如何做好岗位工作量调查

岗位工作量调查,也称为“岗位工作饱满度测试”,它是公司领导人力资源管理部门了解本单位在岗员工工作状况的主要手段,同时也是各单位进行定岗定编的重要依据,它对各单位的人力资源管理工作具有较强的现实意义。而很多单位在开展这项工作时往往感觉非常棘手,经常因推行困难而不了了之或半途而废。

归纳起来,主要有以下几方面的问题:一是缺乏科学有效的操作方法,导致调查结果形式各异,无法比较;二是缺乏明确的衡量标准,对调查结果不能进行有效判别;三是受制于本单位人员能力素质管理制度的制约,调查结果没有反映岗位真实情况。以上问题如果得不到有效解决,岗位工作量调查就难以达到预期的效果,对人力资源管理的指导意义也就大打折扣。笔者根据以前项目上的经验,总结出一套岗位工作调查的方法,在实际运用中可以较好地应对以上提到的问题,并得到了客户认可,现提出来与大家分享。

这套方法是从工作分析入手,首先明确岗位的具体工作职责,并将职责细化为日常的工作步骤,然后对这些工作步骤的完成时间进行统计,与预先设计好的岗位工作判定标准进行对比,结合岗位任职人员的能力素质,对各岗位的工作量进行评估判断,最后根据本单位实际情况和未来经营目标,对岗位设置理性进行评判,对相关岗位职责提出调整以及对岗位编制提出建议。在上述步骤中,明确岗位工作职责是属于工作分析的范畴,在很多文章中均有阐述,因此不作为本文讨论的重点,本文是从岗位工作职责明晰以后入手,重点讨论如何进行岗位工作量调查。

一、设定岗位工作量化判定标准

岗位工作量化判定标准从岗位工作量、岗位工作结构和岗位工作强度入手,根据经验数据,确定相应标准,以此作为判断岗位设置依据是否充分以及岗位是否需要调整的依据。如下表所示:


二、进行岗位工作量调查

一般来说,每个岗位的工作可以划分为日常性工作、阶段性工作和临时性工作。日常性工作指每天重复做的工作,阶段性工作指每周/月/季/年做的工作,临时性工作指上级单位/领导或相关部门临时安排或突发性的工作。根据岗位工作职责,填写工作调查问卷,将岗位职责细化为日常的工作步骤,对每一工作步骤进行现场观察统计完成每一步工作所耗费的时间,对照岗位工作量化判定标准,对岗位工作饱满度进行初步判断。以某公司产品调运计划岗为例,如下表所示:


需要说明的是,当岗位存在一岗多人时,可以多选择一些人员进行观察统计,这样得到的数据更加客观。此外,通过对该岗位上多个人员工作量统计结果,可以得到每一工作步骤的最快工作时间,将各步骤的最快工作时间累加,即得到该岗位完成所有工作的最快工作时间。以此作为标杆,鼓励在岗人员向标杆工作时间看齐,以提高工作效率

三、对岗位设置进行判定

有了岗位工作量化判定标准和各岗位工作量调查结果,即可对岗位设置合理性进行判断并提出相应建议。以下以某公司调运处为例,通过对该部门各岗位在岗人员的工作量调查统计结果,得出岗位调整建议。如下表所示:

调运处岗位设置判定表


通过以上操作步骤,比较清楚地对岗位的工作量进行了判定,并得出了岗位调整建议。需要提醒的是,在操作过程中,需要注意以下几点:

1、区别岗位工作性质的不同

根据岗位工作结构特点的不同,岗位可以分为以日常性工作为主的岗位和以非日常性工作为主的岗位。以上方法更适用于绝大部分以日常性工作为主的岗位。对于以非日常性工作为主的岗位(如行政事务岗位或技术研发岗位),可以采用一些变通的方法,比如将日常性工作的界定范围从每天扩大到每周,或者只对岗位全年工作量进行判定,而不再对岗位日常工作量进行评估等。

2、内部专家的选定

在岗人员的工作时间测出后,除非对岗位的工作特点非常熟悉,否则第三方是无法对在岗人员所耗费时间的合理性进行准确评判的,而从外部寻找标杆岗位的数据又非常困难。因此,组建单位内部的专家评审组就非常有必要,内部专家必须由对岗位工作特点非常了解的人员组成,一般是由部门主管领导公司高层、公司资深员工等共同组成,这些人能够比较好地结合本单位实际情况和人员水平对岗位的工作耗费时间做出合理评价。

3、公司业务发展和员工素质的影响

由于企业所处的环境及其各种条件变化越来越快,在某一时间段上做出的岗位工作量调查只可能在本时间段内有意义。随着企业内、外部情况和员工能力素质的不断变化,很难有一个“绝对正确、完全适用和一成不变”的统计结果,它主要还是服从于企业总体目标要求,在不断变化中调整,是个动态调整的过程。我们建议各单位在每年的发展中,注重积累历史数据,进行岗位工作量的动态分析预测,以满足经营管理的实际需要

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