效率思维:未经思考的盲目努力是一种自我消耗

前段时间,应一个创业朋友的邀请,为他的公司提供内部管理的建议。

由于不存在任何的利益关系,我们交流起来格外轻松,都毫无保留地分享着自己对一些事情的看法。

一番交谈下来,我最大的感受是在他身上发生的巨大变化。创业之前,是典型的慢条斯理、不慌不忙型,而现在,每一句交谈都能感受到他浓浓的紧迫感,巴不得将1天当作2天用、1块钱掰开当2块钱花。

我开玩笑:你这么猴急,在你下面可不好干啊。

他说:没办法,都是被逼的,被客户逼、被银行逼、被员工逼,不紧迫不行。

我回他:我看你这么下去,非把自己逼疯才行。现在公司也有小百号人了,冲锋陷阵也是你,日常琐事也是你,这样可不行啊。

他说:没办法,下面人能力不够,办事我总是不放心。很多事情我一个电话就搞定了,他们搞来搞去,半天也没有结果,最后还是要我来收拾烂摊子。

我回他:是的,你是公司老板,你一出手马上搞定,效率肯定高。但你有没有想过,这个高效率,仅仅是“点效率”,而不是“线效率”,更不是“面效率”。说得难听点,你可能是在用战术上的勤奋来掩盖战略上的懒惰。

他一脸惊愕。

1、重新理解效率

一提到效率,大部分人在潜意识中,都会将其与“快”、“速度”联系起来,认为效率就是越快越好。

这种理解显然是不准确的,效率并不是一个绝对概念,而是一个相对概念,用数学公式表示如下:

效率=有效产出/投入成本

要提高效率,就要提高产出、降低成本。这应该是再简单不过的道理了。但在实际生活中,往往有更多人顾此失彼,或只看到产出,或只关注成本。

拿上面的例子来说,当一个企业的老板去降维解决本应该下属人员解决的事情时,问题解决的速度是快了,产出是高了,但并不代表效率高了,因为老板的时间永远比员工更宝贵。

再比如,拿学习来说,有的人1个月能看完10本书,有的人可能只能看完1本书,前者的效率一定高于后者吗?答案显然是不一定,因为看完1本书的收获不一定就比看完10本书的收获少。

读到这里,有人会有一个疑问:很多事情其实是没办法确定一个量化的产出或投入数据的,既然没办法量化,就没办法比较,在这种情况下去谈效率高低还有意义吗?

我想从两个方面解答这个疑问:

第一,效率思维,并不是让我们如计算数学题一般,算出每件事情的效率高低,更多的是一种权衡与取舍的思维;

第二,在没有确切的数据下,我们仍可以通过建立一些思考维度,帮助我们更好地做出判断。这也是我接下里要提到的“点效率”、“线效率”与“面效率”。

2、点效率、线效率与面效率

连点成线,连线成面,连面成体。按照这个思路,我们可以将效率形象地分为点效率、线效率、面效率三种。

我们不妨用企业管理的视角来看下每个效率对应的含义。

点效率,对应的是企业最小的组织单位——岗位,点效率就是岗位上每个员工的效率。

线效率,对应的是企业的核心协同工具——流程,流程将不同的岗位串联起来,线效率就是每一个流程的效率。

面效率,对应的是企业整体效率,考验的是企业运用所有人财物资源的效率,企业与企业竞争的实质是效率的竞争。

显然,从重要性来说:面的效率>线的效率>点的效率。

需要指出的是,将效率分为点线面三种,并不是对效率形式的绝对切分,只是一种思维形式体现,目的是帮助我们更建立对效率更全面的认知。你也可以把它称为小效率、中效率、大效率,以方便理解为标准

这种思维的关键是:点要服务于线、线要服务于面,面要服务于体。我们很多事情,没有考虑体和面,甚至没有考虑线,一味在点上花功夫,而且乐此不疲,这其实就是用战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰。

傅盛在认知升级三部曲中,举了自己的一个例子:

一年多前,我跟几个高管反思,猎豹今天是不是做挺多的?我们在过去野蛮生长中,不断强调快速执行,做热点,认为只要做好这个点就会有机会。没有拿整个大趋势,或者叫大格局下的战略,做一个大方向下的可串联的点。但事实上,整个互联网的竞争加剧比我们想象中来得快。如果每个单点,不是在一个大格局下的累加,以致每个单点都会遇到对手强大的竞争,很难长大。
我们老说战略的懒惰,就这个意思。看到一个机会,扑上去。看到另一个机会,再扑上去。看上去每天都在努力工作,但回头一看,各种方向上布满了各种产品,彼此不能力,也没办法真正在单点上聚焦。
傅盛《认知升级三部曲》

