企业规范流程的5个作用

许多中小企业不注重流程,规范流程的目的他们不了解。流程首先是一种行为规范,使企业的日常做事有一定之规。

企业之中,流程往往特别多,员工会觉得流程很麻烦,走流程、填表单,认为是一种负担。做事就得了,为什么非得按流程走?还多了动作?规范流程,有5个重要作用。

规范流程的5个作用
图:规范流程的5个作用

作用1:约束工作、增加效率

泽亚咨询认为,流程的目的,在于“约束出效率”,越守规矩,越有效率,因为企业是一个整体,需要协同运作,而不是一个人的游戏。效率是从约束中而。企业中很多人做事会有一个坏毛病,就是图方便、不注重流程,结果反而拖缓了整体的效率。

流程增加了工作效率,也就降低了企业成本

作用2:衔接工作、减少成本

企业中的流程往往不会只牵涉一个部门,一个完整工作流程常常会涉及到公司里的许多部门,工作的顺序也是跨部门完成的,需要部门间的协作

仅仅是出货的流程,会依次牵涉到运输部门、仓储部门、物流部门等3个部门。假如没有一个流程去规范大家的行为,上一个部门这样做,下一个部门那样做,司机习惯于有命令了就去拉货,不管工作时间。但是仓库员却按照自己的工作时间上下班和调班。大家都不了解对方的做事方法和步骤,工作就衔接不上去了。所以,流程是为了规范行为,而规范行为能够有效衔接工作,减少沟通成本。规范流程的最大敌人是过去的坏习惯:如果企业内的员工已经习惯了不规范流程,做事也习惯了随意、随便、随心所欲,那么推行流程势必让人难受,因为和过去的闲散习惯发生了冲突

作用3:监控行为、有迹可循

流程的第三大作用是监控行为,使一切行为有迹可循、有底可查,一切清楚明白。流程可以监控做事的进度,在出问题时能够尽快找出问题的源头,流程也方便核算。

之前在帮助一家企业做管理咨询,这家企业是从非常小的小作坊式企业做起来的。用的员工大多数是和老板是同乡或者亲戚,后来新招的员工因为做的是简单劳动,也没有太多文化,他们的工作习惯就很随意,在一开始企业规模非常小的时候,也就这么混着过来了。但是随着规模的做大,这家企业的老板发现这样下去不行。因为没有流程,企业的交货出货屡屡出现问题。

帮助他的第一件事是规范流程。首先就设计了一套完整的流程出来,每个岗位、每项工作都有表单。他们的司机就不理解:“为什么要填表?我第一不会偷懒,第二我不会偷东西。让我运的什么,公司还不知道吗?为什么一定要填表?”

管理咨询老师说,填表为的是控制物料的进出。如果你不填,公司就没办法核算谁运的、运了多少。必须按照流程填表单。

他又说:“这个表也没多大用,又复杂,每次填表都要浪费我出货的时间。”

我这样说:“这个表有没有用,用处在哪里,不是你需要考虑的。这是公司领导考虑的。这表好不好填,你可以学,嫌麻烦,你可以适应。”

流程表单的另外一个作用是帮助统计,有的现象出现在你面前,领导者可能会忽视,也可能会重视,但是不知道程度。表单的作用正在于此:通过表单的统计,能够及时发现问题,衡量问题的严重程度,衡量管理者管理效果

作用4:统计衡量,考核工作

为什么许多企业生产效率不高?就是因为没有科学合理的流程去约束他,对于做得好的,认真的员工,也没有合理的流程去奖励它。那么员工的工作积极性又从哪里来?

世界大同,滥竽充数,是企业里最要不得的。流程可以帮助规避这一点。

作用5:规范动作,节约能耗

没有流程,就没有规范的动作,也没有办法统计和节约能耗。

中小企业,尤其是制造业,规范流程尤其重要,许多企业在日常工作物料消耗很大,但是这个大是否合理,是否可以避免,管理者没有概念。如果没有流程,人们需要物料就去领,需要什么就去拿,明明可以节约的却浪费了。

流程可以帮助管理者去管理物料,流程本身可以核算物料,然后管理者再去发挥人的作用,去做到奖惩分明。如果员工浪费不惩罚,那么员工想:反正浪费了也没关系,那我干嘛不浪费?

没有节省的动力,也没有必须节约的压力,那么浪费就是理所应当的了。

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