补偿方案,事先高度保密而沟通相对较少,对人感情方面的顾虑不多,极端的案例包括:在2小时内完成离职通知和面谈,让员工在企业的记录中彻底消失,工作位置、邮箱、识别卡等立刻封存,取走个人品之后再无联系等刚性措施。

  “培养”型企业裁员较变通

  以培养为主的企业,做出裁员决策相对较为困难:一方面,公司对现有员工进行了大量的投入,员工的流失会导致公司资产的损失;另一方面,裁员对那些留下的员工冲击较大,裁员本身代表公司承诺的部分未履行,可能会导致这些员工对公司信任的危机而流失。

  因此,这些企业会较少地选择裁员,而更多地采用一些变通的办法,如:转岗、待岗或集体降薪。就算是最后决定裁员,在标准的选择上,也会更多地关注如:进入公司的时间、在公司内部轮岗的情况等,而不是单纯与工作绩效相关指标

  对于这样的企业,在公司的时间越久,公司的投资越大,员工离开的损失也越大。

  一家以培养员工和关注企业内部人才发展著名的跨国公司在不得不进行战略裁员时,首先选择让员工自愿报名的方式,在一定期限内主动提出离职的员工将得到较为丰厚的一揽子补偿金,其中包括:N+3至N+6不等的基本离职补偿金(N为企业服务年限,按级别给予不同的加值),累积住房公积金的一次性提取(原本要到一定服务年限方可提取),以及社会医疗保险的延长缴纳和享受等。

  在第一轮志愿结束后,才开始以绩效为考核标准,选择那些被裁员工,相应的补偿方案也不像前一批那样优厚。

  最后,该企业为员工提供一定的就业辅导、培训再就业辅助行动,以帮助离职员工尽早实现再就业,减少裁员给员工带来的心理障碍。

  这种方法不仅使该公司在业界赢得了信誉,也在被裁员工心里留下了良好的印象,保护了企业雇主品牌,成功地将裁员在企业社会形象方面的负面影响降到最低。

裁员也需要SMART目标

  裁员标准确定以后,需要为裁员行动制定明确的目标。像我们在绩效管理时做工作目标设定一样,裁员也要制定“SMART”目标,所谓“SMART”目标,是英语中五个单词的代表,要求目标达到:具体、可衡量、可达成、相关和有时限。符合要求的“SMART”裁员目标如:在2005年年底之前,完成裁减生产员工20%,其中包括上年绩效考核评为“差”的全部人员,及部分“较差”的员工,预算控制在年初的水平内。

  对于比较复杂或规模较大的裁员行动,甚至在总目标的基础上,要制定分阶段的目标,以指导和控制行动的进行。这就像打一场大战役,在战略确定的基础上,要有具体目标,几个小战役的胜利代表着大战役的成功,进而完成阶段性的战略目标

  制定百日裁员计划

  目标制定之后,就是做好行动计划这一关键步骤。

  这一步是前面规划或者说小战役的具体落实,主要实施计划要有工作内容预算沟通计划、裁员执行的标准及方案、法律问题处理等。其中任何一项工作的失误都有可能导致整个行动的失败(见表2)。

  表2:裁员百日计划

日期主要内容负责人
第1-30天 规划
1-5天确定裁员目标总裁人力资源部负责人
1-5天选定裁员标准及范围总裁、人力资源部负责人
3-10天进行裁员成本测算人力资源部
3-10天确定周期及时间总裁、人力资源部
11-15天完成执行计划总裁、人力资源部
11-20天确定沟通方案、相关文件法律文件、执行人员及意外事件处理预案总裁、人力资源部
16-18天高层管理裁员计划沟通总裁、人力资源部
18-20天执行计划的最后审视总裁、人力资源
15-25天裁减人员名单确定人力资源部、相关部门主管
21-25天裁员方案及实施办法培训总裁、人力资源部
21-30天开始裁员初期的第一轮沟通总裁、人力资源部
第31-70天 执行
31-70天计划实施多轮沟通人力资源部及相关部门
按需第一轮裁减相关部门
按需简要分析前一轮工作成果人力资源部及相关部门
按需第二轮裁减相关部门
第71-100天 总结分析
71-80进行员工意见调查并分析结果人力资源
71-80裁员的直接效果进行分析人力资源部
81-100员工调查的结果进行相应的培训人力资源部、相关部门
90-100对裁员效果进行总体分析评估总裁、人力资源部

