我这样制定月度计划表,办事效率增加了好多倍!

  在最近的一次线上分享课上,有个小伙伴说到“最近在学习时间管理,也执行了一段时间,可是一旦停下来就会觉得事情堆积得越来越多,做事没有头绪,使得内心开始感到恐慌和不安”。

  在我们没有对自己刻意管理控制的情况下,我们总喜欢凭感觉来判断要做的事。这些都是源于我们的大脑总是趋于“偷懒”的习惯,在《思考,快与慢》这本书中,作者就提出,我们的大脑具有两个系统,分别是系统1和系统2。让我们用更通俗的话来转译解读一下这两大系统:

  系统1更趋于感性,是基于我们的生活经验和习惯来做出判断。采取这种思考方式-的优点在于反应迅速,但是产生的结果的准确性却差强人意。然而这种方式却是大脑习惯性采取的思维系统-。

  而系统2则更趋于理性,遇到问题的时候,不仅需要我们助生活经验,更重要的是结合科学的方法和工具来得出结论。在这种思维系统的引导下做出判断,虽然所耗费的时间相对较多,但其准确性也相对较高。

  我们平时遇到大量事情堆积的时候,大脑的第一反应就是系统1,凭着感觉来完成待办事项,一旦堆积的任务过多,系统1就会显现出超负荷的状态,使我们产生焦虑不安的情绪,甚至是产生挫败感。

  在弄明白人类大脑的思维系统后,我们就可以对此进行有效调整,正确看待焦虑不安的情绪。虽然我们的大脑总是趋向于喜欢偷懒的系统1思维,但可以通过有意的调控将思维模式转化为系统2,使我们在做事的时候更具条理性和科学性。

  我本人也亲身经历了从系统1到系统2的调整过程,从中归纳出了“心动清单法”,大幅度提高了我的办事效率和准确性,也解决了任务完成不了的焦虑感。在此我想以自己10月份的计划表的制定过程为例,与你们分享我的焦虑症缓解之路。  

一、问题视觉化

  1.罗列待办,清空大脑

  我们的大脑会有同时思考多项任务的习惯,系统1的思维方式恰与我们的惯性思维模式不谋而合,使我们总喜欢凭感觉来安排任务。当任务过多堆积时会使我们无从下手,最终导致时间流逝,任务进度条却停滞不前。我认为当大脑遇到大量任务堆积的时候,缓解不安的最有效方法就是进行罗列,将问题视觉化,这也是系统1思维向系统2思维转换的第一步。首先准备一张A4纸,然后不考虑截止日期,把自己近期最想做的事情逐一罗列。

  例如:

  学PPT

  学excel

  练习讲笑话

  2.设置小目标

  我们容易将任务和目标相混淆,任务可以只是一个简单的说明,而目标是完成这项任务所要达到的效果。给这些任务设定想要达到的目标时,要求目标尽量清晰,例如学PPT的目标可以设定为:了解PPT的排版原理,最终独立制作一份课件,在公司内开展1小时的《PPT排版技巧》分享。

  3.预估完成所需时间

  为完成每一项任务预估一个所需的时间,例如完成PPT排版原理的学习及记录一共需要10小时,完成课程制作的时间需要12小时,分享前的准备为2小时,分享及讨论要2小时。那么一共需要26个小时,以1天学习2小时为例,一共需要13天的时间。

  这里需要注意的是,在我们没有预估经验的情况下,不要把预估的时间设置的太短。尽量凭自己的生活经验给自己设置较为宽松的期限,并且如果在几次的预估时间下,我们都无法及时完成任务,也不要责备和怀疑自己的能力,而要学会总结经验,在后期的计划过程中不断将我们的预估时间控制在较为准确的范围内。

  这里附上一张我的《近期最想做的事》


  

二、心动清单表

  在《怦然心动的人生整理魔法》这本书中,作者通过将每一样存放已久的品拿到手中,然后感受它是否还会让你有怦然心动,以此来判断这件物品的去留。同样的,把自己脑海中存放已久的想法列出来后,逐一审视,把最令自己心动或者是近期必须要完成的事情先勾选出来。

  比如我的“心动清单”中,我增加了一列“心动”列。


  可以看到,我从15项中选出了8项,而这8项也是自己近期必须完成的。完成8项任务的预估时间是90个小时。   

三、盘点时间

  首先绘制出下一个月的时间表,把既定的任务先填入时间表中,无法安排任务的日期用“X”来表示。这样所有的空白处,就是可利用的业余时间。


  分别计算出工作日和周六末的可利用时间

  工作日可利用时间:清晨1H+晚上2.5H=3.5H

  周六末可利用时间:上午2H+下午3H+晚上2H=7H

  这里要注意,工作日和周六末空余时间的预估是根据个人情况来定的。不要设置的太满,以我为例,公司的上班是时间是8:00-17:30,很少加班,而且住的离公司很近,基本上在18:30我就能够用完晚餐回到住处。调整缓冲1小时,19:30可以进入状态,晚上2.5小时投入自己的业余爱好,加上中间的休息时间,可在22:30左右结束,我的习惯是23:30上床睡觉,所以这中间还会有1小时的时间用来缓冲,总结起来在晚上一共会有2.5小时的休闲时间和2.5小时的学习时间。清晨我会在6点左右起床,刨去洗漱和去上班途中的耗时,有1小时的时间作为自由时间。

