职场“闲”人,是能把紧急重要度模型用好的人!

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紧急重要度模型,在时间管理领域里地位很高,因为真有用。

紧急重要度模型也被称为“艾森豪威尔矩阵”,可能是得益于他说过一句话:“最紧迫的决策通常都不是最重要的”。

工作中常常有很多必须立即处理,不能拖延的事情,我们把这个称为紧急性。还有一些事情可能未必很紧急,但是对你的生活和工作却是最有价值的事情,这就是重要性。

人往往因为紧急的事情,不断推迟重要的事情,直到重要的事情变现无法解决的问题或者遗憾,追悔莫及。

用紧急重要度模型,就相对容易看出自己要处理的事情,应该归于哪个象限,如何应对。(图片来自网络


这个方法真的很好,也会有效,值得推荐。

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事情的紧急性往往是很容易判断的,真正麻烦的是如何判断一件事情的重要性。

紧急重要度模型,失效的第一个原因就是判断的人出了问题。不是每个人都有能力做好紧急重要度判断,也不是每个人有意愿做好这个判断。


这是我过去画的紧急重要度模型,我不是围绕事去填充紧急重要度模型,而是围绕人去思考,不同的人会如何对待同样的工作。

对于职场新人,什么都不懂,也缺乏足够的判断力,反正甩过来的每件事都十万火急,都必须做完,所有他的感觉是,每件事都紧急,每件事都重要,人真是要累死。

对于职场骨干,开始有一技之长,单位会越来越倚重,倚重的意思是可能会要你到处救火,一个人当一个团队用,这个时候你会发现明明有更重要的事情,但自己被紧急的事情拖住了。

至于职场老油条,当然会叫苦叫累,但是自己做的全部是不紧急不重要的事情,这些明眼人都看得懂,看破不说破。

真正能把紧急重要度模型用好的人,必须是职场“闲”人。这个“闲”不是真的闲,是说这个人必须有时间思考,什么是紧急的,什么是重要的。

一般在单位,这样的人是领导。越是高级别的领导,越要在一年开始规划时,想好未来战略布局和实施步骤,并把核心目标贯彻到每一个普通员工头脑中,那么事情就大概率会成功。所以很多老板游学,静修,外出旅游学习,就是为了给自己时间思考战略

其实高层也很忙,时间也不够用,但他必须分配足够的时间精力到战略规划上,如果他不做这个工作,用一些紧急的工作去回避,企业很快就会出现问题。

对于创业公司的创始人,容易犯的错误就是盲目学习大公司,招人,搞价值观建设,健全组织体系和规范,以为这些很重要,却忘了小公司最重要和紧急的事情是解决现金流

人的判断力,往往没有自己想象中的那么好,这就是紧急重要度模型失灵的第一个原因。

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我们往往知道什么事情重要,但是我们输在了情感上。

仔细思考你现阶段所有的事情,评估哪些对你是真正最重要的事情,这是很难的一件事情,也是很多人为什么知道这个模型,依然难以用好的原因。

我有个小伙伴,带着几个人创业,他心里很明白事业要顺利走下去,最关键的就是找到合适的人帮他。原来一起创业的几个人,因为学历、见识等等原因,尽管人很好,但已经跟不上企业发展需要了。如果引进人才,那么这几个人就会不开心和离职感觉是自己把初创员工赶走了,他在情感上犹豫了很久,等下决心动手时,发现已经错过了最佳动手时机,付出的成本很高。

有时候我们明白什么事情重要,但不是因为内心抵触重要的事情(比如高三的小孩子很多会抵触学习),就是因为发现选择重要的事情就会伤害某些人的感情(比如毕业的孩子放弃梦想为了妈妈去考公务员),又或者无法战胜自己,输给了有趣的但不重要的事情上(比如没有上自习却去玩吃鸡游戏)。

很多人不是要学时间管理,而是要学情绪管理

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即便一切都没问题,很多人还是用错了这个模型

敲重点:在紧急重要度四象限里面,不同象限要填入的事情,时间跨度是不同的。

紧急不重要的事情:往往是琐碎的,马上需要处理的工作

紧急又重要的事情:往往是现在核心目标推进,需要立即且持续去做的工作,不做,就没有机会去做重要的事情。比如我们国家很多重大装备项目,就是紧急又重要,现在国民经济建设非常需要。

重要但不紧急的事情:往往是现在没有紧迫性,但是现在就需要花费很长时间去投入和打基础的工作,否则将来真要启动,根本不具备实施的条件。比如我们国家很多基础研究项目,什么时候出成绩,不知道,能否出成绩,不知道,但是不提前做,不投入做,就没有可能有突破。

这就要求一个人做紧急重要度模型,大脑里首先要有以年为跨度的时间管理概念。

如果都是把明天要做的事情,按这个模型去分类,当然对你明天的时间安排有所帮助。但是如果你从来没有用长时间跨度去思考哪些是最重要的工作,需要长期安排在日常工作中去积累,那么这个模型的价值就没有真正发挥出来。

比分说,很多人觉得写作是一样很重要的技能应该掌握。那么在紧急重要四象限矩阵里,写作一般来说应该先归类在重要不紧急的事项。但是放在重要不紧急的意思是:虽然不紧急,但是因为重要,所以每天都需要响应。

所以你可以每天最后完成练笔这件事,但是每天都得围绕写作学习或者练笔一点什么,那么这件重要的事情才有可能因为你的量变积累产生质变。

如果我们是用“日”作为紧急重要度分类,那么写作这个事情可能因为当日日程紧张,就先放到不紧急不重要的象限中,等于放弃了。

没有先基于长时间跨度确定什么是最重要的,那么紧急重要度分解并不能帮你有什么大改变。因为毫无疑问,只要今天有点啥事,你肯定会牺牲你内心深处认为是很重要的事情。

这就是很多人的悲剧,自己真正认为重要的事情,反而是可以牺牲的。

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秋叶大叔

秋叶,PPT领域最有影响力达人,新浪微博粉丝超39万;出版《和秋叶一起学PPT》、《说服力—让你的PPT会说话》等多部畅销书。微信公众号:秋叶大叔(ID:qiuyedashu)