不及时回消息的员工,不要招?

作者:张良计

01

大家一定会在工作中经常收到老板消息

邮件也好,微信也罢,还有电话,很多时候我们都是回过去就完了,没有想过回老板消息这件事,有什么讲究。

直到有一次和朋友聊天,他自己当老板,给我讲了他下属的故事,才让我重新思考起这个问题来。

这个下属叫S,是我朋友新招进来的一个部门经理。这个S工作能力不错,名牌大学毕业,之前呆的公司也都不小,从简历上看几乎无可挑剔。

虽然S的工作能力没有问题,但工作态度问题很大。

其中最让我朋友受不了的,就是他回老板的消息总是特别慢。

比如,老板上午11点发微信问S,上周客户项目进展到哪里了。

起码过2个小时,他才会收到S的回复,而且一共就4个字:

“还在跟进。”

我朋友很抓狂,心想这4个字居然要打2个小时?

再比如,公司每到月底都会做下个月的工作预估,然后开会商量讨论下个月的工作安排,提前做好全盘的计划部署。

而S的工作预估,往往都是最晚交上来的。

每次都是我朋友微信追着他问,S才会想起来下个月的工作计划还没有做,然后匆匆忙忙交上一稿。就因为他晚了这么一两天,其他人的工作安排都要重新同步。

很多时候搞得我朋友以为自己是下属,S才是老板

类似的事情发生过很多次,面对这样的员工,老板会很无奈。

要说工作能力,S是真不错,方案写得漂亮,专业理解也到位。可一旦涉及到平行部门之间的合作,或者参与到一些大项目需要打配合的时候,就开始掉链子。

这样的员工,给人一种能够使出力气,但总使不出大力气的感觉

我朋友本来一开始想好好培养一下S,让他成长为部门的顶梁柱。可三个多月下来,顶梁柱是做不成了,能不能继续用下去还要好好考虑。

也许有人觉得,不就是一个回复消息快慢的问题,有那么严重吗?

但如果做过管理就会知道,回复消息的快慢,影响的不止是当下的这一件事,而是公司整个生产链条。

我以前说过一个开会的例子。

10个人的会,只要一个人迟到了,哪怕只是迟到了10分钟,这个会很可能就会晚半个小时才开得起来。因为其他人在等的时候,也会出状况。

这叫职场上的“消极倍数效应”。

当一个团队里面,有一个消极负面的行为情绪出现,就会马上感染到更多人,最终被成倍放大。

回老板消息,也是一样的道理。

老板在等你消息的时候,同时也在做其他事情。而其他3件事情,可能都和你要回的这个消息有关,那么回慢了1分钟,相当于整个工作进度被拖慢了3分钟。

作为普通员工,很难意识到这一点。因为只用盯着自己手上的事情,不会太关注别人在干什么。

把自己的一亩三分地管好,做好分内事就够了。

可一旦往上走,坐上了经理、总监甚至老板的位子,你看的就是全盘。

这个全盘,是不同部门间互相咬合成的任务链条,也是一条完整的工作流水线。只要其中一个环节掉了链子,就是整个部门全掉链子。

越是大型的公司,大型的项目,大型的任务,这个现象越明显。

及时回复消息,本质上是不给别人添麻烦,不给别人的工作造成困扰,是出了问题马上有办法应对,而不是一问三不知,做事只有开口没有闭环。

事事有着落,回回有反馈,件件有结果。

这就叫专业。

02

抛开影响工作不说,如果回复老板消息不及时,还会发生什么情况?

答案是,猜疑。

我们不妨换位思考一下,如果你是老板,下属3个小时后才回你的消息,而且每次都这样,你会怎么想?

“他是不是出什么事了?他是不是对我有意见?他是不是对这个工作不满意?他是不是心里有怨言?他到底在干嘛?......”

想了这么多,最后一定会落到终极问题:

“不然,他为什么这么久才回我?”

这一点,像极了谈恋爱时候的某些人,只要对象消息回得慢了,TA就能脑补出20集的狗血剧情。

职场里也是一样。大家不要觉得夸张,很多老板真的会这么想。

他们每天要处理的事情太多,要盯的项目太庞杂,所以神经时刻处于紧绷状态,恨不得每条消息发出去都能立刻有回应,不然就会没有安全感。

和这种情绪化的老板相处,很容易因为一点小事就引起他的猜疑。

我以前就遇到过这样的老板,只要20分钟内不回消息,他就会夺命连环Call打过来。不管我是在吃饭,约会,洗澡还是睡觉。

遇到这种情况,如果你不打算立马辞职找好下家,最好能去适应这种管理风格

在这样的老板下面做事,有好有坏。

坏处,是你的工作和生活会被他牵着鼻子走。他周末不休息,你也不能休息。他夜里两点钟微信滴滴你,你也得在两点半之前回好消息。

但好处也是有的。

根据我的观察,但凡是懒得回老板消息的人,无一例外在老板心里都会被打上消极工作的标签

反而那些积极回老板消息的人,先不管他的工作能力如何,这个工作态度就很招老板喜欢。

以后的升迁加薪机会,也会多向他们倾斜一些。

这很现实,你可以批判可以抱怨,但不得不接受

03

讲了这么多,那么我们在日常工作中应该如何回老板的消息呢?

