决战经营分析会

“盲、茫、忙”是国内不少规模制造企业的现状:缺乏规范的财务运作,没有经营分析,导致企业的经营者管理层在摸黑行动;没有科学的去做经营分析,导致企业在做经营分析时有过程没结果企业决策陷入迷茫的状态;在既“盲”又“茫”的条件下,企业的经营管理往往难以精细化,难以挖潜,导致经营管理活动陷入无序、混乱的“忙”状态。但中升(化名)公司就经历了这样的一个历程,从“盲、茫、忙”的怪现状到实现“专业化经营精细化管理”的华丽转身。

中升(化名)公司是珠三角某地的知名制造企业,在行业中处于前五名地位,但最近几年来,增长陷入了停滞。该企业老板于是找到了咨询公司,当时的情况:企业每年旺季都会有资金缺口,新建生产基地需要大批投资使得资金更是处于紧张的状态;经营上客户经常投诉公司货不及时,而销售部门常反映是工厂生产跟不上,工厂常反映自己的问题是采购跟不上,采购常反映自己的问题是财务的资金保障跟不上,财务常反映自己的问题是销售部门的回款跟不上。

咨询公司进场诊断时发现,该企业的财务很不规范,财务负责人、采购负责人均有老板娘负责,老板娘没有受过系统教育,也没有规范化操作的经验,结果,企业的财务一团糟。一方面,企业ERP系统存有问题,花十多万的ERP系统仅有数据查询的功能,但查一个数据要等上十多分钟;另一方面,企业财务部门每个月仅提供损益表,告诉老板赚了多少钱,并没有对经营数据进行分析。咨询公司建议:企业要先引入专业的ERP软件系统和职业化财务总监成本经理;然后,人员和软件系统到位后,再引入经营分析会,用经营分析会来指导带动企业的管理

其实,对于国内的规划制造企业来讲,在注重经营的同时,更要注重经营分析,唯有做好经营分析,企业的管理活动才能服务好企业的经营。

一、第一次经营分析会

中升公司在引入职业化的财务总监,具有专业水平的成本经理后,经过选型,化了100多万元,引入了国内某知名软件公司的ERP系统。ERP系统上线稳定后,立即进行了第一次经营分析会。

第一次经营分析会,中升公司财务总监演示了月度经营分析结果,发现:

(1)、中升公司的滞期库存达二千多万,基本上都是客户由于种种原因取消订单的,但公司领导销售部、工厂计划管理部之前都没有采取行动;

(2)、中升公司的逾期应收款有五千多万,其中有一千多万时间较长,有坏账风险,公司对销售团队并没有严格的传递回款的压力,销售团队也没有制定有针对性的回款计划

(3)、中升公司对客户的管理比较薄弱,客户总数有几千个,但几十个大客户却占了80%以上的销售份额,而这个几十个大客户,东升公司在每一家的份额并不高,都还有较大的提升空间,针对此种情况,东升公司以前并没有在销售政策上对大客户做出倾斜。

(4)、中升公司在供应链管理上较不规范,月度的采购计划比较随意,和月度的销售计划不匹配;大宗原材料采购上并没有进行战略采购,经常由于材料市场的波动而吃亏;供应商的管理上比较薄弱,供货份额的分配没有标准,甚至某些经常发生退货的供应商仍占有不低的份额现象。

(5)、中升公司制造工厂的部分车间能耗处于较不正常的水平,部分车间的人均效益低于正常水平,部分车间的质量损失超过了规定标准等,但制造厂长在月度总结中并没有做出合理解释

(6)、中升公司产品结构不合理,某主要产品由于材料价格变动影响出现了亏损边际收益低于边际成本),但销售部门仍在大力倾销此产品;中升公司的主要产品销售毛利率低于行业领头羊,高销售毛利率的产品却并没有受到销售部门的重视,部分高毛利产品更是有退货发生,但研发研究院一直没有拿出合理的解决方案。

第一次经营分析会,由于财务部门做了大量的准备,东升公司存在的主要问题都得到了暴露。企业老板会后表示:看到了问题就不是问题,经营分析会应该开。但在这次经营分析会上,由于其他相关部门都是第一次参加经营分析会,所以,并没有针对问题的质询有深入的答复。会后,管理顾问建议,继续完善经营分析会的形式和内涵。

二、第二次经营分析会

在管理顾问的建议下,第二次经营分析会前,财务部同相关业务部门进行了问题的沟通,业务部门自身进行了问题的深入调查和分析,并在会议上向公司老板进行解释和答复。根据解释和答复,企业老板明确了下个月的计划

以下是中升公司第二次会议后的决议:

(1)、营销部门要在1个月内出台《客户管理办法》,深入解决客户分类管理问题;

(2)、财务部门会同销售部门,尽快处理滞期应收款问题,要求在会后5天内拿出具体的行动计划,在3个月内完成清理

(3)、企业的产品结构问题,会后另选时间召开专题会议,讨论解决。

(4)、供应链管理部要在2周内修订《采购管理办法》,并重点解决采购计划的管理问题;供应链管理部统筹、会同财务部、制造工厂,要在1个月内出台《供应商管理办法》,重点解决供应商评审、战略采购等问题。

