从员工自助报销看财务信息化的新趋势

  2008年新年开始,浙江移动公司温州分公司市场员工小赵,上班后的第一件事情是把上个月到各个地方出差发票重新整理了一下。他已经接到公司通知,从新年开始,员工报销差旅费用时,可以到一个叫“电子账务平台”中填写报销单据。

  今天早晨小赵登陆的电子账务平台是浙江移动实施全省财务集中的IT系统,小赵作为一个市场部门的普通员工,他使用的只是其中很小的部分功能,而整个电子账务平台从员工自助报销费到ERP账务处理再到银行付款全过程都实现了无缝链接和落地处理,另外,对于公司的收入资产、工程、资金预算的大量财务核算财务管理业务也都完全在电子账务平台中运行,这是小赵这种普通员工无法察觉的。

  从浙江移动的电子账务平台使用效果来看,笔者认为,我们国内公司财务信息化趋势,必然要跨越“ERP财务”走向“共享财务”。ERP财务实现了信息共享数据整合、电子记账目标,而共享财务则是对整个公司价值链的财务业务活动进行全过程管理,共享财务的企业将彻底实现面向流程信息化管理协同管理和实时沟通。这种知识管理服务共享将为企业创造更多的价值

  共享财务的前提是“全员财务”

  国内以前有财务集中的说法,共享财务比财务集中的角度更高一些,共享是集中和分散的有机统一,有“集”也有“散”,重点在服务共享,而财务集中更多的是偏向于业务集中,财务集中只是共享财务的第一步。

  电子账务平台的建设是共享财务中最重要的一环,建设共享财务时,机构建设、流程优化也很重要,但是,如果缺乏IT系统的支撑,共享财务还只能是个空中楼阁。共享财务项目是一个典型的“IT技术驱动管理变革型”项目。

  很多人以为就是一个员工自助报销的系统有什么难建设的?其实,这种想法还只是停留在“手工操作电子化”的IT系统建设思路上。

  基于提供共享财务服务的电子账务平台首先必须是一个平台级建设,这个平台项目也是一个系统化工程,它的核心功能融合了很多先进的管理思想,而这些管理思想却体现在软件的功能细节上,绝非轻而易举之事。

  我们作为电子账务平台的提供商有着深刻的体会,这种体会来源于我们公司全球化的财务共享实践经验。

  共享财务的前提是“全员财务”,打破ERP财务的“部门财务”的局面,企业的全体员工都可以使用这个平台,这样才会将信息收集管理控制的触角延伸到公司的每一个角落。

  只有面向员工界面的个性化的单据填写才能使每个员工填写单据成为可能。

  “自动翻译译”

  个性化单据填写它实现了财务语言业务化。界面中没有任何财务的专业词汇,使得员工能够用自己的工作语言来操作软件,处理自己的日常工作,员工感觉到简单易用,只需简单提示就可以操作系统,这样的IT系统才可能在全公司所有员工中普及。

  在系统的操作过程中,公司的一些管理制度流程控制规则也会固化到系统中,随着系统在全公司范围内的使用,系统对每一个用户输入行为的控制都达到了公司管理的目的。

  为了满足财务核算需求需要使用自动会计规则,通俗的来讲,就是类似于“自动翻译”,它是一系列规则的组合,这些规则把员工填写的业务信息转换成标准的账务信息。比如:产生ERP中应付标准发票,产生ERP中的总账凭证。

  自动会计规则是这个平台的核心应用。没有它,这个系统也只能是一个审批工具而已;有了它,就将业务活动财务信息美的结合起来。

  系统管理员在平台实施时,需要对企业的原有账务规则进行调研,并将规则录入到系统中,这些规则在系统运行过程中也可以随时调整的。浙江移动和中兴通讯在进行新旧会计准则切换时,电子账务平台只是调整了一下参数,就继续运行,准则切换基本没有造成什么影响,这在其他财务系统,包括ERP系统都是没法完全做到的。

  业务抽象与了作流梳理

  企业越大,财务审批越复杂,尤其是支出的审批。因为对支出审批进行严格控制是控制成本的最有效手段。运行审批服务工作流引擎包括两部分:技术引擎和审批规则。

  中兴通讯自己在运行的全球共享服务系统的在线人数在1000人左右,每天提交单据量在5000张左右,这么大的业务量数据对系统的运行效率要求是特别高的,从技术角度讲,选择一个很好的工作流技术十分重要。

  工作流程上运行的审批流程需要业务抽象,才能进行审批规则配置。财务的审批规则有它自己的特点,它要考虑到费用类型、组织结构、部门类型、领导级别,甚至还要考虑到领导的个人癖好等特点。

  试想一下,在一个4万人的公司,800多个部门的集团内,逐个设置审批流根本是不可能的,所以,审批规则的抽象十分重要,没有对大量业务实践进行总结和归纳,是不能产生一个优秀的审批规则的。

