一个采购人员专不专业,就看他懂不懂这些操作流程

采购管理包括采购战略规划需求管理采购计划供应商管理、报价与谈判采购合同管理采购库存控制采购绩效管理等内容。

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供应商开发

供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式:
(1)各种采购指南。
(2)新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。
(3)各种产品发表会。
(4)各类产品展示(销)会。
(5)行业协会
(6)行业政府统计调查报告或刊
(7)同行或供应商介绍。
(8)公开征询。
(9)供应商主动联络。
(10)其他途径。

供应商开发流程

(1)寻找供应商。
(2)填写供应商基本资料表。
(3)与供应商洽谈。
(4)必要时作样品鉴定。
(5)供应商问卷调查
(6)提出供应商调查评核之申请。

采购计划编制

1销售计划
(1)公司于每年年底制订次年度之营业目标
(2)业务部根据年度目标客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。
2生产计划
(1)生管部根据销售预测计划,本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。
(2)控人员根据生产预测计划,BOM、库存状况,制订次年度之物料需求计划
(3)各单位根据年度目标,生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。
3采购计划
(1)采购部汇总各种物料、物品之需求计划。
(2)采购部编制次年度采购计划。

价优势掌握

以下状况、采购部应加强与供应商议价
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时。
(2)采购频率明显增加时。
(3)本次采购数量大于前次时。
(4)本次报价偏高时。
(5)有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。
(6)公司策略需要降低采购成本时。
(7)其他有利条件时。

国内采购作业

1询价、议价
(1)采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。
(3)专业材料、用品或项目采购部应会同使用部门共同询价与议价。
(4)采购议价采购交互议价之方式。
(5)议价应注意品质交期、服务兼顾。
2呈核及核准
(1)采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
(2)标准拟订购供应商交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。
(3)采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。
3订购作业
(1)采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话传真形式确认交期。
(2)若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。
(3)采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
4验收与付款
(1)依相关检验与入库规定进行验收工作
(2)依财务管理规定,办理供应商付款工作。

国外采购作业

1询价、议价
参照国内采购作业方式进行。
2呈核及核准
参照国内采购作业方式进行。
3订购作业
(1)采购部接获核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以传真或E-mail形式确认交期
(2)需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。
4进口事务处理
(1)依国家法规办理进口签证
(2)办理进口保险与公证。
(3)进口船务安排。
(4)进口结汇
(5)依国家法令申办进口税
(6)提供提货文件
(7)办理进口报关手续。
(8)报关
(9)公证。
(10)退汇。

成本分析项目

成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括以下项目
(1)直接及间接材料成本。
(2)工艺方法。
(3)所需设备、工具。
(4)直接及间接人工成本。
(5)制造费用外包费用
(6)营销费用。
(7)税金
(8)供应商行业利润

进货验收之规定

供应商提供之物料,必须经过本公司仓库品管采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:
(1)确认订购单
(2)确认供应商
(3)确认送到日期
(4)确认物料的名称与规格
(5)清点数量
(6)品质检验
(7)处理短损
(8)退还不合格品
(9)物料标识
封面图:图虫创意

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