本文作者：Neelie Verlinden
来源/翻译：SuperHR
员工入职就像工作场所的蜜月期。这是您作为一个组织开始与您心爱的配偶、您的新员工建立爱的、持久的关系的时候。
因此，入职期是奠定雇主与雇员关系基础的时期。
在本文中，我们将仔细研究员工入职。我们会告诉你所有你需要知道的技巧。我们还将分享我们的入职指南。这将为您提供构建出色入职流程的所有秘密要素，以便您可以为与新员工建立愉快、持久的关系奠定基础。
01、介绍
没有结构良好的入职流程会产生严重的（财务）后果。一些有趣的——如果不担心的话——统计数据：
90% 的员工决定在头6个月内留下或离开。
入职良好的新员工留在公司三年的可能性要高出 69%。
拥有出色员工入职计划体验的组织可将新员工的工作效率提高 54%。
入职还加快了新员工达到最佳生产力水平 (OPL) 的平均时间。
例如，如果我们看下图，我们会发现在会计领域，让员工达到 OPL 的平均成本是 32,600 英镑——这比在这个行业中更换员工的“后勤”成本高出五倍行业。
入职也是为了减少新员工达到 OPL 所需的时间。
在公司争相招聘最优秀人才的时代（使用各种各样的招聘工具来做到这一点），一个好的入职流程是必须的，而不是好的。
因为让我们面对现实吧，你不想在让这些新员工加入时遇到很多麻烦（双关语），只是因为你的员工入职不及时而在几个月后再次失去他们——或者更糟糕的是，不存在。
02、什么是员工入职？过程视角
员工入职是新员工熟悉他们刚刚加入的公司的组织、人员和文化的过程。
入职期的目的有两个：一方面，这是员工入职的传统目标，它旨在让新员工尽快投入运营。 另一方面，这是新员工入职的角色，它被用来塑造新员工对公司的重要第一印象。
成功的入职培训有许多明确的结果。成功入职后，员工...
…见过他们的同事
…与他们的直接经理有关系
…在组织中会有宾至如归的感觉
……建立了一些有意义的联系
…将了解他们的角色和工作
…清楚地了解他们的评估标准
…可以使用所有资源来做好他们的工作
检查某人是否入职的最简单方法是询问他们是否了解自己的角色，在他们的角色中取得什么样的成功，以及他们是否在组织中感到宾至如归。如果不是这种情况，则入职失败。
糟糕的入职体验是您能给员工带来的最糟糕的事情之一。每个人都想做好工作，尤其是当他们刚被新组织聘用时。如果员工不了解做好工作会是什么样子，他们就不太可能在组织中待太久。糟糕的入职与糟糕的候选人选择是员工提前离职的主要原因。
03、员工入职的5个阶段
入职期从候选人签署录取通知书后开始。当员工能够自主地完成他们被雇用的工作时，它就结束了。
从候选人签署要约到他们在办公室的第一天之间的时期也称为入职适应期。虽然预入职有时被视为一个单独的过程，但我们将在本文中将其视为更广泛的员工入职的一部分。
对于员工入职的不同阶段有不同的看法。我们大致区分了其中的5个：
第一天之前（入职前）
第一天（方向）
第一周
前 90 天
在第一年年底
对于每个阶段，我们将为您提供我们在其他公司使用的清单，您可以简单地复制并应用到您自己的组织！
1. 入职前
您的候选人刚刚签署了您提供的录用通知。极好的！现在，您要确保他们确实能坚持到办公室的第一天。这是入职适应期阶段开始的时候。
准备工作：
发送实用信息电子邮件和欢迎视频。在这封电子邮件中，我们会向候选人介绍他们第一天的情况，并回答诸如“我应该什么时候开始”、“我预计在哪里”、“我应该把午餐带到办公室”和“如果我有问题可以打电话给谁”等问题. 当然，电子邮件的确切内容可能会有所不同。您可能希望转发有关如何登录公司网络的信息。这可以防止新候选人需要在第一天去 IT 部门激活帐户的情况。我们还嵌入了公司两位创始人欢迎他们加入公司的视频。这使员工的体验更加个性化。
受邀参加社交活动。我们向团队发送了第一次社交活动的邀请。这是与同事联系的关键，因此我们要求员工在确定日期后尽快确认。
起草 90 天计划。90 天计划是我们入职流程的基础。90 天计划是我们给员工的一份文件，其中包含他们的责任和我们对绩效的期望。这包括作为其角色一部分的持续职责和他们将领导的新项目。绝妙的是，这个 90 天计划不仅让新员工清楚地了解对他们的期望，还迫使直接经理非常清楚地说明他们对员工的期望。我们发现这非常有帮助，实施它极大地改善了我们的入职流程。我们将在本文后面更详细地介绍 90 天计划。
