别急着把知识装进口袋里

  我在大陆讲课和咨询时发现,很多管理者总喜欢课后向我要数据文件、要电子课件,得到以后立即就拷入U盘装进口袋“珍藏”起来。我过些日子与他们联系时发现,超过半数的人,从来没有打开过这些“千方百计”得到的信息;一些实用的窗体表格或管理检查表,得到以后从没有使用过;甚至于一些实用的立即就能上手的PPT档案,最后要用时却忘记自己已经拥有了!

  当我们学习完,急着把学习得来的知识装进自己的口袋,像酿酒一般放入地窖珍藏起来的时候,知识就失去了讨论、增值的机会;更何况,一个人穷极一生所能钻研到的知识是很有限的,若无法透过分享增广见识,恐怕大部分的时候,会钻研到很小的区域里去琢磨一些“细枝末节”,只见树木不见森林却还很自得其乐

  现代人真该感谢互联网的发明,通过这个信息流通的平台,加速了知识的分享与传播,让我们避免重复开发重复研究的浪费,且能藉由不断的交流修正,更加发挥知识的价值。知道知识而不懂运用分享时,知识是没有效益的。

  古时有个穷书生小杨,碍于生活困顿又无一技之长,读书之外只好帮别人劈木柴。为了省钱,小杨在路上胡乱买了一把便宜的斧头去劈柴赚钱。当小杨接了这份工作后,发现没啥时间读书了,因为每天旧木柴没劈完,新的又送来了,结果愈堆愈多,搞到天天拼命加班。有好心人提醒他:“你的斧头很钝,所以效率甚差,只要将斧头磨利即可改善。”小杨头也不回地答道:“工作都做不完了,哪有时间磨斧头?”好心者仍不死心,问道:“那你何时有空磨利斧头?”小杨有气无力应道:“等我劈完这堆木柴再说。”

  看完这故事,你认为小杨缺乏什么?是专业知识、好工具还是清晰的脑袋……如果你是小杨,你会如何做?

  (1)买斧头前,首先在互联网上搜寻比较各家的质量与售价,再看看他人使用后的评价。

  (2)工作中,在互联网上搜寻劈木柴的知识与技术窍门,同时把遇到的问题与大家分享,请大家提供建议。

  (3)如果业务量太大,考虑把劈柴工作外包信息放在网络上,谈好条件后请他人代劳以赚取差价

  ……

  故事的最后,小杨成为穷状元或是弃文从商,并不重要,重要的是,知识分享所带来的便利性与效益是难以形容的。著名作家李敖是个不会用计算机的人,在大陆访问时有人问他:“现在是一个信息科技的时代,你不用计算机,怎么跟得上时代?你的知识如何胜过用计算机的人?”李敖的回答很妙,他说: “现代的人不怕没知识!怕的是知识太多,不晓得分类、整理与运用!”

  2001年创建的“维基百科”便是一个很好的镜鉴。它是一个由众人协同创作的在线百科全书,来自四面八方的创作者完全是无酬且自愿的,其中的创作者包括了第一流的学者专家,也包括毫无学术资历的贩夫走卒,但他们在条目上的编辑、改写的权利是完全相同的。维基百科网站的管理者只有5位全职员工,网站不收费、也不接受广告,完全依赖捐赠,但它建立百科内容的工作速度、它所完成条目的内容水平以及它被信赖使用的状况,到目前为止都是史无前例的。截至2007年12月,维基百科条目数第一的英文维基百科已有210万个条目,而所有253种语言的版本共突破900万个条目,总用户也超越1000 万人,大部分页面都可以由任何人使用浏览器进行阅览和修改。英文维基百科的普及也促成了其他计划的产生,例如维基新闻、维基教科书等等。数年之间,维基百科累积的内容便超越“大英百科全书”(Encyclopedia Britannica)10倍以上。为什么?只因为“分享与运用”!

  近年知识管理成为大家关心的热门话题。我遍观中外企业,针对企业的知识管理,有以下两点重要提醒。

  组织面。现行组织多按照功能类别的分工方式,将组织纵切成营销生产研发职能行政等部门,这种壁垒分明的分工体系,不利于知识的发展与应用。例如研发部门总是只有不及时的二手信息,他们很不容易从营销部门等第一线的人员那里取得对于顾客的了解,以修正他们研发产品的方向。企业一定要有横向的专责单位去进行协调整合(例如项目管理办公室PM Office),才能克服。

  信息面。建置了知识管理系统数据库,并不代表成功。我们须牢记“信息科技顶多是一种催化剂和媒介,永远不会是一个解决方案,所以它们不会解决问题”。关键是在于内容以及分享运用内容的人。

  知识分享组织知识管理议题中最重要、也是最困难的一个。组织内的个人知识,必须通过“分享”、“运用”才能外化、产生综合效果,才能更新与修改并传递给所有需要的人。也就是说,知识不应该仅是静态的存量管理,更应该注重的是动态的流量管理。所以每当我的客户,积极建置组织内的知识管理平台时,我总是告诉他们,知识平台的建置达标率固然重要,但知识平台的阅读使用率与实务运用率,才是重点。

  中国的企业千千万,能将知识管理导入正轨、形成风气并时时检讨改善的又有多少?能运用这股无形资产的力量,去创造企业价值的又有多少?打开你计算机中的小数据库或是U盘,好好将你已拥有的知识整理一下吧!今天,就先从你个人的知识管理做起吧!别只是整天忙着劈柴了!

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