记住3句话:

重要的消息,及时回。复杂的消息,分段回。场面的消息,认真回。

重要的消息,指能产生重大影响的事情,或者与其他部门息息相关的工作。它们的共同特点,是牵一发而动全身。

尤其是老板亲自盯的重点项目,哪怕其他消息都回的慢了,但这种重中之重的事情,一定要紧跟。这叫有眼力见。

这么做既能表明自己的态度,也可以显示自己的专业。并且在每次回复消息的时候,一定要保证完整,不要掐头去尾。

因为老板每天管的事情太多了,对于你在做的东西很可能并不了解全貌,所以一定要用简短精炼的语言,把来龙去脉讲清楚。

这里推荐大家一个简单的办法,按照过去-现在-将来的模板,来组织自己的信息

比如当老板来问你项目进度的时候,就可以这么回:

“这个项目上周跟进下来的结果是方案在A、B、C三个部分需要修改,这两天我们已经在努力调整中,预计后天能有一个初版的修改方案交出来。”

我们来拆解一下。

方案需要在A、B、C三个部分进行修改,这是过去;这两天在努力调整中,这是现在;后天能有初版方案发出来,这是将来;

以上这段话,在手机上打出来一分钟都不要,但就是能让老板安心。很多时候及时回复一个消息,真的能解决很多问题。

那么如果遇到很复杂的消息又该怎么办呢?

分段回。

比如下面这段话:

“老板,这件事有点复杂,现在这个产品可能要延期1一个月才能交付

最主要的原因,是因为开发团队那边引入了新的底层架技术,所以目前的产品需要全部更新。更新好之后的功能更强大,但需要额外的测试时间。

第二个原因是...第三个原因是...(后面依次列举)

因此,我认为在保证项目整体时间表不变的情况下,可以这么做(列举行动方案)。”

这段话字数其实非常多,基本上可以当做一篇小作文了。但如果分段来看的话,就会发现每一段文字都有它的目的。

第一段,“老板,这件事有点复杂”,这是讲现象。

开篇就点明主题,控制对方的预期,让老板知道,接下来的信息密度会有点大,请做好心理准备。

第二段,从“最主要的原因”一直到“第三个原因”,这是做解释

按照重要程度优先级来依次讲明情况,缓解老板一开头听到的噩耗,让对方慢慢理解和接受现状,不至于一下子情绪激动。

第三段,“我认为可以这么做”,这是想办法

针对目前的问题提出自己的解决方案,让老板来拍板,同时也缓解他的焦虑。做事有头有尾,提出问题的同时也要解决问题,这是闭环思维的直接体现。

大家在回信息的时候,按照这3大段落(现象-原因-办法)来组织自己的文字,字数再多老板也不会觉得麻烦。

这就是分段回消息的好处,逻辑清晰,有理有据。

04

最后,场面的消息,认真回。

并不是老板的每一条消息都有实际意义,很多时候他在说场面话。

比如老板布置完任务后,在微信群里发了这样一条消息:

“这个项目大家一起加油,再接再厉,再创新高!”

按道理说,这种消息可回可不回。因为它并不能对接下来的工作产生实质性的影响,只是一个象征性的口号而已。

但我建议你还是要回,并且要认真回,不是只发个表情包就结束了。

例如可以这么回:

“好的老板!下周一我会组织内部团队商量一个计划表出来,然后周一下班前给您过目一下。同时我也会联系其他相关部门的Leader,把相应的配套资源都落实到位。“

表示信息已接收到,并陈述自己接下来的行动,让老板放心。

这是基本的职场礼仪

虽然老板和你说的是场面话,但你不能也回场面话。对方可以敷衍,但你如果认真应对,反而会让对方觉得你把他的话放在心上了。

这里有个1:3的原则,就是老板给你发了一句话,你起码要回三句话。老板说了一句无关痛痒的场面话,你最好能给他三句让他放心的实质性的话。

很多时候,你会收到意想不到的效果。

虽然回老板消息是个小事情,但我们以小见大,也能学到不少职场技巧。往大了说,这就是情商

专心做事很重要,但除此之外也要抬头看看周围,思考怎么能更好地融入到团队中去。

因为职场走到最后,比的都是做人。

以上就是今天的内容,希望能对你有所启发。

共勉 =)


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张良计

来源:张良计(ID:zhang_liangj),2020领英Linkedin年度行家/2018领英Linkedin年度最强音/专注于职场经验,逻辑思维,个人成长技巧分享。