生命“四象限”:多做要事,避免急事,拒绝琐事,少管闲事

曾经在知乎上看到一个时间管理类问题的回答。

答主建议,要想更合理地管理时间、更高效地处理事务,不如先简单判断一下这件事的紧急程度和重要程度,然后再决定做不做、怎么做、何时做。Deadline设在明天的工作任务,紧急程度和重要程度都很高,最好集中力量优先处理;而出门逛街这项计划不算紧急也不重要,可以灵活调整,等正事忙完了再去做。

遵循这种思路,只要准确判断一项任务的属性,就能自然而然地知道相应的处理方式了。这样,堆积如山的任务就可以根据轻重缓急排好队,然后有条不紊地一一搞定。

彼时,尚未形成任何时间概念的我,对该答主完善的时间管理体系感到由衷的佩服。后来,在我同时应对多项任务时,也会参照这种思维模式,让各项任务在时间轴上错落有致地分布,做每件事都尽量全神贯注、心无旁骛。如此一来,不仅工作效率得到了大幅提升,心态也变得更加从容。

“四象限法则”

你也许注意到了,不少日程本的扉页都会印制这样一个表格——用坐标轴的形式,将待办事项划分为如下四大类别。

生命“四象限”:多做要事,避免急事,拒绝琐事,少管闲事

这种分类方法,叫做“四象限法则”。而生活中的每一件事,正如那位答主所言,都可以归为四象限中的其中之一。

第一象限的“重要紧急”事件,往往是压力与焦虑的主要来源。迫在眉睫的deadline,第二天的工作汇报,三天后的考试……都位于这一象限。“重要”是因为它们对后果有着决定性作用,而“紧急”则大多源于前期没有规划好时间,导致重要任务堆积到最后,需要短期内匆忙完成。这类事件,徒增工作压力质量难以保全,所以要尽量避免。

第二象限的“重要不紧急事件”,是决定人与人之间差距的分水岭。小到培养生活技能、完成长期学习计划;大到建立思维模式,提升综合实力……这些暂时看不到成果的努力,经过日积月累可以生成巨大的复利。在这一类事情上尽量多的分配时间和精力,防止它们落入第一象限,才能让事情得到合理规划,让能力得到稳步提升,从而有条理地完成工作

第三象限的“不紧急也不重要事件”,是让我们效率低下的罪魁祸首。刷票圈、水群、吃零食……没什么意义,但极具诱惑力。美名其曰放松身心,却悄悄将我们完整的时间瓜分得一干二净。因此,对于这个象限,我们要把握绝对主动权,只可将其为我所用调剂生活,决不可沉溺其中难以解脱。

第四象限的“紧急不重要事件”,则是让我们日夜奔忙但又好像一事无成的缘由。突如其来的任务、难以推脱的应酬、盛情难却的尬聊……这些没有益处却又需要立即解决的事项,成为了四个象限中最令人无奈的糟心担当。这类事情,既没有一二象限的关键性,又没有第三象限的愉悦性,白白占据时间,最好能不做就不做。

根据每一类别的属性和特点,我们也可以这样总结——

生命“四象限”:多做要事,避免急事,拒绝琐事,少管闲事

简而言之,就是多做要事,避免急事,拒绝琐事,少管闲事。

该做什么?先做什么?

上课的时候,我的手机震动了一下,是老板发来的工作邮件。我赶紧点开,原来是要我在今晚前帮他整理好资料。礼貌性地回复了邮件,我又顺手打开微信,看到了闺蜜发来的约饭邀请。果断回复了“约约约”,又情不自禁地与她斗图三百回合。突然,手机屏幕跳出了某美妆博主的更博消息,于是我又戳进微博,对这几款唇膏色号之美貌啧啧称赞。等我从曼妙的神游之旅中回过神来,才发现已经跟不上老师的节奏了。

这令人懊恼的一幕,时时刻刻在我们的生活中上演着。无处不在的干扰项,总是突然闪现打乱原本计划。然而仔细看一看上述场景,有哪些必须要做、哪些可以不做?哪些要优先去做、哪些可以随后再做?

