那些从不加班的人,都是用这3招做好PPT的

早上,学妹文文在微信上私聊我:“姐,我把自己坑惨了。”

一问才知道,前段时间,她的上司把一份几百兆的材料交给她,问她能不能一天之内整理出一份可以发给客户的PPT。Z觉得这也就套个模板的事,应该不难,于是就应下来了。

没想到,她刚开始做就被自己“打脸”了。光是找模板、找素材、找图片,她就忙疯了:几百兆的材料,看得头晕眼花也没看明白,又怕时间来不及,只能先随便放进去。

为了美观,她还特地花了好几个小时去做各种炫目的样式和动画,加了好几个小时的班才完成。

第二天提交后,上司看完之后却说:“PPT是好看,但是内容一点逻辑都没有,我完全不知道你这个PPT想表达什么,你真的会做PPT吗?算了,我让别人做吧。”

上司把任务转交给部门另一个和她同期的实习生珊珊,结果她只用了半天的时间就把PPT做好了,上司让文文也一起看,这份PPT简单舒服,内容观点一目了然。

问了一下才知道人家都是有自己总结的模板和快速操作的方法,美化工作只占了20%的时间。

通过几次PPT呈现,上司觉得珊珊能力效率高,不久珊珊就被提前转正了,据说给她的薪资比之前谈的增加了30%。

而文文只能苦哈哈地继续打杂。

同样的时间,为什么有人做事高效,有人却总是瞎忙得晕头转向?

拿做PPT来说,瞎忙族可能3天才能完成一份十几页的PPT,而高效人士1天就能做完五十页。

但是,“做得慢”,根本不是能力问题。并不是你真的不高效,而是因为你“不知道怎么让自己高效”。

我们以梳理文案举例,让PPT需要呈现的观点自己“跳出来”。

01、文字提炼

看下图,假设你开着车,喜欢哪一种路牌?

答案毫无疑问是后者。

文字的提炼具有三方面的好处:

  • 观众:高效率地吸收信息,快速抓到重点。
  • 演讲:让观众将注意力集中在演讲上,令自己的演讲具有更多的神秘感和期待感。
  • 设计:文案少一些,更多的设计空间。

比如元代马致远的《天净沙·秋思》,一共只有5句28个字,但却描绘出一幅凄凉动人的秋郊夕照图,并且准确地传达出旅人凄苦的心境。相比大段的白话文,高度精炼文字后的诗歌更容易记忆和流传。

02、文字精简的三把武器

1、拆:分析逻辑拆段落

先来看一个例子:

这个段落的拆解,没有捷径可寻,但通过详细阅读、消化内容就能做拆解。

再看一个例子:

段落为排比句式,就可以轻松分段啦!

2、找:提取概括内容

个例子:

  • 关键句:微博是一种网络技术应用
  • 关键词:短小真实即时方便
  • 概括句:微博的四大特点、什么是微博

同样还是桂林山水的例子:

  • 关键句:桂林的山
  • 关键词:奇、秀、险
  • 概括句:桂林的山的三大特点

3、删除并优化文字

在长段落中,可根据具体情况,对以下四种性质的文字进行删除。

  • 重复性文字

在写作中为了文章的连贯性和严谨性,作者常常会使用一些重复性文字。

  • 原因性文字

“因为”“由于”"基于’’等词用于表述原因,一般都可删除,保留结果性文字即可。

  • 辅助性文字

“截至目前”“已经”“终于”“经过”“但是”“所以”等辅助性文字,与PPT核论点并无直接关联,可直接删除。

由于可口头表达,故PPT中关键词后面用冒号引出的、用括号括起来的解释性文字均可删除。

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