告知团队同事、角色和职责。入职是双向的。在新同事加入前一天，团队会听取有关同事、他们的角色和职责的简报。这创造了角色清晰度，并明确了新同事将参与哪些项目。这也使新员工感到受欢迎，因为每个人都了解他们的角色。
第一天+第一周的入职议程草案。正如您稍后会看到的，第一天非常忙碌。第一天，员工会见团队，听取管理团队的公司介绍，并由他们的直接经理指导。这需要公司中多人的积极参与，因此提前计划是创造顺利第一天的关键。它还为新员工制定了明确的议程。
设置电子邮件地址+系统访问权限。这因公司而异。如果有独立的 IT 部门，这可能是一个单独的工作流程。然而，关键是在员工加入之前安排好并进行测试。同样，没有什么比第一天自己去 IT 部门更糟糕的体验了……
AIHR 婴儿床视频。在新冠病毒隔离期间，我们开始为我们的地方制作婴儿床视频。这是保持人们参与的好方法。新员工喜欢看这些以更好地了解他们的同事，我们要求他们在加入之前拍摄自己的婴儿床视频。这些在我们的公司频道中共享。这样，每个人都看到了他们的脸，并且已经对他们有所了解，这是一个很好的话题，可以在第一天立即联系。
工作环境和设备：
分配（和清洁）办公桌区域。当人们在办公室工作时，我们会给他们一个固定的位置，至少在他们最初的几天或几周内。在他们的团队和经理附近有一个专门的地方是让他们从第一天起就参与其中的关键。一个非常实际的事情是清理他们的工作站。这是一项非常小的努力，但拥有一个仅供您使用的空白空间只会改善第一次体验。
硬件。在新员工加入之前，我们总是准备好硬件。在我们的例子中，这是一台笔记本电脑、鼠标、键盘等等。提示：让笔记本电脑在新候选人加入前一天自行安装，这样他们就不必等待几个小时才能完成系统安装和更新。
设备用户协议。我们已经准备好笔记本电脑以及用户协议。这是必需的法律文件，因此我们也在第一天就解决了这个问题。
办公室门禁卡。有了这张卡，员工可以在第二天早点来。顺便说一句，第一天，请确保您已准备好将候选人送入公司。如果接待处期待他们并欢迎他们来到公司，那比他们不得不等待 10 分钟要好得多，因为他们的名字是还没进系统……
商务旅行卡。这取决于员工，但如果他们开车来，请确保他们可以在第一天使用办公室停车场并了解停车场的可用性。没有什么比不得不开车半小时试图在已经满员的停车场中找到一个位置更糟糕的了。
欢迎套件。这将因公司而异，但我们有一个 AIHR 笔记本，一个旨在减少塑料浪费的 Dopper 水瓶，以及一个额外的惊喜，如果我们的候选人阅读这篇文章，我们不会放弃......
这就是员工入职流程的第一阶段。一旦这一切都处理好了，我们就可以从第一天开始了！然而，第一天早起是经理的任务，因为还有更多事情要做。
2. 创造美好的第一天
第一天可以说更多的是关于体验而不是信息。是的，你会告诉候选人很多，但他们可能会忘记你所说的 85%。然而，他们会在余下的职业生涯中记住第一天的感觉。这就是这一天的意义所在。下面，您可以找到第一天的入职模板。
欢迎：
买蛋糕、甜甜圈或香槟。为了让这一天尽可能地充满节日气氛，我们从蛋糕、甜甜圈或几瓶香槟开始！这些通常在下午与办公室中的每个人共享。这提供了一个与整个公司会面、了解公司文化并正式欢迎他们加入整个团队的绝佳机会。
讨论当天的议程。这是一天的开始。在这里，经理和员工讨论了当天的议程。这提供了员工结构。
办公室参观。这也发生在第一个小时。我们进行办公室参观——展示厨房、咖啡机的工作原理（可以说是参观中最重要的部分）、浴室在哪里、展示办公室、打印机，以及在办公室最后一个离开时如何关闭办公室。
介绍给同事+团队。在这里，我们将它们介绍给公司的每个人，通常是在办公室参观期间。与他们的团队会面更为重要。我们通常计划在第一周与团队中的每个人进行一对一的交流，稍后您会看到。
90天计划。当天晚些时候，该员工被介绍到他们的 90 天计划中。他们收到它并得到所有不同元素的广泛解释。这是员工入职的关键要素，稍后将对此进行详细说明。
公司介绍。这是公司创始人的演讲，主要关注公司在团队和角色方面的运作方式及其文化。在这里，候选人还可以了解公司的目标、使命和愿景，并与大家分享。
