时间“四象限”管理法,你该关注那些“重要不紧急”的任务

  古人说:一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。

  朱自清也曾感慨万端地说:“洗手的时候,日子从水盆里过去;吃饭的时候,日子从饭碗里过去;默默时,便从凝然的双眼前过去。”

  “企业的人财固然重要,但时间的价值同样不可小觑。”

  一般的说法是,企业管理是对人财物的管理。就当前的企业内部管理趋势和外部竞争形势而言,可再加一个因素——时间。要想成为一个高效的管理者,除了管好企业的人财物之外,还要高效地管理企业的时间资产


  究竟是什么占据了员工、企业的时间?这个问题一直萦绕在众多管理者的头脑中。

  美国著名管理学家科维提出的一个时间管理的理论:时间“四象限”法,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

  按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。  

一、时间“四象限”法

  1、第一象限是重要又急迫的事。

  举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

  这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

  该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。

  2、第二象限是重要但不紧急的事。

  举例:长期规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。

  荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。

  制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作

  这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

  3、第三象限是紧急但不重要的事。

  举例:电话会议、突来访客都属于这一类。

  第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性——实际上就算重要也是对别人而言。

  我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准

  很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。

  4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

  举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

  第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式

  但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。

二、四个象限的关系

  第一象限和第四象限是相对立的,而且是壁垒分明的,很容易区分。

  第一象限是紧急而重要的事情,每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情,并把它优先解决。

  第四象限是既不紧急,又不重要的事情,有志向而且勤奋的人断然不会去做。

  第二象限和第三象限最难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。

  依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。

三、走出第三象限

  具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。

  第一象限的事情必须优先去做,第四象限的事情人们不会去做。第三象限的事情是没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第三象限。

四、投资第二象限

  第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。

  走出毫无意义的第三象限,把有限的时间投入到最具收益的第二象限去,不要再在第三象限做那些紧急但是不重要的无聊事情了。

  “四象限时间管理”的目标不是鼓励用户将日程安排的极其饱满,每天完成N多事情才觉得有成就感,而是要让您学会将时间、精力更多地分配到那些对于达成人生目标有重要价值的事情上,即关注那些“重要不紧急”象限里的任务。不同的价值观,对于同一件事情的事务象限划分也会不一致,但这没有对错之分,因为这个世界本来就是多元化的。

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