放在当天来看,“上课学习”,属于重要但不紧急事件;“回复邮件并完成工作”,属于重要紧急事件;“跟闺蜜约午饭”,属于紧急但不重要事件;“欣赏口红试色”,则是不重要也不紧急事件。所以,最佳处理方式应该是先专心上好课,下课后处理工作,约不约饭都无所谓,等有闲工夫再刷微博。

但很明显,我们的兴趣偏好与本该处理的顺序恰恰相反——相比于“重要”的学习和工作,“不重要”的闲聊和娱乐总是更吸引人。这也是为什么,我们总觉得自己碌碌无为,却对此无能为力。因此,提升效率的关键,在于判断事务处理的优先级,并根据各类别事件对应的方法论,坚定且专注地逐一执行。

我们常常抱怨自己太忙,有太多事情要做。但一旦仔细审视我们生活的构成,就不难发现,我们把大部分精力都分配给了第三和第四象限的不重要事件。在第二象限“重要不紧急事件”(读书学习、提升能力)和第三象限“不重要也不紧急事件”(玩游戏、刷手机)的抉择中,我们通常会选择后者。我们不是时间太少事情太多,而是时间的分配不够合理,或者说,是理智的大脑没有打败贪玩的心魔。

四象限思维模式

“四象限法则”当然不仅限于衡量事的重要性和紧急性。这种坐标化的思维模式,也可以改换横纵坐标,灵活应用于各种场景。

每一种食物,都可以归属于“美味又健康”“健康但恶心” “美味不健康” “不健康又恶心”的其中一类。通过对食物属性的归类,人们就可以在即时享受和长期获益之间进行艰难的选择了。

相比于“重要紧急四象限”,同样应用到四象限法则的“收益半衰期”理论,则更专注于指导我们判断 “该做什么”。通过考虑收益(金钱回报、精神满足、个人成长)和半衰期(收益持续的时间)两个因素,来衡量一件事是否值得去做、值得花多少精力去做。

用提升颜值的几条途径来举例说明:健身属于“高收益、长半衰期事件”,化妆属于“高收益、短半衰期事件”,做美甲属于“低收益、短半衰期事件”,买衣服属于“低收益、长半衰期事件”。(仅代表个人意见,如有不服,不许打我)

再例如,近日傅盛老师在文章中讨论了人类的认知状态对其所处阶层的决定性作用,并发表了自己对认知升级的深刻见解。而文中提出的四种认知状态,也有着类似于“四象限法则”的分类模式——

生命“四象限”:多做要事,避免急事,拒绝琐事,少管闲事
(图片来源:TalentGuide)

如上图所示,绝大部分人处于“不知道自己不知道”的一无所知却自以为是的认知状态,与之相对的,则是极少部分“不知道自己知道”的博文广知且虚怀若谷的强者。而认知境界上的差异,正直接或间接地决定了一个人的工作实力、思维水平和社会地位。这种四象限法则,可以帮助我们审视自己的认知状态,并引领我们做出心态上的调整。

建立“四象限”思维模式的关键,在于找到两个“维度”去分析问题——时间管理中的重要与紧急、食物的美味与健康、收益的多少与半衰期等等。从两个“维度”来分析问题,就能建立起一个平面,并将事精准定位到某个坐标,基于自己的价值观进行具体的定义、全面的分析。

这种思维模式,不仅有助于理性看待事物、高效处理事务,更能引导我们揭开表象、剖析真相,建立联系、深刻思考。纵览当今时代,网络媒体野蛮生长,新闻界内乱象丛生,在利益的驱动下,信息之庞杂繁复黑白颠倒随处可见。因此,形成成熟的思维体系,养成独立的思考习惯,就显得极其重要且可贵了。

不受外界纷乱侵扰,有自主意识地生活,并能够自由掌控自己的大脑,就是世界上最美好、最难得的事。愿读到此文的你,心中是山河大海,大脑有一座城堡。

  • 作者|傅君琳,地道北京大妞,毕业于人大附中,现就读于香港大学。喜欢洞察世界,擅长大开脑洞,爱写字,爱摄影,爱运动,爱旅游。时而静如木鸡,时而动若疯狗。
  • 来源|杠杆计划Leverage(ID:leverage_scheme),聚集精英,放大智慧。这里是「杠杆计划」,追求用最小的投入,收获最多的精彩。

【原文标题为《世上每一件事,都有四个象限》,本文已获作者授权,如需转载请自行联系作者,谢谢合作】

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