周+月结构。在这里，经理向候选人介绍每周和每月的结构。这包括我们每月的饮料、每月的业务更新、每周的午餐惊喜，以及我们的每周和每日站立会议，以及其他活动。
邀请参加团队日历活动+假期日历。候选人被添加到这些活动的日历中，并可以访问假期日历。
提供对员工资源文件夹（手册、费用表等）的访问权限。这些是更无聊的活动，但同样重要。
实用性：
无线密码。无需解释。如果您有一个集中式 IT 系统，则应该在第一天就将其覆盖。
合法性。其中包括工资税减免表格、护照扫描件和工作许可证。这些活动将根据您当地的法规而有所不同，但在早期处理这些活动仍然很重要。
提交工资单信息。这可以很容易地在网上完成。当然，这将取决于您公司的系统。
拍摄个人资料照片。这将用于我们的办公软件和我们的网站。
训练：
通信和协作软件。我们培训新员工使用的软件。这可以是 MS Teams、Yammer、Slack 或您的组织使用的任何其他软件。
电子邮件。这包括电子邮件的基本培训，包括设置您的签名和外出回复政策。
角色中使用的任何其他软件。
第一天就这样结束了。这些活动需要 4-6 小时。员工可以在一天的剩余时间熟悉系统或从事他们的第一个项目。通常，人们对所有的印象都感到不知所措，所以在一天的剩余时间里不要对他们抱有太大的期望——只要给他们一些时间来喘口气，然后早点回家。这是一个特殊的日子，所以他们应该庆祝。
3. 第一周
在第一周，还有很多事情要做。这些显示在下面的模板中。
团队：
选择一家餐厅。每个星期五我们为整个公司订购外卖，新员工可以选择餐厅。选择合适的餐厅可以说是他们第一周最艰巨的任务。总是有一些热心的美食家同事（非常）乐于提供帮助。
与直接同事单独坐下来。这通常已经在第一天进行，但如果一些同事不在，计划与其他团队成员坐下来，并在第一周进行。
与招聘经理一对一。在第一周，招聘经理每天都会与新员工坐下来。然而，这次会议将回顾第一周，评估进展顺利和可以改进的地方，看看是否还有什么需要做的。
待办事项：
计划 公司介绍。每个新员工都必须向组织的其他成员介绍我们是谁。这有助于他们就公司是谁以及我们的工作提出一个简短的建议。
添加到公司页面。我们将员工添加到“关于我们”团队页面。
在 LinkedIn 上介绍。我们总是在 LinkedIn 上分享我们最新的同事。这有助于与我们的客户建立更紧密的联系。通常这会导致客户与新员工立即互动，这是我们喜欢的。
计划 90 天计划签到会议。每个月我们都会评估 90 天计划的进展情况。这些会议计划在第一周进行，以构建这个过程。
4. 前 90 天
在这里，我们需要谈谈 90 天清单，这是整个入职流程的主要内容。到目前为止，许多因素都集中在创造出色的入职体验上。这个非常重要。然而，对一个人在工作中的责任有一个很好的了解也同样重要。
如前所述，我们通过 90 天计划来实现这一目标。该入职计划包含该人员将从事的主要职责和项目。
这个 90 天计划基于我们最近雇用的人。这个 90 天计划包括此人将面临的主要挑战，包括平台管理和团队管理。我们试图使这些尽可能聪明：部分职责是确保我们每个证书课程的 NPS 分数都达到 60+。
除了他们通常的职责（每周 15 小时）之外，还有一些关键项目（每周 25 小时）。这些是一次性的项目，人们将在 90 天结束之前花时间完成这些项目。
您可能会注意到，90 天计划是高度结构化的。我们是故意这样做的，因为我们已经了解到，在早期几乎不可能给出太多的结构。在这 90 天之后，预计员工将启动并运行，我们将根据员工的发展慢慢拆除结构。这将因员工的整合速度、他们独立工作的程度以及他们的资历/能力水平而有所不同。
这在 Hersey 和 Blanchard 开发的情境领导模型中得到了体现。该模型显示了所需的支持和指导行为，具体取决于个人的发展。当人们刚刚加入您的公司时，他们可能是世界级的专家，但在您的环境中他们是新人。这意味着除了少数例外，他们需要被引导到他们的行为如何最好地为组织战略做出贡献，以及哪些行为是最紧迫的并且可能产生最大的影响。这就是为什么 90 天计划如此重要的原因。
5. 第一年年底
虽然不是每个人都认为员工入职必须持续一年，但现在是正式结束入职的好时机。与您的员工坐下来进行最后的“入职”——如果你愿意，还可以结合他们的第一次年度绩效评估——其中包括：