  目前我国采取的措施主要是企业与员工协商解除劳动合同的形式。这一方面需要人力资源管理人员熟悉相关法规定,做到不违法;另一方面,在执行中要兼顾员工的感情,在合法的前提下,将裁员工作做得尽量合理。

  在赔偿方案的设计上,企业要关注两个方面:企业成本和员工承受能力。从企业成本的角度看,当然是尽可能的节约,但这与员工的心理恰恰是一对矛盾:企业对员工补偿得越少,员工失业过程中承受的心理压力就越大。虽然优厚的补偿方案远不能弥补员工在裁员中心理上受到的伤害,但企业有责任将这种伤害尽可能地减到最小。

  在具体的方案设计上,法律规定的最低要求是N+1的方案,也就是以员工为企业服务年限为基础(N),再加上一个月的提前通知补偿金,这是使企业完成当时通知当时请员工走人的最低要求。除此之外,也有企业会用N+2或更高的方案请员工离开,这主要与企业的战略和成本相关。理论上讲,越高的成本,带来的阻力相对越小。但这个加值也不可能无限增高。方案中的付薪基础,法律并未严格规定,一般企业是以员工的基本工资为基础来计算的。优厚的方案体现在企业可能将基数扩大到变动工资社会保险、上年度奖金等,还有的企业会另外增加一些福利津贴补偿。最后,有的企业在该方案上,可能根据员工级别或其它因素(比如离职的时间等)乘以不同的系数,系数的起点是1,最高一般不会超过1.5,以体现企业对员工最后的关怀与帮助。

  而企业在制定裁员计划时,也要对被裁员工整体的成本行测算,尤其要注意一些特殊员工的处理,如:在医疗期内、距法定退休年龄五年内的员工等,以求事先对总预算进行合理规划控制

分析裁员的可能效果

  规划的最后工作,是对裁员的可能效果进行分析。这种分析不仅包括对整体目标完成后可能的结果分析,也包括每一个分步中的效果分析和一些备选方案。严格来说,总体后果应该是在规划的最初阶段就已经开始,而突发事件的处理方案在制定行动计划阶段也有所涉及。

  之所以在最后提到效果分析,是为了在执行计划前,再系统地对裁员行动做一个分析,以利行动期间做到切实执行、有效监控和自如应对。

  在效果分析中,尤其要关注裁员可能带来的负面风险行为,以及为可能的风险准备应对方案。经验表明:裁员可能会引致一些员工的过激行为,如对裁员执行人员的人身威胁与伤害,到相关主管部门、新闻机构或政府部门上访,以及静坐、游行等活动。为此,企业在进行裁员前最好对被裁员工进行深入的分析与研究,必要时引入一些心理管理方面的专业机构介入,采用分批进行、心理辅导等相关方法和手段,减少理上的冲突

  同时,企业也要在方案设计中严格执行相关法律法规,不能为了节省成本而做违法的事情,使裁员做到有理、有利、有节。毕竟,即使有很大可能带来股票价格的上升,对企业内部人员来说,裁员都不是一个完全积极的事情,对人的感情更可能造成很大的伤害。

  我们常说:谨言慎行。在裁员的问题上更要这样处理。

  在真正完成裁员计划之前,管理者们要尽可能避免对员工说不负责的话,减少企业内关于员工裁员的流言。在行动之前,更是要将分析的功夫做足,将行动的不良影响减少到最低。

怎样落实裁员计划?

  培训所有执行人员

  在落实裁员过程中,首先要提到的是对执行人员的培训。培训计划是在前期规划过程中就做好的。

  培训的目的是使裁员对内对外沟通的口径一致,执行办法一致。

  培训的参与者包括:公司高层领导人力资源部的人员、市场公关部人员、裁员涉及部门领导及一些相关部门的负责人。最好是所有的中高层管理者同时参与,以保证管理层不出现信息的缺失或不对称。

  “非旁观者”的角色有利于企业以一个面孔办事,不会出现“事不关已,高高挂起”的问题。

  同时,集体的参与也有助于再一次厘清可能出现的问题,及时进一步修正,避免问题。

  进行充分的裁员沟通

  其次就是重中之重的沟通了。在心理学上有一种说法:当人一再地被灌输或暗示一种说法的时候,即使原来认为不合理或不公平的事情,也会逐渐地接受或认同。裁员的沟通也一样,要不厌其烦、多层面多次数地进行沟通。这种沟通最好是双向的,即对员工沟通之后,也鼓励他们提出自己的观点和想法,以减少裁员产生的负面影响。在内部的沟通较为充分之后,再开始采取实质性的行动。在整个沟通过程中,特别要注意:发布所有的裁员信息始终保持通过公司的正规渠道与员工进行沟通,避免非正规渠道的谣言和猜测造成公司内部的不稳定。

