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职能鉴定最早是由波兰档案学者卡林斯基在二十世纪二三十年代提出的,其核心思想是按照文件形成机关在政府机构体系中的地位和职能的重要性,来确定档案文件的价值和保管期限。 1、第一次世界大战以后,随着社会管理范围的扩大、管理活动的日趋复杂化和科学技术的发展,文件产生速度加快,文件数量迅速增加,档案人员面临着严峻的档案鉴定问题。在此之前,档案鉴定工作采取的是一种消极的做法,即主要是销毁所谓的无价值的文件,而不是根据价值标准积极地挑选有价值的文件。在这种情况下,卡林斯基提出了他的职能鉴定理论,卡林斯基认为,应把档案文件分为两类,即有永久保存价值的最高行政机关的文件与只有暂时保存价值的低级机关的文件。卡林斯基认为,在鉴定时,要考虑行政郁门职能,因为相比之下,有些行政部门的文件比另一些行政部门的文件重要,如内政部的文件比邮政部的文件重要,要考虑机关权力的大小,因为文件的重要性与机关权力的大小有关,下级机关的文件不及上级机关重要,同时还要考虑职能的区别,因为同一机关内的某些文件比另一些重要,如关于国家和政治等的文件比关于个人的文件重要。