不是时间不够用,是你没用:看看商界大佬都是如何管理时间的

  最近总会听到身边的人抱怨时间不够,干嘛都得急蹭蹭的,常常得一心多用,否则一天 24小时是绝对不够用的。上班下班常堵在路上,工作时各项任务都堆积到了一块,动不动就得加班,回家还得做家务,哪里还有时间自我提高?

  在这个世界上,除开一小部分含着金钥匙出生的人,大部分人的成功都是后天决定的。有人说穷人和富人的区别在于,穷人把钱看得比时间重要,而富人比时间看得比钱重要,想想确实在理。比如说有人为了为了买一件更便宜的衣服,为了多抢几个红包,往往要浪费掉很多时间,以至于本来用来提升技能的时间都泡了汤。钱对于我们大多数人来说都是个限制性资源,可是钱可以再赚,时间却永远无法赎回,白云苍狗,稍纵即逝。当然时间也没有伸缩性,不管需求再怎么强烈,供应就那么多,没办法调节。

  我们常谈要提高工作效能,无非就是要在在最短的时间内,把需要完成的工作做到最好。

  而那些商界大佬,毋庸置疑,都是高效时间管理者。废话不多说,我们下面来看看他们是怎样打理时间的……

  1.记录下自己的时间使用情况,而不是凭记忆

  我们常以仅仅依靠自己的记忆,就可以说清楚时间是怎么花掉的。实际上,并非如此。管理大师德鲁克曾做过一个实验,请一些自认为记忆力很强的管理者将自己怎么使用时间的情况写下来,然后将它们暂时保存起来。与此同时,又请这些管理者把自己时间的实际使用倩况记录下来。过了几周或数月后发现,他们所记录的时间的实际使用情况,与他们最初写下来的情况相去甚远。

  其实,关于时间的使用问题,记录要比记忆可靠得多。做完记录以后,每月定期检查,有必要不断地根据实际情况重新考虑并修订他们的时间安排。这也是是一种时间管理练习,只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间,也只有反复不断地作出努力来能管好自己的时间,才能避免对自己时间安排计划的偏离。

  2.坚决摈弃浪费时间的活动

  墨菲第二定律:你所花费的时间永远比你想象的要多。因此要实现对时间的有效管理需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的,并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点,可以向自己提出一些问题来进行诊断

  比如对记录上的所有活动仔细地进行审察:“如果根本不做这件事,将会怎么样?”假如审察下来的结果是“没有关系"的话,那么结论就很明白:以后就不要再做这件事了。其实,很多时候只要学会说个“不”字,问题就容易解决得多了。

  3.麦肯锡管理时间的两张表格

  (1)作息时间表:

  麦肯锡高效安排时间的四大法则:吃饭的时候吃饭;睡觉的时候睡觉;工作的时候工作;休闲的时候休闲。道理很简单,可是能坚持下来却不容易。此外麦肯锡认为在日常工作中很多浪费时间的情况完全是可以避免的,比如说在饮水机前逗留太长时间聊天;阅读一些与工作相关度不大的报刊杂志;讲话没有重点,还长篇大论;事情一拖再拖,总想着来日方长。很多时候都是这些日常的小事让我们放松警惕,俗话说:千里之堤,溃于蚁穴,生活中一些小习惯往往可能决定成败。

  (2)工作进度表

  在确定工作计划之后,要持续跟进。麦肯锡给出了以下几点建议:①列出立即可做的事情,从最简单、用很少的时间就可以完成的事情开始;②利用对事情持续五分钟的心理热度,着手开始做已经拖延的事情,可以每五分钟休息一次,间隔期喝个咖啡或深呼吸,回头欣赏自己的成就;③运用切香肠的技巧,将工作切分成几个小的步骤,在一个工作日内完成;④在工作表上记下工作时间,包括工作开始时间,预定完成时间和各阶段完成期限。

  4.一个整洁的桌面可以让你事半功倍

  一个整洁的桌面可以让你事半功倍,看过李嘉诚办公室的人都知道,他的办公桌面相当整洁。桌面是否整洁能够反映工作的条理性,凌乱的桌面不仅会让我们在短时间内难以找到需要文件,甚至还会丢失一些重要的文件,而且杂乱堆积的文件也会分散我们的注意力。

  ①把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央,其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里。这样做也可以提醒自己哪件事是最重要的,你要把所有精神集中在这件事上,不能让其他工作影响你。

  ②一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐,并按照类别把它们放到合适的位置,千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件,对它们可以按照重要性和先后顺序的原则,进行分类。

  ③空闲时间的阅读材料,也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中,不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着,因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走,而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

  ④和你的工作相关的或者对你有用的客户媒体出版社及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等,一定要分门别类登记放好,以便随时查阅。

  5.利用科学的时间管理法训练自己

  如果自制力实在不够,可以先利用一些科学的时间管理法来训练自己,比如说弗朗西斯科?西里洛的番茄工作法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起。

  具体步骤如下:1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里2、设定你的番茄钟,定 25分钟。3、开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。4、停止工作,并在列表里该项任务后画个X。5、休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。6、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。7、每四个番茄钟后,休息25分钟。如下图所示:

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