  一家国际制造企业决定某一事业部组织架构调整后,立刻开始对员工进行不断地沟通,从企业总部的CEO开始,到总部的人力资源副总裁,再到全球事业部总经理、中国区人力资源总监、中国区事业部的总经理和人力资源总监,不断地对员工宣传组织架构调整的原因与改革方向,并且与部门直线经理跟员工的沟通相配合,尽力获取员工的充分理解。与国内某些企业事前秘密进行设计,一旦公开方案就举起大刀切下的做法,这家企业在裁员过程中,员工的接受和理解方面取得了显著的积极效果。

  保护企业商业秘密

  对于高科技企业及一些核心技术决定企业命运的企业,从员工入职时就应该签订商业秘密保密协议

  如果没有,在裁员时准备相关的保密合同并确认签字就显得十分重要,无论合同的法律效力如何,至少保证裁员企业在商业秘密万一被泄露时拥有起诉追偿权。

  也有些公司在裁员时会增加竞业禁止合同,约定禁止员工为竞争对手公司各种形式的服务,避免被裁员工到竞争对手公司工作,给企业造成损失,但相应会给予一定的赔偿金以补偿员工的损失。

  商业秘密具有秘密性、价值性、实用性和新颖性几个特征,泛指那些不为公众所知的,能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息经营信息,主要包括:核心技术专利、关键生产流程、主要客户资源等。

  处理好程序性事务

  在执行裁员的过程中,一定要处理好相关的程序性事务,包括:核算离职补偿金、做好离职面谈等。人力资源需要帮助提供统一合法的补偿金支付计划,以及规范的离职面谈指导。

  同时,人力资源部要帮助监控程序的公平性,避免裁员成为挟私报复的工具。

  按部就班执行计划

  最后,就是要尽可能地依照原计划按部就班地执行。因为前期的规划活动很充分,所以计划还是相对比较科学完备的。在执行过程中,要严格落实,加强监控。出现问题及时解决,启动相应的预案。

怎样进行裁员后续工作

  裁员行动完成之后,在70 天左右的时间,需要对行动进行一次分析,有条件的可以加入员工观点调查,以从定量和定性指标上就裁员对企业员工的影响进行判断。

  分析留任关键员工

  因为被裁员工基本都已离开,而企业生产经营活动还要继续进行,裁员对企业留任员工心理上肯定会产生一定的影响,而他们的工作势必比以前增加或改换了新的工作职责

  分析主要关注于对留任员工特别是关键员工的心理影响,是否会影响他们对企业的承诺度,以及在今后保留员工的重点工作是哪些,当然也会包括具体裁员的经济效果评估、过程中的经验教育分析等。

  缓解留任员工的焦虑

  得出结果后,在接下来的30天左右时间,为留任员工提供必要的培训或安排一些心理咨询,以缓解他们的焦虑心情,适应新的变化。美国管理协会AMA)在1997年的调查结果表明:裁员后的培训活动组织的产出有重大影响。他们发现:与裁员后不增加培训的公司相比,增加了培训的公司在裁员约一年后,75%的公司因员工提高了生产力而获利。

  帮助被裁员工再就业

  裁员后续活动还包括:对被裁员工的培训、再就业和处置工作。严格意义上说,企业与被裁员工没有太多法律上的关联性,但对被裁员工再就业的协助恰恰体现了企业的社会责任感,同时也是企业雇主品牌树立的重要一环。一家负责任的企业,不会简单地把员工推给社会,而是会在企业能力范围内,在员工寻找新工作的过程中发挥积极的辅助作用。

  而企业在雇用新员工时,是否优先录用被裁人员,也是裁员结束后企业必须面对的一个问题。从法律上讲,企业有优先录用被裁员工的义务,但实际执行中往往不是这样,企业需要在这方面进行一些考虑及采取相应的沟通策略。

  最后,我们仍以“蓝色巨人IBM公司创始人沃森的一句话共勉,请慎重地做出裁员决策:“你可以接管我的工厂,烧掉我的厂房,但只要留下我的那些人,我就可以重建IBM公司。”

  (伍刚系华信惠悦业务总监;赵溪系华信惠悦咨询顾问

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