  所以在工作日业余时间一共是6小时,其中用来安排学习和计划内的时间是3.5个小时,可以休息的时间是2.5小时,从填充度来看,还不算太紧。而且这是基于自己半年多以来已经养成的习惯得出的结论。如果你是第一次尝试,建议可以给自己设定每天1-2小时的时间用来完成计划,在开始阶段不可太冒进的想把每一分每一秒都规划利用起来。在《用我的亲身经历,给即将毕业的你9个建议》中我也提到过。我们的精力是有限的,要么会被分散,要么会被消耗。因而在规划时间之前首先要做的是了解自己。


     当我统计完之后,会发现,10月份一共可利用的业余时间是63个小时,那么这就与我预估想要完成的小目标中一共需要90个小时产生了冲突。  

四、心动清单四象限

  


  可以看到,我把想要完成的事项做了编号,并且附上预估时间。然后做出平面坐标系,横轴表示对这件事情的热爱程度,纵轴表示这件事情的难易程度,然后将心动清单分别填入各象限当中,再次审视,断舍离,最终将1号和2号任务提前至9月份,将9号和13号的部分任务移至11月份完成。


  再次统计时间,一共为61个小时<62个小时。  

五、任务填空,设置截止日期

  将最终确定要在10月份完成的任务以截止日期的形式填入10月份时间表,至此,月度计划表就算完成。

  也许有些小伙伴会觉得这样操作不免过于麻烦,但制定计划的过程也是充分了解自己的过程,耐心心来,将任务做视觉梳理,虽然在开始的时候会消耗1小时左右的时间,但是大脑中的乱麻被捋清之后,会发现原本的焦虑情绪会得到很大程度的缓解。  

六、生成周计划表和日计划表

  有了任务截止日期,我们就好设定每周计划表和每日计划表。

  每天的计划表的思路跟月度计划表相类似,但是操作不需要这么繁琐,建议只需要拿出一张A4纸,然后将今天要做的事情逐条列出来,在每一条后面附上这项任务的预估时间,建议每天最多列2-3条预估要花1-2小时才能完成任务,3-5条半小时左右就能完成的任务。然后再按照时间顺序把这些计划条抄入每日计划笔记本中或者使用手机设置提醒。整个过程大概10-20分钟即可完成。

  如果是在工作日,建议每天就安排一件比较花时间和精力的事情,不可贪多。将任务做分解,写出完成这一项任务的下一步要做的事情和预估会花掉的时间。

  制作日计划的时间建议放在每天的清晨,可以通过番茄工作法或青蛙蝌蚪工作法或GTD工作法来执行。

  番茄工作法和青蛙蝌蚪工作法入门较快,较好执行更适合计划管理或者时间管理的初学者使用。

  GTD工作法相对来讲复杂度更高,适合时间管理能力很强的人使用,但如果是懒癌或严重拖延症或初步学习时间管理的小伙伴,请不要轻易尝试。实话实说,虽然有所缓解,但笔者至今还是个拖延症患者,尝试了好几次GTD工作法,都以失败告终。

  对于这两种工作法具体该怎么操作这里不再赘述,小伙伴们可问问度娘。也可持续关注笔者,后期我将会推送一篇《番茄工作法|我的工作管理清单制定过程》。

七、计划复盘

 


  笔者之前常常会陷入一种误区:重计划,轻执行,无复盘。

  这其实是一种很可怕的现象,在做计划的时候动力十足,做完计划就产生一种离成功不远了的幻觉,内心十分满足,但最终往往都以失败告终,使得自信心屡屡受挫,有时候会怀疑自己的能力和智商

  经过总结和反思发现自己之前过于看重做规划,而忽视了更为重要的执行和复盘,在计划执行过程中要尽量做到每天花15分钟左右时间来复盘,即使连续好几天的计划都不能按时完成,也不要轻易怀疑自己,学会原谅自己比责怪自己来得更为重要。

  如果连续好几天的计划都不能按时完成,首先应该先考虑的是,在前期是否过于冒进,想要在短时间内完成过多的任务,最终导致压力过大使得任务大量堆积。那么这个时候就要懂得断舍离,减少每天的计划安排量

  其次,除了计划内,我们还会遇上计划外的事情,所以我们每天要给自己预留1-2个小时的时间作为突发任务处理的缓冲时间也是很有必要的。

  以上方法不一定对每个人都适用,时间管理精力管理是一个漫长的过程,看了一千种方法都不如自己亲自做1次的尝试。行动吧,时间管理最简单的方法,可以从记录时间开始,从试错中总结出最适合自己的方法。希望这篇文章能给还在每天被各种事情压得喘不过气来的你一些启发。

  • 作者|黄梁,国内500强企业人力资源管理从业者,“我是好讲师大赛”北京赛区十强选手,爱生活,爱设计,爱分享。(本文由作者授权MBA智库发布)
  • 来源|梁子要做生活家,微信(ID:LA910317) 
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