(5)、仓库、财务部,需检讨滞期库存问题,并要求会同计划管理部、销售部、制造工厂、采购部在1周内拿出解决办法。

(6)、研发研究院会同制造工厂,尽快完善某产品工艺问题,要求在2个月完成整改。

(7)、制造工厂针对某设备的能耗问题,建议考虑更换设备,要求工厂厂长尽快拿出设备的更换方案。

(8),企业资金紧张问题,考虑到国内的收缩银根决定向香港某银行贷款,由财务负责人尽快接洽和处理。

三、经营分析会的固化

咨询公司的帮助下,中升公司通过二次经营分析会,形成了企业经营分析会的形式、内容、流程,将其固化下来。

经营分析会使得企业能够及时识别企业的经营风险,并做出决策避免风险的发生。经营分析会使得企业老板或者经营者能够客观的评判职业经理人工作,形成以结果说话的习惯和导向。经营分析会,也是企业的一次微型的环境扫描,便于企业应对外部激烈变化的环境。对于规模企业来讲,除了作了未来3或5年的战略规划、年度的经营企划外,最需要作的就是月度的经营分析。月度经营分析会议的水平,往往决定了企业战略执行的水平。

四、成功举办经营分析会的经验

中升公司能够顺利的实施经营分析会,主要有以下经验:

第一,企业老板的决心,敢于用专业的人做规范的事。经营分析,要求企业的财务总监承担起监督企业经营活动的作用,没有专业的知识技能是办不到的。

第二,用能承担起企业规模运作的信息处理系统。先进的信息处理系统是企业精细化管理的硬件。

第三,成本管理人才的引进。国内制造企业成本管理人才缺乏,企业唯有把成本管理人才视为关键人才,并进行薪酬待遇上的倾斜,方能够吸引到人才并保留人才。

第四,企业严谨的数据统计工作。企业采用ERP系统,要求统计人员和数据录入人员必须遵守实事求是的态度按照企业的规范运作要求进行数据的处理。

第五,业务部门的配合和支持。经营分析,反映的是各业务部门的工作情况,财务部门没有时间也没有能力作深入的调研,需要业务部门自身进行深入的自查,找出问题和解决建议。

第六,建立经营分析的价值。经营分析,可以起到企业进行自我诊断的作用,方便企业领导者把握全局,也利于企业业务部门的提高。但唯有采取务实的态度,以结果导向,才不会流于形式。

第七,循序渐进的实行。企业搞经营分析,需要数据的积累,需要相关人员的适应,需要逐步到位。建议企业可以规定三个月的试行期,某些管理基础薄弱的部门可以后上。

第八,与企业的其他管理活动连接一体。企业通过经营分析会,下达了决策,需要将决策付诸实施,需要企业的重点工作计划管理、会议管理奖惩制度等相关管理办法的支持。

五、经营分析会的把握重点

1、资金管理问题

多数规模制造企业对销售回款都比较重视,但不少企业对采购付款问题、存货的周转问题以及投资资金的使用问题不够重视。企业采购的付款,可以争取到一定的账期,其实也相当于银行贷款。企业的投资,如果不注意投资节奏,占用大量的资金,会带来极大的资金风险。企业的存货周转问题,多数企业会计周转率,部分会作标杆比较,但对内部管理问题的深入分析比较缺乏,跟进解决问题也往往缺乏。

2、库存管理问题

对于制造型企业的经营者来说,企业的仓库往往是企业经营问题的结果反映。原材料滞期库存,往往是企业的采购、计划管理等环节存在了问题;成品滞期库存,往往是销售环节、计划管理等环节存在问题。这两项滞期库存长期存在,企业的仓库管理也一定会有问题。企业定期盘点仓库,对库存问题进行分析解决,是提升企业价值链运作效率的重点工作

3、采购管理问题

对于制造企业来讲,企业的材料成本往往是产品的主要成本。企业供应链管理部门,由于地位重要,工作敏感往往由企业经营者的亲信人员管理。人员上的非职业化,往往带来具体工作上的不科学,不规范。因此,采购环节也是企业经营分析会的关键重点。企业主要的采购决策可以通过采购销售协调会,采购、生产协调会,战略采购专题会议等下达,供应商的管理可以通过建立《供应商管理办法》以制度管理的形式进行,而采购管理在经营分析会上的审视就是对这些工作的检查和改善

4、营销管理问题

销售收入销售毛利销售费用市场分析客户回款等营销管理问题,是企业经营结果的显示。营销管理环节的经营分析,必须深入到客户、深入到市场、深入到产品才能够揭示整体价值链上存在的问题。

5、费用管理问题

制造费用管理费用财务费用费用的分析,和企业的预算管理相结合,往往比单一的分析能起到更好的效果。企业的各项费用支付归根到底是服务于企业的经营,费用实际支出的多少和预算上的倾斜与否都取决于经营的需要

六、专业化经营精细化管理

企业为什么要开经营分析会?经营分析会为什么那么重要?当一家企业采用专业的人员、推行专业化的经营时,就需要推行以数据管理为基础的精细化管理,这个时候,经营分析会就是专业化经营和精细化管理之间的桥梁。通过经营分析会,使得精细化管理活动能够支持企业专业化经营的需要。当前,国内的诸多制造企业正在转型,有的由成本导向逐渐的转向营销导向或者技术导向,有的由家族化经营逐渐的转向职业团队经营,有的由粗放式的管理逐渐转向精细化的管理,经营分析会正是规模制造企业这场转型的监控和决策平台,是企业PDCA循环的指挥窗。这也正是决战经营分析会的原因所在。

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