如上所述，事情的实际方面（尽管此时这应该不再是问题了！）
他们在公司的未来；您可以开始谈论贵公司的 L&D 计划，询问他们在这方面的偏好和抱负等。
再次询问他们对入职的看法，并询问他们认为缺少什么/是否有任何建议可以使您的员工入职更好
04、员工入职最佳实践
让我们通过一些实用技巧来完成本员工入职指南，您现在可以在组织中实施这些技巧。
综合人力资源实践。在理想的世界中，90 天计划是建立在职位描述和职位发布的基础上的。90 天计划应首先包括创建职位的原因，并应准确反映职位描述和职位发布。如果不是这种情况，则候选人基本上已经申请了不同的工作。换句话说，当他们开始工作时，他们发现实际工作与他们申请的工作不同，结果是员工不满意，员工在第一年离职的可能性更大。这就是为什么整合这些人力资源实践如此重要的原因，做大量的空缺招聘，并使你的职位描述与你的职位发布和 90 天计划保持一致。
使用清单。我们为您提供了入职清单模板。我们的建议是复制它们并自己使用它们。清单很棒，因为经理可以亲自打印它们，将它们放在办公桌上，以便他们每天都能看到，并在新员工入职时检查复选框。它提供结构并确保完成必要的步骤。
一致的入职。您的清单与您的一致性一样好。如果经理有一份清单但不使用它，你的入职实践将立即恶化。实施这些清单并确保它们被一致地使用。您的表现仅与上一次表现一样好，因此请专注于这一点并始终如一地实施。
评估。此入职清单适用于我们，但尚未最终确定。随着时间的推移，我们会收到反馈，改进我们的流程，调整细节并优化我们的入职培训。最后，您的入职流程需要成为您自己的流程。您的组织有自己的文化、故事和习惯，因此在将您的文化传达给新员工时，为他们量身定制入职体验。
创建有效的工作流程. 我们为您提供的过程是一个模拟的，主要是纸笔解决方案。您的组织可能已经有了入职工作流程。在现有的工作流程中实施您从本文中获得的想法。每个组织都有不同的系统，拥有数十名员工的公司使用的流程与拥有数千名或万名员工的公司使用的流程不同。但是，请务必使过程个人化。加入我们公司的每个人都告诉我们，我们为他们提供了有史以来最好的入职培训的原因之一是，我们将其高度个性化，并从一开始就给予他们每个人尽可能多的关注。确保无论您在组织中使用什么工作流程，您都可以利用入职作为在直属经理和员工之间建立个人和牢固联系的一种方式。
这篇关于员工入职流程的文章到此结束，我们在其中解释了该流程，为您提供了入职流程中的步骤，并提供了一系列清单，您可以在组织中使用这些清单来有效地入职新员工。祝你好运，如果您有任何问题，请在下面发布。我们将尽快回答您的问题！
05、企业入职和技术
关于企业入职和技术的说法是有序的。到目前为止，我们讨论的入职流程主要适用于初创公司和中小企业。在拥有更多新员工（和流动率）的大型组织中，需要一个更加自动化和数字化的流程。当然，虽然经理们仍应参与欢迎新员工入职，但人力资源部门负责整个入职流程。
自然，一旦新员工达到一定数量，模拟流程就变得不可行。为了确保一致的入职体验，并确保所有清单框保持勾选状态，您可以使用入职软件。这种技术不仅使流程（部分）自动化，而且还通过关注以下方面从一开始（即入职前阶段）就与新员工建立互动：
在新员工和他们未来的同事之间进行介绍。
06、最后一点
员工入职就像工作场所的蜜月期。这是您为建立牢固、持久的雇主-雇员关系奠定基础的时候。没有结构良好的入职流程会产生严重的（财务）后果。
在构建出色的入职培训计划时，需要牢记几个要素。当然，这个过程也有实际的一面，例如确保相关的文书工作井然有序，并且您的新员工拥有所有必要的设备——硬件和软件——为他们在办公室的第一天做好准备。
但照顾入职的另一面也同样重要。从新员工签约的那一刻起就与他们互动，明确期望，让他们熟悉您的公司文化和价值观，并帮助他们了解未来的同事。
根据您可用的预算，您可以自动化和简化（大部分）员工入职。这样做不仅可以为您节省大量时间，而且还有助于确保您的新员工在您的组织中有一个良好的开端。并提高你们在一起幸福快乐的机会。
来源：网络
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