【问题类型】流程管理
【客户背景】
某生产制造集团专注于高精度机械部件的研发与生产,服务于航空、汽车、医疗设备等多个高端制造业领域。
近几年随着企业的不断发展、人数增加,大家都感觉到企业出现了“大企业病”,员工普遍感觉到效率低下、流程繁琐:尽管企业内设有明确的工作流程,但在实际操作中往往未能严格遵循,导致与制度性规范脱节;部门间的协作程度亦不尽如人意,尤其是在需要多部门协同作战时,常需多次催促或领导介入方能完成;即便是处理简单事务,也需经历层层审批和上报,效率极为低下……这些问题严重阻碍了企业整体工作效率的提升,令企业领导倍感困扰。
经过企业高层领导商讨,决定与人力资源管理咨询专家——华恒智信展开合作,帮助企业改变现状,脱离因为流程问题给企业带来效率降低的桎梏。
【问题分析】
为帮助该公司解决其现存问题,华恒智信的专家老师们对公司现有流程进行了深入分析,发现该公司的问题主要是以下几个方面:
项目组调研发现,公司虽设有详细的工作流程,但实际操作中却与规定存在明显脱节。以绩效考核为例,尽管已建立包括评价维度、评分标准及事后公示等在内的完整流程,但在实际操作过程中,由于工作记录缺失,员工对评分标准的理解各异,导致评价多基于个人主观判断甚至同事关系,而非客观事实。上级领导对此亦缺乏了解渠道,未能及时介入纠正,使得评分流程形同虚设。长此以往,员工对公司规章制度的重视程度逐渐降低,既定流程变得形式化,缺乏应有的规范性。
在该企业中,工作流程划分过于细致,导致实时沟通困难,协调成本高昂。
从横向协作来看,各部门间的配合高度依赖人工协调,一旦涉及多部门合作,往往需要频繁催促甚至领导亲自介入,才能完成既定任务。此外,由于分工过于精细,处理单一事务往往需要多个部门共同参与,在信息传递过程中还需花费大量时间和精力进行沟通和协调。一旦某个环节出现延误,整个公司的进度都会受到严重影响。
从纵向管理层面来看,公司机构设置相对臃肿,导致办事效率低下。即便是简单的业务处理,也需要经过层层审批和上报,领导的时间被大量占用,频繁需要签字确认。这种繁琐的审批流程不仅影响了工作效率,也增加了企业的运营成本。
三、工作数据留存困难,建档分析挑战大
当前该公司运作中,数据管理仍普遍依赖纸质记录或Excel表格,这种方式存在诸多局限性。首先,数据格式的不统一使得整合变得困难,影响数据的即时可访问性。其次,纸质和Excel存储方式不利于历史数据的系统化沉淀和快速检索,难以随时调用查看。最后,多部门间的文档汇总工作也面临挑战,由于缺乏有效整合工具和平台,各部门信息收集与整理难以协调一致,进一步加大历史数据管理体系的建设难度。
【华解决方案】
针对以上问题,华恒智信顾问团队受邀助力该公司数字化转型,构建线上智能化流程管理,提高组织效能。系统功能介绍如下:
针对当前公司过程监督困难,导致管理缺乏规范化的问题,项目组创建了线上统筹看板。这一创新工具可为公司高层领导提供一个实时监控工作进展的平台,确保其对各项业务流程的全面掌控。
该线上统筹看板具备实时更新功能,能够精确展示公司目标完成进度,并支持多种系统端口接入。公司领导可通过智能手机、平板电脑、笔记本电脑等多种设备,随时随地进行工作任务的分配、跟踪和督办,极大提升了工作的灵活性和效率。
此外,看板系统还允许员工实时上报工作中遇到的问题,并及时反馈信息,实现了信息的即时互通。这一机制有助于领导层及时发现并解决工作过程中出现的异常情况,有效防止问题的积累,确保了公司管理的高效运作和顺畅执行。通过这一系统的实施,公司的管理规范化水平得到了显著提升,为公司的长远发展奠定了坚实的基础。
为解决公司面临的沟通困难、沟通成本高问题,项目组借助信息化系统,构建了线上沟通平台,并引入了延期预警功能,有效促进工作进展的及时性。这一平台的设计,充分考虑了各部门和各层级之间的高效沟通需求,为公司内部协作提供了强大的技术支持。
通过这一平台,各层级、各部门人员能够便捷地就工作内容进行交流,沟通信息能够实时更新到相关人员的信息看板上,确保了信息的即时传递和广泛共享。这种实时的信息流转让团队成员能够快速响应工作变动,省略了繁杂的协调环节,提升了整体工作效率。
此外,系统还特别设计了一套“月度提示、每周提醒、当日预警”的预警机制。在关键时间节点到来前,系统会自动对那些即将延期或尚未完成的任务发送预警通知,并妥善保存相关记录,以便进行后续的量化分析。这种智能化的提醒功能,不仅及时向员工传达任务进展状况,而且在遭遇工作难题时,员工能够通过系统及时反馈,寻求必要的支援与协助。同时,领导可利用系统的一键催办功能进行二次重点提醒,确保关键任务得以有效推进。对于未能按时完成任务,或经多次催促仍无改进的部门或个人,系统能详尽记录其催办情况,作为绩效考核、职位晋升竞聘等管理决策的参考依据,并对那些影响团队协作效率的部门或员工实施相应的处罚措施,维护团队的整体利益。
针对该公司目前尚未建立系统性数据管理体系的问题,项目组建议采用电子档案作为统一数据存储模式,并集中存放于一个系统,便于即时查看和深入分析数据。同时,利用系统内置的数据导出功能,定期备份文件数据,确保数据的安全与完整。
该系统能够构建清晰有序的数据档案体系,进而形成企业专属的考核结果库。它能按部门、职级、评价方向等维度综合分类存储考核结果,并从工作时长、效率、有价值时间等角度进行跨部门、历史及外部对标分析,为管理决策提供数据支持。
此外,系统支持数据批量上传、下载及导出存档,方便企业随时随地调用和查看数据,充分发挥数据价值。通过这一系统化数据管理平台,企业将更高效地管理和利用数据资源,以数据驱动决策,推动企业管理向更高效、科学的方向发展。
【总结思考】
在本案例中,某生产制造集团近年来虽实现了规模扩张和人员增长,但在日常运营中却暴露出效率低下和流程繁琐的问题。首先,公司虽设有详细的工作流程,但由于缺乏监督跟踪体系,实际操作中却与规定存在明显脱节,导致规定流程形同虚设。其次,公司的工作流程划分过于细致,细小的工作也需要与多个部门协作,甚至跨层级上报,导致实时沟通困难,协调成本高昂。另外,尚未建立系统性数据管理体系,难以即时查看并深入分析数据,导致大量数据未能充分发挥潜在价值。
针对这些问题,华恒智信项目组助力该公司通过线上系统重塑管理流程,实现绩效提升。通过线上统筹看板,为公司高层领导提供一个实时监控工作进展的平台,确保其对各项业务流程的全面掌控;构建线上沟通平台,并引入了延期预警功能,有效促进工作进展的及时性;采用电子档案作为统一数据存储模式,并集中存放于一个系统,便于即时查看和深入分析数据,并定期备份文件数据,确保数据的安全与完整。
人力资源管理信息化是当今企业管理的重要趋势。通过引入信息化系统,可以显著优化人力资源管理的各个环节,实现从制表、发表、收表,到监控、催促、数据统计和结果分析等,全流程的线上化管理,从而极大地减少手工操作,提升管理效率与有序性。
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