每天加班到21点,因为你不会列待办事项

  • 文/刘轩

我经常听到有刚步入职场的小朋友感叹工作不易,每天起早贪黑,要忙到大半夜才收工回家。

一天24小时,有一多半都是在办公桌前度过的,当然,怎么安排时间,是我们自己的权利,不过从这件事情上,我倒是觉得我们可以藉此反思一下自己的工作时间,是怎么分配的?

是有意识的安排,还是接受别人对你的安排呢?是一起床就开始打拼,开始当救火队员,还是有时间给自己做比较深度的思考和长期规划呢?

我在新书《幸福的最小行动》中有提到,其实我们每个人,都会有自己每日的能量分布状况,可能你早上比较有精神、下午比较容易犯困,而这样的状况每个人都会有小小的差异。所以你需要主动、有意识地安排自己每日的工作时间。

你的待办事项清单是错的

很多人喜欢给自己列待办事项清单(To-Do List),也有各种App和软件号称是最厉害、最齐全的终极待办事项清单。但坦白说,有多少厉害的系统,也就有多少用这些系统还在拖时间的人。

心理学家发现,当我们列下待办事项时,这个动作本身会让人觉得“我已经有了进度”,因此会获得压力的纾解和一点成就感。但这个成就感,也往往会让人松懈,反而不会开始行动。所以有些拖延症患者很会给自己列待办事项清单,但一天下来,他们最大的成就,很可能也就是列这个清单。

另一种状况,就是当待办事项清单变得太长,反而会债多人不愁,对清单视而不见,或让人只挑容易完成的项目先做。因为一个需要深思的大案子和一个只需要跑腿的差事同样都是清单上的项目,做一个算一个,当然比较容易画掉的项目会是较好的选择。

事不过三法则

出于以上这几种心态,你给自己列待办事项清单时,需要遵守一个很重要的法则,那就是:事不过三法则(The Rule of Three)!

“事不过三法则”的意思是:每天要从你的待办事项清单里,选出三件事,也只有三件事,来优先完成。一次不要给自己列超过三件事,而且我建议可以这么分配

第一件事,可以选择一件容易完成的事情,例如回一封电子邮件,不是太复杂,做完就能轻松划掉,完成第一关。

第二件事,应该是跟未来计划有关的,例如为年底的报告做一点研究。这件事未必今天就得做完,但每天增加一点进度,绝对有好处。

第三件事,则是做一件今天必须处理完的事情。

每天加班到21点,因为你不会列待办事项

为什么建议这样安排呢?首先,意志力就像是肌肉,我们的内心也需要暖身。当你在健身时,如果一开始就做强度最大的训练,肌肉很可能会因此受伤,而且效率也不会太高。先完成一个中低难度的项目,让自己暖身,循序渐进

再来,有一种心理现象叫“蔡格尼克效应”(Zeigarnik Effect),指的是我们对未完成的事情总是念念不忘,甚至比起已完成的事更容易被记起。换句话来说,每一件被拖延的事情,其实都会悬在心里,造成内在的压力。所以,从比较轻松就能够完成的第一件事开始,得到一点成就感,同时能降低压力,推动我们继续往前。接下来,我们就可以把这个持续的动力放在“需要完成,但不是最急迫”的事情上,因为这是平常最容易被拖延的。等你有了一些进度后,再来处理“今天必须完成”的急迫事项。

但你问:“我今天必须完成的事好多喔!可不可以先把最急的事情做完,再来做其他的?”当然,这是你的生活,本来就可以自己做决定。但也试想:正因为原本不急迫的事情被拖到了最后一刻,所以才成为今天的急迫事件,不是吗?既然这样,为何不从今天就开始改变呢?是否可以做一些取舍,把一些事项交代给别人呢?

利用“事不过三法则”的好处,是让你在众多杂事的清单中,做出选择和取舍,找出事情的优先级,也不要让自己被一个过长的清单压倒。你也可以在每天睡前先列出第二天要做的三件事,这也就减少了早晨思考与做决定的时间,加快你开始工作效率

避免“一心多用”

很多职场人士会觉得一心多用很厉害,能同时开好几个视窗,在不同事项之间迅速跳跃处理,有威风的操控感。

但研究显示,一心多用并不会让你更有效率,因为其实我们并不是在同时处理好几件事,而是不断地在几件事之间做注意力的切换。脑部扫描显示每当我们要切换注意的事项时,至少会动用到四个大脑部位:前额叶皮质转移聚焦注意力,并选择要执行的任务,后顶叶负责切换每个任务的规则,前扣带回检查错误,运动前皮质协调身体动作的改变。这一切都能在1/10秒内完成(真的要给自己的大脑拍拍手),但一天下来若不断地来回切换,可能会让你损失40%的工作效率

所以,拜托不要再一心多用了!这样反而更容易加重拖延症

番茄钟工作法

我建议你可以试试看“番茄钟工作法”。这是一个意大利人弗朗西斯科•奇里洛(Francesco Cirillo)发明的。为什么叫番茄钟,不是因为意大利人爱吃番茄,而是因为他发明这个工作法的时候,用的刚好是一个番茄形状的计时钟。其实你什么钟都可以用,一般烹饪用的厨房计时钟最好,若没有,手机的计时功能也行。

番茄钟工作法很简单:首先,请先给自己设一个25分钟后会响的闹钟。然后,就开始专心工作,一次只专注做一件事,并把所有的聊天信息电子邮件不相关的视窗都关掉。

每天加班到21点,因为你不会列待办事项

25分钟后闹钟响起,就站起来动一动,休息5分钟。这个方法的重点在此:当你工作的时候,一定要专心,休息的时候,也一定要休息。你可以出去走走,找同事聊天、听首歌,任何事情都可以,但一定要让自己离开工作状态。

25分钟工作、5分钟休息,重复4到5个回合,然后再给自己长一点的15分钟休息时间,就这么简单!不过我发现它实在很有效,因为当你有了很明确的时间限制,而且又有固定的休息时,更容易集中精神,达成高效率,也更能帮你抵抗分心的诱惑。

虽说老天爷给每个人都一样,一天24小时,但我们体验时间的过去,却是一件非常主观的过程。

近年来,我的时间管理态度,从之前的“抓紧时间”,演变成现在的“操控时间”。

差别就在于,我以前会把每小时都当作一样的单位来看待,设法塞得满满的,但现在我知道“时间感”是必须有松紧调配的,有时候你需要让时间慢下来,才能在必要的时候让时间加速。

学会管理时间,你会更容易进入“心流”的状态,会在忘我沉浸的状态中,高效执行好自己的待办事项,从而让自己的工作状态换个新模样。

《幸福的最小行动》

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