麦肯锡顾问深度工作规划术:将工作可视化

当接到上级安排的新工作任务时,你首先会做什么?

有的人想都不想,凭着个人经验行事,而有的人则会先进行全盘考虑,想清楚了再做。

在我个人看来,凡是善于工作的人,都有一个共通的方法:那就是他们能够有意识或者无意识地使自己工作的整体情况可视化

麦肯锡顾问更是深谙此道,当他们接到工作任务的时候,他们不急于开始行动,而是通过系统化的步骤,将自己工作的整体情况都整理到一张工作安排表上,将自己的工作可视化。

麦肯锡的这套工作安排术,对普通人也非常适用,只要理解其中的原理、步骤,并在实际工作中不断训练,我们就能和麦肯锡顾问一样,大幅提升自己的工作品质效率

1、工作安排的3个步骤

我们先看麦肯锡顾问工作安排的可视化图:

我来为你解释下。

麦肯锡顾问,在进行工作安排时,分为3个步骤:

①明确价值→明确工作要创造的价值,也就是工作的真实目的是什么。

②工作分解→将整体工作分解为创造价值必要的几个阶段。

③明确要素→在每个阶段之中需要进行的作业内容。

我举个例子。

假设你的上司对你说“对汽车行业的动向做一下调查,发现汽车行业的成功模式”。

①明确价值/目的:调查汽车行业的动向,发现成功模式。

②工作分解:“确认目的”→“确认最终成果”→“建立假设”→“进行调查”→“制作最终成果物”;

③明确要素:根据分解之后的阶段将作业列举出来。

有了这些理解,你就可以将工作安排转化为如下的可视化图:

将工作安排目视化,只是麦肯锡顾问进行工作安排的第一步,同时也是提升工作品质效率的前提。

2、把精力集中在与价值直接挂钩的工作

在制作完工作安排表之后,紧接着应该做的第一件事,就是找出工作安排表中最能够发挥价值的部分,然后将力量集中在这个部分上,取得成果。

具体来说,麦肯锡顾问会根据工作安排表,将各项作业内容分为两个部分:

①任何人都能做的部分→交给别人去做

②与价值直接挂钩的最重要的部分→百分百全力以赴

以上面“汽车行业动态调查”为例:

假设你认为最有价值的作业是“分析调查结果”,那就应该努力提高这方面的技能水平,至于其他的工作则可以交给其他人来完成。

比如,在决定了调查方法之后,可以让大家分头进行调查;在决定了最终成果的格式之后,可以将分析结果交给擅长制作表格的人来进行制作。

要想提高自己的价值以及整体的工作效率,就必须在把握工作整体情况的基础上,将力量集中在与价值直接挂钩的重要的部分。

3、不拘泥于“部分”,优先从“整体”进行改善

你有没有听说过下面这些工作技巧?

不用鼠标只用键盘制作资料可以提高工作效率
记住EXCEL的快捷键和宏,可以提高工作效率
准备几个用于调查的信息来源(比如行业的知名人物和报纸杂志等)

这些都被称为Tips,也就是“小技巧”的意思。

确实,通过Tips能够在一定程度上提高工作效率,但这只能提高一项工作的效率而已。可以说是真真正正的“小技巧”。

如果一项作业在整体之中只占1%的比例,那么不管这项工作的效率提高多少,也不会对整体时间有太大的影响。

而且,如果从一开始就搞错了方向的话,那么不管怎么提高过程中的工作效率也是毫无意义的(或许会让人更快地意识到错误……)。

在制作完工作安排表之后应该做的第二件事,就是站在整体角度,努力提高最重要工作的品质和效率。

与只提升单一作业的效率相比,站在整体的角度,思考从哪项工作入手能够提高整体的效率和品质更加重要。

只要你能够准确地把握整体情况,就不会被那些所谓的“提高工作效率技术”所迷惑。

具体来说,要提升整体工作成效,找出以下两点尤为关键。

①工作中的瓶颈作业(一旦时间延长,整个工作的时间都将随之增加的作业)

②工数占比较高的作业

以前文中提到过的对汽车行业的“调查”流程为例,如果想对其进行改善,可以思考以下几点:

确认调查目的,如果已经存在相似状况的报告,那就可以省略掉绝大多数的作业。

寻找是否有前辈做过类似的调查,向其询问“什么地方问题最大”“应该注意什么地方”。

如果上司已经建立起假设,那么在最初的阶段就要询问清楚(当然,也需要注意不能被上司的假设影响到自己的判断),或许可以缩小调查的范围。

如果能够准确地把握整体情况,给作业安排出优先顺序,就可以通过消除没有必要的作业、将相关作业组合起来,或者将作业外包出去等办法,使作业变得更有效率

4、在其他行业和领域寻找突破

在制作完工作安排表之后应该做的第三件事,就是在工作上取得重大突破。

所谓突破,就是利用前所未有的方法使工作得到巨大的改善,也就是工作的革命。

尽管要想取得突破,并没有一定的方法论,但往往可以在其他的行业和领域之中找到取得突破的灵感。

如今,在其他行业之中获取灵感,然后在自己的行业之中引发革命的事例越来越多。

漫画行业以前都是由一个人负责所有的创作,但最近漫画行业受电影行业的启发,也像拍电影一样开始分工合作。

以前,擅长绘画但却不会编故事或者擅长编故事但却不擅长绘画的漫画家很难得到市场的认可,但如果这两种类型的漫画家相互合作,就可以创作出热门的作品。

如果一直局限在自己行业的常识范围内,很难产生打破框架的灵感和创意。所以在工作的时候绝对不能一边倒,而应该保持旺盛的好奇心,集思广益地吸取灵感和创意。

最后的话

随着对麦肯锡波士顿咨询公司了解的逐渐深入,我越来越发现,麦肯锡、波士顿等一流咨询公司,并没有那么神秘。相反,很多时候,他们在用的都是一些“笨”方法。

这些“笨”方法,一部分来源于已有的智慧,还有一部分来源于咨询公司大量、广泛的实践经历。

麦肯锡的这些方法,往往都遵循一定的逻辑,而只要是符合逻辑的,就是可学习、可复制的。

只要你肯花功夫,你也一定能学得会。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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陈后圣

作者介绍:陈后圣,前世界500强职业经理人 、MBA智库&商业新知等知名平台签约作者、大愚咨询创始人&CEO、个人成长教练、目标管理专家。,微信公众号:陈辞令(ID:ccl2019-00)。

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