  我们知道企业通过实施ERP实现企业流程信息化管理这种说法已经提了很多年,但是我们观察到,很多已经实施了ERP(包括著名的ERP 产品SAPORACLE)的企业后,很多处理环节还是领导和员工纸面手工审批和处理。

  一个关键环节是手工处理,只是将处理结果录入ERP的模式怎么能叫做流程信息化呢?它最多也就是信息录入员之间的流程信息化。

  关键处理环节未在ERP系统中处理的原因一般有这样几个:ERP不能定义复杂的审批流程,尤其是费用支出这块,而国内企业对这块又十分重视;ERP操作界面复杂和专业化,不容易操作;ERP受网络条件,许可证限制等因素不适合推广到公司所有用户

  所以说,电子账务平台的应用才能使得“全员参与”成为现实,也只有这样企业才能实现彻底的面向流程的信息化管理,而以前的ERP财务还是未脱离专业化的影子,也只能是“全公司范围内的局部应用”。

  接口

  ERP是企业的核心信息系统,电子账务平台中任何功能和ERP交互数据时,使用统一接口服务来将财务务信息导人到ERP,同时也实时从 ERP同步数据,这样接口服务就起到一个“适配器”的功能,和ERP实现了无缝链接。

  统一接口服务不仅极大的降低了接口开发复杂度,财务人员工作也从每日烦琐的单据录入中获得了解放,可以把更多的精力放在财务管理方面,这也使得建立共享服务中心(SSC)提供基于集团层面的财务共享财务服务成为可能。

  企业银行之间的业务往来日趋频繁和复杂,企业和银行的直连服务可以将ERP的付款信息先经过审批,然后进行加密和安全处理,直接发送到银行端的系统接口,银行系统完成支付后,返回支付成功信息,电子账务平台启动通知服务,通知员工供应商。企业也可以实现实时银行账户查询以及自动对账功能。

  电子账务平台的背后

  小赵完成差旅费报销的流程,只是电子账务平台应用的一个缩影,浙江移动大量的收入、工程、资产等只要与财务有关的业务都在电子账务平台中处理。电子账务平台的成功应用很具体的体现了下面几个管理理念

  “实时企业”与“协同管理”。

  “知识管理”。

  “服务共享”。

  实时企业也提了很多年,尤其是丰田JIT生产方式为全世界所称道,丰田生产方式(TPS)有14项原则,我想最核心思想的一种表达是:用推式方法以最短的业务流程完成当前工作

  通过小赵报销一笔差旅费,我们可以看到,这个流程的推动是靠系统流程和单据流程来推动的,而不是靠小赵一个个去催促或者靠个人自觉。每一个处理工序都会收到上一个工序的任务,每一个工序都有一个标准时限要求,任何动作都要在标准内完成,并且每一步的操作都与软件操作相关,全过程的流程是透明的,超过时限的工序都会收到系统的自动通知,并会被系统进行统计。每个工序的自我改进都会触发全流程的协同效应,一张单据经过4天即完成付款并且是在异地完成付款就是实时和协同的最好体现。

  知识信息的沉淀和加工,知识决定了如何去做,电子账务平台提供了企业大量业务数据的收集功能,全公司员工对业务细节的输入都会挖掘出惊人的价值。假设浙江移动公司全省范围内填写的差旅单,在进行数据挖掘后发现,全年从杭州坐飞机出差的人次数是1000次,机票费用是100万,这个时候,浙江移动公司完全可以把从杭州出发的飞机订票业务交给一个票务公司管理,并协定在最低票价的基础上再给予折扣,而以前通过ERP管理是根本无法获取这些业务信息的。

  另外,业务信息从个人分散管理进而转变为组织记忆员工技能和经验通过软件的应用转变为知识沉淀,软件版本的改进和新用户每一次对系统的应用都对前人工作的价值分享。新员工入职后,很多规章制度都在软件操作的细节中体现,学会了软件操作,工作就很容易上手。

  服务共享的本质在于通过集中专业化的服务来满足集团内部的业务需求共享服务打破了区域、组织、语言、法律的界限,使得组织内部分工更加清晰,在快速响应客户需求、提高服务质量的基础上,不断的降低服务成本

  浙江移动建立了全省的核算中心,各个地市的财务工作就会从烦琐的财务核算工作中解脱出来,财务核算的工作就交给核算中心去完成专业化的服务,自己将更多的精力投入到预算资金成本财务管理工作中去。

  共享财务是企业财务管理工作的新趋势,对于大型企业集团的多法人,多地点、多币种、多语言经营模式具有重大的理论参考和实践应用价值。共享财务信息化将成为企业IT规划的下一个热点区域,中兴通讯和浙江移动在这方面迈出了重要的一步。

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