对于我们个人来说,很多人每天看似忙忙碌碌,但由于没有一条个人规划的主线,到最后一定会陷入迷茫,丧失动力。

勤奋依然很重要,但聪明的勤奋才是关键,未经思考的盲目努力是一种自我消耗

3、如何实质性地提升效率

有了前文的基础认知,接下来可以聊一聊如何实质性地提升效率了。

我把方法归纳为三个步骤:做决定、管过程、盘结果。

①做决定

做决定是为了确定方向,确定做什么事情,不做什么事情。

一个好的决定往往具有以下特点:符合趋势、高附加值、具备飞轮/复利效应

这三大特点都不难理解,这里不展开叙述。我们重点说说,做出一个好决定背后的逻辑是什么。

这个过程又分为三步:信息→认知→决定,信息是输入,认知是加工,决定是输出。

首先,是信息。

我们每天是被信息所包围的,我们听到的每一句话、看到的每一样东西、接收到的每一条讯息、刷到的每条新闻、看到的每一本书都是信息。

我们大大低估了信息的力量,信息差距是造成人与人差距的非常重要的原因之一。

三国演义里有一个桥段。

曹操刺杀董卓失败,一路逃亡,逃到了中牟县,还是被当地官府抓获,曹操觉得自己“凉凉”了。

也许是命不该绝,中牟县县令陈宫是一个非常有气节的人,早就对篡权的董卓恨得牙痒痒,视曹操为英雄豪杰,与曹操一番交谈后,当即决定弃官而去,跟随曹操,寻找救国之路。

光有满腔热血不行啊,两个人都是“净身出户”,没兵没买没钱没粮,这种情况下,唯一的办法是先找个明主投奔。于是,有了下面这段:

后来历史也证明,袁绍势力虽大,但优柔寡断,认知有限,并非明主。你看,差点就因为这个信息差,差点将自己下半身搭进去。

当然,这个桥段只是一个案例或者“假象”,我们通过这个桥段真正要get到的是:我们要对我们的信息进行管理,建立信息筛选标准,不断提升信息密度和信息质量

具体来说,加入高质量的圈子、靠近领域的牛人、查阅最新的研究/论文、深入一线都是获得高质量信息的方法。

其次,是认知。

有高质量的信息后,接下来是对信息的加工,这个步骤考验的是我们的认知能力

要提高对某个领域的认知,就需要从两方面突破:知识储备+思维方式

知识储备,指的是对一个领域本身的了解,具有特殊性,包括领域的关键概念、常见的模型框架等,比如营销领域,4P、漏斗模型等;

思维方式,指的是常见的思考工具/方法,具有通用性,比如逆向思考、20/80法则5WHY思考等。

认知升级是一个系统性话题,在此不展开,感兴趣的读者可参见《认知升级的底层逻辑》。

最后,是做决定

有了高质量的信息输入+高层次的认知,我们做出高质量决定的可能性会大大增加。

需要指出的是,做决定这个环节,往往伴随着新一轮的权衡与取舍。什么都想做,什么也做不好,更优策略是在有限的资源下,找到具备杠杆效应的20%的事情。

②管过程

做出决定后,接下来是具体执行环节,我们需要对这个过程进行管理过程管理的实质是提高资源的利用效率

剥离具体的形式,我们在管理过程中,有三种特别重要的资源:信息、时间、人。

首先是信息。

关于信息,前面已经说的很多了。在执行过程中我们也会接收到各种信息,对信息管理的底层逻辑是一致的,我们要不断提升信息质量和信息密度。

其次,是时间。

我们如何利用时间,我们就是什么样的人。

具体来说,我们可以阶段性地回顾自己的时间分配,按照关键重要、能力边界两个维度去评价自己时间的利用效率。

理想的时间分配形式,是将更多的时间花在关键重要、且不断突破能力边界的事情上。

最后,是人。

如果你是一个组织管理者,有3条工作分配黄金法则分享给你:

第一个就是要把工作分配给能够胜任的最小群体,这是效率的表现。也就是说,能一个人搞定的事,你别让两个人去做,能两个人搞定的事,你别搞三个人去做。

第二个就是将工作交给胜任这项工作的级别最低的员工去处理,这样不浪费,这也是对他的锻炼。

第三个就是给每个人分配他能胜任的最重要的任务。在这个过程当中,所有的人可能要有一个动态的认知,就是一个人的胜任能力是在不停的变化过程当中的,他今天不能胜任的东西,不代表他在未来也不能胜任,所以要用动态的眼光去判断,到底他能不能胜任?

③盘结果

也就是结果复盘,关于复盘,有很多的模型,比如GRAI(目标回顾、结果陈述、过程分析、归类总结)、AAR(回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验)。

尽管模型多种多样,但我个人认为,无论什么模型,复盘要回答的无非以下三个问题:

哪些事情不再做、哪些事情继续做、哪些事情将要做。

从另一个层面来说,复盘是对经验的总结,如果限于经验,复盘的结果只能用于解决已经发生过或即将发生的同类事情。因此,真正的复盘,是获得心智的成长,是自我组织心智的不断升级。

写在最后

乔布斯生前在斯坦福大学毕业典礼上,发表了一场非常经典的演讲

在这次演讲中,乔布斯说了3个故事,其中第一个故事是如何串连生命中的点滴。

乔布斯在演讲中,介绍了他的退学经历、学习书法的经历。

要不是退了学,我决不会碰巧选了这门书法课,个人电脑也可能不会有现在这些漂亮的版式了。
当然,我在大学里不可能从这一点上看到它与将来的关系。十年之后再回头看,两者之间关系就非常、非常清楚了。你们同样不可能从现在这个点上看到将来;只有回头看时,才会发现它们之间的关系。所以你必须相信,那些点点滴滴,会在你未来的生命里,以某种方式串联起来。
乔布斯

串点成线,连线成面。

生命本身蕴含着巨大的能量,纵使我们无法规划我们的人生走向,但阶段性回顾我们的过往,将有助于我们看清楚生命要带我们去到的地方。

与大家共勉。

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陈后圣

作者介绍:陈后圣,前世界500强职业经理人 、MBA智库&商业新知等知名平台签约作者、大愚咨询创始人&CEO、个人成长教练、目标管理专家。,微信公众号:陈辞令(ID:ccl2019-00)。