揭秘白领提高工作效率的关键,让领导省心又放心

  前些天,和几个老同事聚餐,虽然离开一年多了,聊天的话题还是绕不开公司红人李双双,这位红人深得领导宠爱,从主管到总监,两年升了四级,所以有说八卦消息的,有冷嘲热讽的,有表示不服的,但是谈到最后,大家不得不承认:李双双做事的特点就是快!

  怎么个快法,我见过:

  • 接到任务她总是立马行动

  比如省里下个通知,说下下个月几号要搞青年演讲比赛,一般人觉得还早呢过两天再说,但她两小时后就把通知转到十几个分公司了,并且提出要求123;比如领导说最近你抽个时间去下面几个门店调研下,她出了领导办公室就打电话给驾驶班:“王队,麻烦安排一辆车,我明天开始要下去调研三天。”

  见过很多同事的桌面,文件、废纸堆积如山,找个东西东翻西找毫无头绪,但是李双双从来不会,你问她要什么,她半分钟就查到了,清清楚楚,因为她所有的工作文件都分类放在统一大小的蓝色文件盒里,贴上标签,摆成一排,像随时可以被检阅的军队。

  • 有话直说,不兜圈子

  大公司的人最讲究和为贵、最擅长打太极,李双双烦不了,有话直说,有需求就提,有毛病就挑,一副霸道女总裁的样子,虽然很多人看不惯,说她坏话,但也不敢不配合,先把她的事办了吧,省的被她盯着。

  且不论李双双的家庭背景怎么样,道德水准怎么样,单凭这几点,就让领导省心又放心,不重用这样的人重用谁?

  刚好最近看到日本作家赤羽雄二的两本书,《零秒思考》和《零秒工作》,就特别强调“速度”的重要性,他说,白领提高工作效率的关键就在于速度,一旦速度提升,就能迅速着手该做的工作,并有时间回过头检查,同时头脑也会越来越灵活,充满干劲、发挥出真正的实力。

  嗯,想起李双双走路带风的样子,还是挺帅的。

  而更多人的工作常态是:速度慢、效率低,原因很多:领导的要求变来变去,每天都是文山会海,隔壁部门不配合......总之,身不由己,摊手心累。

  赤羽雄二先生说,这也是日本白领工作的普遍现象,他自己进入麦肯锡前也是经常拖拉,后来工作越来越多,不得不思考如何提高效率,在每个细节上抠时间,渐渐地走上良性循环,虽然现在的事情更多了,人反而更轻松了。

  他在《零秒工作》中分享了提升工作速度的8个原则还有N多小技巧,归纳一下,我认为对一般人工作最有价值的是这三点:凡事要先做整体规划、务必提高制作文书资料的速度、随时清除沟通上的障碍。

一、凡事要先做整体规划

  虽然每个人的工作只是公司整体工作的一小部分,但哪怕是小到发个通知,我们也要把它当作完整的项目来看待。在着手去做前,拿纸笔列清楚这些:上司布置这项工作的意图是什么?我能提交的最终成果是什么?需要考虑的因素有哪些(人财信息)?执行的流程和步骤是什么?其中最最核心的要点是什么?出现意外怎么办?

  如果这是一次全新的工作,那谁在这方面是最有经验的?他过去是怎么做的?有没有可以改进的地方?

  先对工作形成整体印象,就像先拿一个望远镜看到全貌,看到未来,而不是一上来就用显微镜看,陷入细节而忽略了全局。

二、务必提高制作文书资料的速度

  有时候真怀念没有电脑的日子啊,因为现在的工作,不管大事小事PI事毛事,都要弄个文档、报告、ppt,如果你做这些东西的速度很慢,那一定是经常加班,过的很惨。资料弄了一堆还是无从下手,根本原因是脑子乱,想不清楚,也就是不!会!思!考!

  对此,赤羽先生倾情推荐他独家的"A4纸笔记法”(《零秒思考》整本书就是介绍的这个方法),我试过多次,真的简单又管用。如果你正好要写个文章做个PPT,可以尝试这几步:

  ① 把A4纸横放,左上角写上标题,也就是你在思考的的主题。

  ② 在1分钟内,写下4-6行和主题相关的内容,每行20-30个字。

  ③ 每一行的内容可以作为新的主题重复上面的方法,直到写出30-50页笔记。

  ④ 将所有笔记按照“问题点—解决方针—具体对策”的顺序摆放(见下图)。

  ⑤ 思考笔记之间的逻辑,列出文章的目录,根据新的目录,重写A4笔记。

  ⑥ 完成以上步骤,文章的结构,主要内容就出来了,再誊写到word或者ppt里。

  ⑦ 然后就是些增增减减,修改直至满意啦。

揭秘白领提高工作效率的关键,让领导省心又放心

  笔记排序方法

  这种方法可以帮我们迅速拉出大纲,理清思路,大大减少开始的恐惧,而且有了整体框架,心理压力就小了很多,创意和灵感才会出来。PS,如果不会写目录就多看些文件文档,就是那几个常用结构啊。

三、随时清除沟通上的障碍

  提高速度不单是个人的事,甚至很多人抱怨:工作效率低,就是因为领导朝令夕改,想一出是一出。当然是有这种可恨的领导,但领导和下属的思考层次、立场角度、信息含量都不一样,这就造成双方交换信息时会产生误解、摩擦和分歧。怎么办,只能是谁主动沟通,谁就减少麻烦。

  曾经,我一个脾气暴躁的领导私下跟我说:不要怕被领导骂,一定要及时汇报!及时汇报!及时汇报!领导布置工作的时候没空想那么细,他希望你能主动思考、提出解决办法,但是他需要随时掌握进度,千万不要等他来问你。

  既然领导也希望能更快地了解情况,不要事后才发现问题,重新返工,那我们要做的,就是要更快、更准确地传达出信息。

  一方面要会归纳信息,无论是口头、电话还是微信汇报,3-4个重点就够了,清晰明了;另一方面,养成用书面形式记录和确认信息的习惯,领导布置工作总是呱呱呱说一堆,回去要把记在小本上的零散信息整理一下,打成word,一二三四五条,然后请他确认内容和完成的标准、时间期限。有时候他自己再一看就会发现不合理的地方,或者你理解的不对的地方,所以缺少这个环节,就一定会带来矛盾和低效。

  同理,和需要配合的部门、同事也是如此,随时沟通、随时清障,道路通畅了,运转才能高速。

  李双双看上去是很拽很强势,但我们大部分人的问题却是太弱势了,对工作缺乏自信,吞吞吐吐、举棋不定,要想改变就别再BIBI,从提高自己的工作速度开始吧。有一天,你也能长驱直入、手起刀落,如此嚣张,岂不痛快!

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