66条时间管理方略

   无论是在家里还是在工作中,每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序,对你能从生活中获益多少,有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间,从而使工作格外有效,休闲时光更加充实。

●了解时间

   时间是我们最宝贵的资源,只有通过分析时间的使用情况,才有可能掌握适于工作场所内外的,最为有效的时间使用方法。

   ◆每天要回顾,急事需优先。

   ◆对于很棘手的任务,先从小部分入手,立即处理,慢慢过渡到处理重要部分。

   ◆考虑一天的日程安排,采用相应的工作方法。

   ◆不值得去做的事,派下属代劳。

   ◆工作日化整为零,每段30分钟。

   ◆重温日程安排,评价工作效率

   ◆安排日程时,留点时间用于思考。

   ◆预测工作用时,看看是否准确

   ◆要随时做日程记录,单凭记忆不大可靠。

●制订计划

   如果你不知道明天的行动方向,你就不能决定今天要干什么。改进时间支配的任何方法都有赖于清楚的了解目标

   ◆将长远规划为一周、一日的行动计划

   ◆绘出工作履历表,计划下一步干什么。

   ◆把日志中的所有工作按重要性分类。

   ◆根据情况的变化和新信息的出现,不断变更工作的优先级

   ◆讨论应该简短,避免没有结论的提问。

   ◆记录你的体力、脑力出现高峰的时间,了解它们能持续多久。

   ◆留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。

   ◆建议公司弹性工作时间运作,以提高工作效率。

   ◆在你的日志里放上一支笔,随时记录信息和日期。

   ◆用彩色笔标识出任务的不同重要性。

   ◆委托应该委托的工作,无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。

   ◆写字桌上没用的东西清理走,只把现在的工作留在手边。

●节约自己的时间

   关于文件,有许多实际的工作可以去做,无论是清理写字桌并使其保持整洁,还是使计算机内的文件分类清晰,都可以在短期长期内提高你的工作效率

   ◆每天都要清理干净,不要把杂乱的工作留到明天。

   ◆文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。

   ◆办公室里放一架钟,你和客人都能看见。

   ◆定期查阅你的存盘,把不需要的文件丢掉。

   ◆只把将来要参考的重要文件存盘。

   ◆打给你的电话首先由秘书或同事接听。

   ◆把你认为不需要的信息都扔掉。

   ◆只为那些需要知道的人员复印信息资料。

   ◆停止订阅你不再阅读的杂志。

   ◆取走你希望保存的报刊,存盘留作参考。

   ◆写字桌上只留最重要的读

   ◆评价每条信息与正在进行的工作相关性。

   ◆在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。

   ◆其它的选择行不通时,才考虑召开会议,而且要多听少说,使会议开得简短。

   ◆快速阅读报纸的标题。

   ◆把重要的参考材料与其他文件分开。

   ◆打电话时要避免精力分散,集中精力听对方在说些什么。

   ◆你在打电话时,把另一件工作放在手边,以防你要久等。

   ◆告诉别人什么时候可以给你打电话。

   ◆为了避免被打断工作,你可以换一条电话线路。

   ◆千万不要把要写的文件材料一直拖拖拉拉地不做,这样就会越积越多。

   ◆在你必须阅读的报告上划出关键的句子。

   ◆每月一次清理计算机里的不需要文件。

   ◆确保你的电子邮件简短,地址准确

   ◆要鼓励别人表达自己的意见,即使他们的观点与你的相反。

   ◆对议程中的每个专题都要分配一定的时间。

   ◆在会议的备忘录上记下会议通过的事项。

   ◆定期留出一点时间来追求业余爱好,和享受休闲放松的生活。

●支配别人的时间

   为了把你的时间安排得尽善尽美,同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委托他们去替你办事、分担任务,掌握好同上下级相处的艺术。  

   ◆要保持很高的期望值,人们会将努力付诸实践。

   ◆劝说别人的时候要用事实,而不是用感情。

   ◆关心别人想得到什么。

   ◆听到和聆听是不同的,要学会聆听。

   ◆当你把任务授权别人去办的时候,确保你把目的说得相当清楚。

   ◆留点时间来做你一个人可以做的事。

   ◆要有一张核查表,帮助你监察已委托工作的进度。

   ◆奖励要慷慨,训斥要适度。

   ◆对授权别人的任务要设定明确的,切实可行的完成时间。

   ◆不要让同事用不重要的事来分散你的精力。

   ◆在同事的办公室里召开会议,这样在你需要的时候就可以离场。

   ◆专门留出时间,让你的办公室向全体人员开放。

   ◆只有当你有不只一个疑难问题需要讨论的时候,才去请教你的同事。

   ◆揣摩老板的工作模式,并试图采纳。

   ◆询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。

   ◆ 记住时间是最民主的,没人比你的多,也没人比你的少。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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