"开会要用四个小时,我要不要辞职?"

——主管:“明天下午3点开个会。”

——A职员:“怎么又要开会?不是前天才开了一次会?!”

——B职员:“如果我不用开会的话,我会更加热爱我的工作。”

入职场多年,我相信不少人都发表过类似这样的看法,这种抱怨既来自于员工,也可能来自于管理者

或许会有不少人觉得奇怪,主张、主持会议的一般都是管理人员,而且对于那些领导管理组织的人来说,开会几乎就是他们的主要工作,似乎他们不该成为抱怨的人群。

但事实往往相反,可能那些主持会议的管理者们也在你看不见的地方到处抱怨,尽力躲避;甚至在开会期间盼着那该死的会议早点结束!可是为什么仍然要开展一场又一场的企业会议呢?

会议是重要的。

在所有的抱怨之后,没有人会否认,是否推出一个品牌、能否引进一项技术、有无必要取消和某供应商的合作等等,这些都需要管理者们和员工共同探讨才能进行决策

我们讨厌会议,但不能否认当我们想要萃取团队集体智慧时,没有任何东西能够代替一场好的会议。于是很快能发现,对于“开会”那件小事儿,我们存在了太多的误解:

1、开会没有意义

不少人出于自己过往的开会经历,断言企业会议大部分是没有意义的,是根本不需要开的,对于会议持有否定态度。但事实上,并非是“会议没有意义”,而是在职员本身的抗拒下,坚持会议无用论。他们没有意识到的是,糟糕的会议其实正显示了与会者的平庸!

为什么企业需要会议?

企业需要决策,这无疑是最重要的原因,可是其他呢?一方面,开会是一个组织存在的表现。试想一下,如果一个团队长时间没有成员聚首讨论问题与发表看法意见,那么其团队成员本身就已经缺少了表现自我存在的机会,长久以往向心力就会减弱;另一方面,如果没有通过会议这样一个严肃的场合,对成员表现进行一定的激励或者批评,那么长此以往士气就不被鼓舞,团队的目标就会变得模糊,团结与积极性都有可能会受到影响。

开会是一种群体沟通的方式,哪怕是电话会议、远程视频会议等等,面对面的信息沟通是组织活动中绝对少不了的,不同群体沟通方式、沟通技巧有所不同,但是一场会议都应该是朝着一个目标前进的,是面对面的、多方交叉的、高效率思维碰撞与工作反馈,是一个良好的集思广益的场所。

抱着“开会没有意义”的职员,当然,我们不排除有些会议组织者的个人问题让整场会议毫无重点、毫无目标、毫无亮点地让所有人浪费时间,但更有可能的是该类职员会议参与度较弱,没有足够的能力在会议中有所表现,或者没有机会成为会议的亮点,甚至是焦点。

2、只有管理者喜欢开会

天天开会都烦死了”、“开会就是在浪费时间”、“领导没看到大家都讨厌开会吗”......听惯了各种各样的抱怨声,很多人就会认为“人们都不喜欢开会”。但其实并非如此,你之所以不喜欢开会,是你并没有真正地将会议内容去理解、去研究。

在职场中,有讨厌开会的,但同时也存在着喜欢开会的一群人。他们是企业中较为“机智”的一群,为什么这么说呢?

有的人喜欢开会,因为他们能在会议上畅所欲言,得到表现的机会,并且让领导者注意到自己并赞同自己的想法与观点,他们表达了自己的想法并有机会让自己为企业效劳;有的人喜欢开会,因为他们善于发现会议里隐藏的重要信息,从会议中获得团队目标、同事工作进度、部门调度信息等等,从中挖掘到了有助于自己工作、升迁、人际关系等重要信息......

所以并非是只有管理者喜欢开会,能从企业或部门会议中找到机会的人,也同样喜欢开会。

另外,管理者未必都喜欢开会。因为管理者的时间其实是非常宝贵的,消耗他们的时间可能对于企业效益的影响会远远比职员的时间价值要来得大。甚至有些会议,是为了纠正职员犯的过错,这样的会议在他们眼中是极其浪费、甚至是厌恶的。

3、开会就是在浪费工作时间

组织开会必然会耗费与会者的时间,这是一定的,其实开会成本远不止是时间,还有其他隐性成本,所以大部分的领导者都不会无事就开会。

管理中的许多问题需要在会议中解决或讨论,很多管理人员都是充分认识到这一点的,所以较少组织无目的的会议,并且一般一定会提前通知参与者会议的时间,让与会人员提前做好准备。

所以说,认为“开会就是在浪费工作时间”的职员,更多的可能需要考虑自己是否事务安排不妥当,时间管理存在问题;而认为“开会就是在浪费工作时间”的中高级管理者,就要看是否是自己的时间安排上存在漏洞,亦或是自己掌权太多,给下属放权过少。

另外,如果普遍职员都抱有“开会就是在浪费工作时间”,很大的原因可能是开会时间过长导致。过长的会议总会导致不快,优秀的管理人员对自己的工作时间安排是有计划的,对于会议时间的长短也是可以预知与把控的,如果不能将会议时长控制得让大部分职员可接受,那才是会议组织者的无能。

不少管理者希望将痛苦而乏味的会议变得高效、有趣乃至令人振奋,他们希望会议能够成为一场又一场的头脑风暴,激发出所有人的创意与见解,但是往往不得其效。

领导者要懂得掌握会议的频率与进展,企业中有2种极端的管理者:一种事无大小事都开会;一种能不开会就不开会。

第一种管理者一定很招下属厌恶,因为他组织的会议低效而且无意义,容易让职员产生疲劳;

第二种管理者却未必讨得下属喜欢,因为其团队成员可能觉得他个人独裁,不善听人意见

其实每个职场人对于会议都存在不同程度的误解,管理者认识了误区,就能增长组织会议的信心,懂得如何利用会议强化自己的领导地位,提高下属的下属的信任度;下属认清了会议误区,就不会再抱怨会议浪费自己的时间、精力和热情,是一件苦差事了。

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