传说中的华为秘书到底是一群什么人?

华为秘书体系隶属于公司人力资源部,是公司人力资源一支重要保障队伍,目前华为全球秘书约2000人,深入公司各部门各BG,支撑工作连续性开展。

华为秘书体系早在1998年即引进英国NVQ(National Vocational Qualification) 文秘(行政管理)职业标准体系,是华为任职最早推行和完善的体系之一。总的来说,华为文秘体系专业化程度在国内及业界均为领先地位.。

华为为什么设秘书?

华为聘秘书,是为了解决生产力,让经理们、研究开发人员、市场营销人员专心从事那些别人做不了只有他们自己能做的事情,大大解放了管理干部、研究人员的职能工作。当然,不是为了解放而解放,而是为了服务

同时,也为了降低整个企业总体成本,才建立秘书服务队伍的。如果不想降低成本,让研究开发人员、高级管理人员自己拖地板、装订文件,无疑减慢了他们的工作速度,降低了工作效率

华为秘书的定位

秘书地位有多高?举一个例子,美国军队里有一种土官,不叫军官,是士兵的士,叫士官。他们有时候连准将都可以管,但他们甚至连准尉都不是。这是美国军旅制度确定的土官没有军官资格,可他们在总参谋部做一些非常具体的工作。

华为秘书跟美国的土官类似。此外,华为秘书还有一个身份——管理者的助手。

具体来说就是,每一个部门、每一个科、甚至每一个课题,在往前推动的过程中哪些事情要发生,有哪些问题要注意,或者哪些方面能够减低他们的工作量,保证他们把全部精力用在主攻方向上,那么秘书就应该把这些工作接下来,由秘书来承担。

秘书工作中可能有90%都是处理简单事务,可能有10%是助手性工作,因此秘书的服务功能是非常强烈的。这种强烈就表现在所有别人不做的事,都应该由你来做。

作为华为秘书,除了服务管理者,还要不顾一切地去分担管理者压力。当然,分担管理者的压力,不是说替他决策,出主意,而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动,保证他们在主攻方向上投入很大力量。

在华为,办事处行政秘书就是管家婆,把这个家乱七八糟的事情管理起来,主任就可以省心了,减轻了管理者的压力。

华为秘书做什么?

华为秘书扮演了多重角色,那他们到底要做什么?可以看一下华为某研究所秘书岗位说明

1)管理主管日常事务。

基于良好的业务感知和业务重点,合理安排主管的日程;通过有效的信息管理文件预处理、任务跟踪等帮助主管管理时间、聚焦主业务,促进业务目标的达成;把握公文管理各环节的工作,确保和推动公文管理的不断规范;熟悉公司相关管理制度,具备良好的成本意识,协助主管进行费用控制和管理。

2)维护有效工作关系

培养与主管的信任关系和默契,建立主管与自己的工作关系网络,优化与内外部联系人员协作的方法或流程,维护与周边良好融洽的工作关系。

3)跟踪重点业务进展。

根据主管阶段工作重点和要求,对重要工作进展和各类遗留问题例行跟踪和监控,做好任务执行风险管理,以便主管及时、全面了解业务进展,推进相关工作。

4)推动流程制度优化运作效率提升。

协助主管高效筹备组织会议,输出纪要,并跟踪会议决议的落实,促成会议目标达成;协助推动相关流程优化,通过部门规范、常用流程的建立与优化,提高部门运作和员工工作效率

5)协助营造高效的组织氛围

通过组织各种丰富多彩的文体和户外活动及相关宣传等,促进员工交流,营造轻松高效的工作氛围;作为触角和桥梁,通过上传下达和其他有效措施,提前扫清障碍,帮助部门高效运作和持续健康发展。

华为秘书分级管理

华为秘书按照任职资格标准分为5级,根据秘书的工作职责分为基础和助理两大类标准:


基础类秘书的职责偏文秘类的,主要工作有部门文档管理、部门员工的人事信息管理考勤管理信息传递及处理、部门内外流程上下接口协调工作、各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪等这些文秘性质的例行管理工作

华为对基础类秘书的素质要求也跟普通的秘书无异,比如,敬业精神服务精神、细心、团队精神沟通逻辑思维、保密等。

基础类秘书也分为三级,对工作经验和绩效要求也不同:


此外,在华为工作期间受到的奖惩、参加的培训以及培训成绩都会对达标资格有影响。

而助理级秘书的工作更贴近管理层,他们的工作就是有效准确地调查相关工作信息并为管理决策层提供有效依据,并负责辅助人力资源管理、辅助财务管理、机要信息管理、机要文档管理、部门固定资产系统管理、辅助项目计划管理等。

所以,对于助理级秘书的素质要求也更高,比如:

领导精神:能领导人们有效有效在一起工作,促进团队的运作;

影响能力:为特定目的,特意采用影响策略或战术,有具体行动;

计划组织:协调、调动资源,有效地制定自己和团队的工作计划,采取有效及时的行动; 成就导向:努力发现某系统或个人工作方法的改进点,并做出具体改变以改进绩效

对基础类秘书的学历仅要求是大专以上学历,而对助理类秘书要求大学本科以上学历,对工作经验和绩效表现也有更高的要求:

华为选用秘书时,基本上是不考虑专业的,有专业限制的是个别部门,绝大多数部门是没有专业限制的,只考虑潜在发展力量,什么专业都可以进来。

华为秘书跟目前别的公司的最大的不同就是,华为秘书是可以发展、走向经理岗位的,因为秘书了解的综合面广,有相当大的适应能力,她在某一问题上甚至比专业人员还要厉害。

任正非说,秘书是走向管理者的通道,秘书就是管理者。管理最初级就是秘书。80%-90%的例行工作是由秘书进行管理,秘书有处理例行问题权力华为公司有很多高层领导都是出自秘书。

所以华为也动员一批优秀秘书到前线去,到办事处去,增加对市场的了解,经受市场考验,加强市场意识,利于将来的发展。

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