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80%的工作问题,都是沟通问题

导语:为什么说很多80%的工作问题,都是沟通问题?如何做到沟通闭环?本文与你一起探讨。

作者:张丽俊 Cherry
来源:张丽俊(ID:zhanglijunCherry)

很多管理者总是抱怨说,下属的执行力特别差,交代的事情总是做不好。

很多员工也抱怨说,做工作太难了,领导老是挑刺,找我的麻烦。

其实在我看来,工作没有那么难,而是你没有做到沟通闭环。80%的工作问题,都是沟通问题。

01、沟通不闭环,做事没成果

沟通出现问题,没有闭环,通常来说就是在信息环节或者反馈环节断掉了。

1.信息环节断裂

信息环节断掉无非是两个原因,第一个是发起者没有说清楚,第二个就是接收者没有听明白。

①说不清楚。

比如管理者让下属做某一件事,但他并没有告诉下属,为什么要这么干,该怎么干,以及干到什么标准

作为接收者,这时候就会很茫然。

而且很多人是传声筒似的管理者,领导说让他做某一件事,他直接将任务传递给了下属。

下属不求甚解,然后就问他,到底该怎么做?是什么意思?

他不知道,就会说:“这么小的事情也来问我?”

下属没有办法,就只好猜。

②听不明白。

沟通存在漏斗,每一个人理解能力都是不一样的。

有时候管理者讲得很清楚了,但下属却没有抓住关键的信息

他也没有向领导确认的意识,就按照自己想的,盲目地做了。结果领导要求的是A,他却做了B。到最后,领导问他为什么会出现这样的情况。他说,我以为是这样的。

说不清楚,和听不明白,都会造成理解错误。哪怕是一个人的能力再强,但理解错了,动作就会变形。

2.反馈环节断裂

另一种情况,是接收者接收到了信息,但在过程中,没有向发起者做好反馈,造成了反馈环节断裂。

目标反馈。领导拍给你一个目标,交代你一件事情,这个目标你认为是高了,还是低了?你能不能完成?

过程反馈。领导给你一个目标后,工作到什么进度了?卡在了什么环节?是否需要帮助?

结果反馈。事情做完了吗?有没有把结果告诉给对方?他有没有收到你完成了工作的这一事实?

你没有反馈,领导就默认为你能做到。你没有反馈,领导就默认为一切都很顺利。没有反馈,领导就默认为你已经做好了一切。

事实上,很多人都没有反馈的习惯,别人不问,他就不说。到最后,领导就会来找你,你就会觉得领导在找你的麻烦。

一定要有反馈的习惯,你有反馈,那么责任由你和发起者共同背,领导负管理的责任,你负做事情的责任。不反馈,则主要是你的责任。

所以很多时候,目标完不成,事情干不好,往往不是能力问题,而是沟通没有闭环。

02、做好这4点,成为靠谱的人

在沟通时,注意这四个点:具体、频率准确、时效。

1.具体

沟通时,一定要非常具体。

其实,很多时候事情做不到位,往往不是执行力的问题,而是理解力的问题。

每一个人的表达能力,理解能力是不一样的。

千万不要让别人去猜,因为沟通存在漏斗,很容易就猜错。

所以布置任务的时候,要清晰,准确无误。

而作为接收信息的一方,也别害怕沟通。当你接受领导的工作时,一定要和领导确认。再跟领导复述一遍,然后问他:我理解得对吗?

具体,没有歧义,才能做对事。

2.频率

沟通要讲究频率,做到定期沟通。

你是信息的发起者,为了拿到结果,你不能把方向盘交给别人手里。你是一个靠谱的人,是有自驱力的,那么你能确定别人跟你一样吗?还是要主动跟进,积极寻求沟通。

早晚会、周会、月会,都是很好的沟通机会,发布任务时,你可以问他是否理解了目标。过程中,你可以问工作到了什么样的进度。通过沟通,去协助下属完成目标。

而作为接收者,也要有一定的沟通频次

领导都很忙,每天忙于各种繁杂的琐事,不能指望他什么都来问你,因此要主动一点,在任务的关键节点,进行汇报。

让接收者放心,彼此之间也能构建信任,你也就能得到更多的机会。

3.准确

沟通时,一定要有准确的信息,必须要有数据

在我们公司,下属要和我开会,是一定要准备好数据报表的,没有准备好的会议,我坚决不参加。

管理者复盘下属的时候,你要准备好数据、报表案例。要不然口说无凭,会出现“公说公有理,婆说婆有理”的情况,你对他的反馈,他并不会认。

如果你是汇报的一方,在汇报时,也要有数据报表,当结果好,或者结果差,才会关注过程,而这些数据,有利于领导帮助你分析问题,找出原因。

4.时效

时效也很重要,有些事情是重要紧急的,有些事情是不重要但紧急的,也有事情是不紧急但重要的。

根据这些事情,就会有不同的反应。比如,你是接收者,那么你要思考:

哪些事情是可以等到周会上汇报的?哪些事情是需要立马打电话请示的?哪些是不用汇报的?

要根据事情的重要紧急程度,从而做出安排。

如果你不注重时效,没有及时沟通,产生了不好的结果,你的领导就会问你:“你为什么不来找我请示?”

你看,责任又在你的身上。因此,沟通一定要重视时效。

做好具体、频率准确、时效这4点,加强发起者和接收者之间的链接,从而避免信息断裂。

你是靠谱的人,达成沟通闭环,就不会无效劳动,从而做出价值,做出成果。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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张丽俊 Cherry

作者:张丽俊。知名组织创新专家,创业酵母创始人,酵母咨询创始人,《组织的力量》一书作者。来源 | 张丽俊(ID:zhanglijunCherry)。

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表达能力  执行力  沟通  管理者  价值 

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你是靠谱的人,达成沟通闭环,就不会无效劳动,从而做出价值,做出成果。

2022-12-11 08:56 · 河南